Elvihetők átvételi helye
[Tartalomjegyzék]1. Bevezetés
Az előjegyzett és lefoglalt dokumentumokat az olvasók általában a
könyvtárban veszik át, nyitvatartási időben.
A könyvtár azonban bővítheti az átvételi helyek körét
az olvasók jobb kiszolgálása érdekében.
Ez a leírás a 1678-as TextLib verziótól kezdve létező, külön megvásárolható fejlesztés eredményeként két új átvételi mód bevezetéséről szól. E két mód:
- átvétel könyvboxból
- házhoz szállítás
A könyvbox igazából a könyvtár által üzemeltetett csomagküldő automata. Tetszőleges helyre telepíthető, akár napi 24 órában (a könyvtár nyitvatartási idejétől függetlenül) használható. A könyvtáros teszi a könyveket a könyvboxba, az olvasó pedig az emailben kapott kóddal tudja kivenni.
Ha alkalmas rá, akkor a könyvbox működhet visszavevő automataként is. Ez a használati mód a TextLibtől független, ez a leírás nem foglalkozik ezzel a lehetőséggel.
A TextLib minden olyan könyvboxszal képes együttműködni, amelyik az erről szóló fejezetben leírtaknak megfelel.
Az előjegyzésről és a foglalásról részletes leírást a
- az olvasószolgálat előjegyzésről szóló fejezetében,
- a Webes előjegyzés és hosszabbítás című szövegben, és
- a Webes foglalás című szövegben
2. Olvasók: Webes előjegyzés és foglalás
2.1. Az átvételi hely kiválasztása
Bejelentkezett olvasóként a könyvtár webes katalógusában zajlott keresés eredményét mutató Dokumentum ablakban a példányokat felsoroló részen a példány adatai között található az Előjegyez vagy a Foglal gomb. Mielőtt a gombot az olvasó megnyomná, mellette balról egy menüből kiválaszthatja az átvétel helyét:
- Könyvtár
- Könyvbox
- Házhoz szállítás
A Házhoz szállítás választásakor megjelenő Cím mezőben kell megadni a szállítási címet. A kiszállításra elfogadható címeket a könyvtár határozza meg, erre figyelmeztet a mezőben olvasható, átírandó szöveg.
2.2. Az átvételi hely módosítása
Az előjegyzés vagy foglalás elküldése után az olvasó az átvételi helyet a webes felületen nem módosíthatja. A könyvtárban, emailben vagy telefonon kérheti a változtatást.
2.3. Olvasói állapot
Minden előjegyzést és foglalást megtalálunk a webes olvasói állapotban. Itt látszik az átvétel helye is.
Az olvasói állapotban a kérés teljesítéséig az olvasó nyomon követheti az előjegyzés/foglalás folyamatának előrehaladását a táblázat Státusz oszlopában.
3. Könyvtárosok: TextLib munkaállomás
3.1. Új előjegyzés és foglalás
Előjegyzés és foglalás természetesen kérhető a könyvtárban is. Ebben az esetben a könyvtáros az olvasó kérése szerint megadhatja az átvétel helyét.
A webes olvasói állapotban az olvasó az előjegyzéseket/foglalásokat is látja.
3.2. Az átvételi hely módosítása
Könyvtárosként a forgalmi adatok között keresve megtalálhatók az előjegyzések és a foglalások, és az átvétel helye attól függetlenül átírható, hogy a művelet a webes katalógusban vagy a TextLib munkaállomáson történt.
3.3. Az átvétel helyének kezelése félretételkor
Az átvételi hely kiválaszthatósága új munkamódszert kíván meg az előjegyzéseket és a foglalásokat kezelő könyvtárosoktól. A könyvboxba helyezendő vagy házhoz szállítandó dokumentumoknak az útja a megszokottnál bonyolultabb, ezért a TextLib új adatmezők és műveletek bevezetésével segíti a végrehajtást.
Az előjegyzett/lefoglalt dokumentumnak az olvasóhoz juttatásában tett lépések az elvihetőkről szóló értesítés kiküldéséig a megszokottak:
- az előjegyzést teljesíteni képes dokumentum visszavételekor a képernyőre kiírt figyelmeztetésnek megfelelően a példányt félre kell tenni,
- a lefoglalt dokumentumot a vonalkódjának a foglalás ablakba történő beolvasása után lehet félretenni.
A félretételkor három csoportot célszerű létrehozni, amelyekben nem az számít, hogy a félretétel oka előjegyzés vagy foglalás, hanem az átvétel helye a meghatározó:
- könvtári átvétel
- elhelyezés a könyvboxba
- házhoz szállítás
A könyvtári átvételre váró könyvek kezelésében semmit nem szükséges változtatni, új feladatot a két új mód jelent. A velük való foglalkozásnál tekintetbe kell venni az elvihetőkről az olvasóknak szóló értesítés küldését. Az értesítést pedig a TextLib üzenetküldő által automatizáltan vagy az Olvasószolgálat - Előjegyzés + foglalás - Értesítés elvihetőkről menüpontot kiválasztva küldhetjük el. Akárhogy is, mire foglalkozni kezdünk a könyvboxszal és a házhoz szállítással, lehetséges, hogy az olvasó már meg is kapta az elvihető dokumentumról az értesítést. Ennek a jelentése ekkor csak annyi, hogy hamarosan érkezik a könyvboxtól az email a nyitókóddal, illetve hamarosan érkezik a szállító. A "hamarosan" időtartamát a könyvtár lehetőségei szabják meg.
Ettől a ponttól tehát a feladat kétfelé ágazik:
- nincs változás a folytatásban akkor, ha az olvasó által választott átvételi hely a könyvtár,
- új kezelésmód szükséges, ha az átvétel a könyvboxból vagy házhoz szállítva történik.
Az új kezelésmód a könyvbox és a házhoz szállítás esetében egyaránt megköveteli, hogy a program az olvasó kérésében megadott átvételi helyet a kéréstől kezdve az értesítésen keresztül a kölcsönzésig, továbbá az átadást kísérő dokumentum tartalmában is végigkövesse.
4. Az elvihetők keresése
Függetlenül attól, hogy a félretett dokumentumok kupacában milyen módon jelöljük - ha egyáltalán jelöljük - azt, hogy a könyvtári átvételre várók kire várnak, a csoportnak ezekkel a tagjaival az utolsó tennivaló a kölcsönzés lesz az olvasó jelenlétében. Ellenben azért, hogy a könyvboxba vagy a házhoz kért dokumentumok speciális kezelése tovább folytatódhasson meg kell keresni az elvihető dokumentumokat az Olvasószolgálat - Előjegyzés + foglalás - Foglalások keresése menüpontban.
A keresés szempontja az átadás módja legyen, célszerű a könyvboxba kérteket a házhoz szállítandóktól külön kezelni. Ebben az ablak alján taláható nyomógombok segítenek. Csomagokat kell összeállítani, a csomagokat kísérő levélnek pedig tartalmaznia kell minden olyan adatot, ami alapján a csomag az olvasóhoz juthat.
Bár az ábra szerint a TextLib főmenüjében a foglalások kereséséhez navigáltunk, a keresés eredményében benne lesznek az előjegyzett elvihetők is. A találati halmaz az olvasók neve szerint rendezett, így könnyebb kiszolgálni azokat, akik több dokumentumra várnak éppen.
A csomag átvételekor nincs TextLib, tehát azt a kölcsönzést, ami általános esetben az olvasó jelenlétében zajlik, a kiszállítás megkezdése előtt le kell bonyolítani.
5. Kölcsönzés
5.1. Kölcsönzés: A könyvboxba kerülők
Ha az elvihetőket az Olvasószolgálat - Előjegyzés + foglalás - Foglalások keresése menüpontban a Könyvboxba nyomógombbal kerestük, akkor a találati halmazban az olvasók neve szerint rendezve olyan előjegyzéseket és foglalásokat találunk, amelyek példányait az olvasók a boxból szeretnék átvenni. A halmaz sorainak elején a 'fo' foglalást, az 'el' pedig előjegyzést jelent.
A találati halmaz feldolgozása előtt meg kell ismerkedni a TextLib és a könyvbox együttműködésének lehetőségeivel.
5.1.1. A könyvbox
Nem tudhatjuk, hogy mérete, külalakja és kezelésmódja szerint hányféle könyvbox létezik. A TextLib az elképzelt sokféléből azzal a típussal képes együttműködni, amelyik a most következő leírás szerint működik.
A könyvboxnak saját, a TextLibtől független webes kezelőfelülete van, amelyen át lehet tekinteni a rekeszek tartalmát, és kezdeményezni lehet új csomagok betöltését a még üres rekeszekbe. A webes felületen kívül van a könyvboxnak még egy kezelőfelülete, ez magába a könyvboxba beépítve teszi lehetővé a munkát. Így tehát a könyvboxhoz tartozó feladatokat három kezelőfelületen kell végezni:
- a TextLib munkaállomáson,
- a könyvbox webes kezelőfelületén,
- a könyvbox beépített kezelőfelületén.
5.1.2. A könyvbox adatbázisa
A teljesíthető előjegyzések és foglalások kezelésének végén előállt csomagokat a könyvbox webes felületén keresztül rögzíteni kell az automata adatbázisába. A megadható adatok körét két szempont szerint célszerű meghatározni:
- amikor majd az automatába ténylegesen bepakoljuk a csomagokat, akkor egyértelmű legyen az, hogy a nálunk lévő csomagok közül melyiket kéri az automata,
- amikor az automata kiküldi az olvasóknak az értesítő emailt, akkor annak a tartalmából derüljön ki, hogy az olvasónak pontosan melyik kérései teljesülnek a csomag átvétele által.
A feltételek minél könnyebb teljesíthetőségét a TextLib a Könyvbox info ablakkal támogatja. Az ablak szövegei vágólapon keresztül a könyvbox webes felületén a könyvbox adatbázisába másolhatók.
5.1.3. TextLib - Könyvbox együttműködés
Az elképzelt működés szerint egy számítógépen egy TextLib munkaállomás és a könyvbox webes felülete egyszerre működik. Keressük meg a könyvboxba kért, korábban félretett könyveket a Könyvboxba nyomógombbal! A könyveket rakjuk sorba a keresés eredményét mutató rendezett találati halmaz soraival egyezően. A találati halmaz és a félretett könyvek is vegyesen tartalmaznak előjegyzett és foglalt dokumentumokat. Célszerű a sorrendet megtartva kölcsönözni, mert így érhető el, hogy egy olvasó több könyve a könyvboxnak egyazon rekeszébe kerülhessen.
A találati halmaz első elemén állva az Ablakos nyomógombbal az első előjegyzés vagy foglalás részleteit láthatjuk, a jobb alsó sarokban pedig aktív a Kölcsönzés gomb.
Kölcsönözzünk. Megnyílik a Könyvbox info ablak, belekerülnek az olvasó és a könyv adatai. Ha indokolt, akkor a Kölcsönzés ablak Lista gombjával kinyomtathatunk egy kísérő levelet az olvasó számára.
A kölcsönzés ablakot bezárhatjuk, a Könyvbox info ablak azonban nyitva marad, és ez így jó.
A találati halmaz ablakos megnézésében lépjünk a következő előjegyzésre vagy foglalásra, és kölcsönözzünk. Ha az olvasó ugyanaz, mint az előző kölcsönzéskor, akkor a Könyvbox info kiegészül, ha pedig új az olvasó, akkor új Könyvbox info ablak nyílik, de az előző művelethez tartozó is megmarad.
A könyvboxba szánt előjegyzések és foglalások halmazán végigérve a képernyőn egyszerre láthatjuk az összes Könyvbox info ablakot.
5.1.4. Adatbevitel a könyvbox adatbázisába
Ekkor érdemes nekilátni a könyvbox webes felülete kitöltésének, a Könyvbox info ablakok adatainak átmásolásával. Látható, hogy a találati halmaz végére érve épp annyi Könyvbox info ablak jön létre, ahány olvasónak előjegyzése vagy foglalása van a halmazban. Tehát a program gondoskodik arról, hogy csak egy Könyvbox info ablak jöjjön létre akkor is, ha egy olvasónak több kérése van, ezzel garantálva a dokumentumok egyetlen rekeszbe kerülését.
Azért, hogy a Könyvbox info ablak tartalma ne veszhessen el, a rendszer figyelmeztető üzenetet küld, ha feltételezhető, hogy nem történt meg az ablak tartalmának átmásolása a könyvbox webes felületére.
A könyvbox rekeszeivel nem rendelkezhetünk, a könyvbox saját maga szabja meg, hogy melyik csomag melyik rekeszbe kerüljön. Ez majd a könyvboxnak a beépített kezelőfelületén (nem a webes felületen), a könyvbox előtt állva derül ki. A webes felületen a csomagnak a Könyvbox info ablakból átmásolt adatain kívül csupán a rekesz elvárt méretét adhatjuk meg.
5.1.5. Könyvbox telítettség
A TextLibbel zajló munka egyértelműen megmutatja az előjegyzések és foglalások teljesíthetővé válásának pillanatát. Azt azonban nem, hogy van-e a könyvboxban annyi üres rekesz, amennyire szükség van a boxba kértek behelyezéséhez.
Az előző bekezdésekben leírt munkamódszer nem jó akkor, ha nincs elég üres rekesz a könyvboxban. Biztos megoldás csak úgy lehetséges, ha a kölcsönzés előtt kérünk új üres rekeszt a könyvbox webes felületén. Ez a probléma nem is probléma akkor, ha a könyvbox webes felületén látszik, hogy hány üres rekesz van éppen.
5.1.6. Szállítás a könyvboxba
A könyvbox webes felületén az adatbevitelt befejezve következhet a szállítás a könyvboxba. A könyvbox kezelőfelületen kapunk egy listát a berakható csomagokról. Kiválasztjuk az egyiket, és a könyvbox kinyíló rekeszébe helyezzük. A rekesz sorszámát és a nyitókódot a könyvbox határozza meg. A rekesz ajtajának bezárása után emailt küld az olvasónak, benne a könyvbox webes felületén megadott adatokkal és a nyitókóddal.
Az imént befejezett bepakolásban lehettek előjegyzést és foglalást teljesítő csomagok is. Az előjegyzések teljesíthetősége a TextLibben az előjegyzést teljesíteni képes példány visszavételekor, a foglalásoké pedig a foglalásokat kezelő könyvtárosnak a könyv félretételét jelentő vonalkód beolvasással válik biztossá. Amennyiben a könyvtárban működik a TextLib automatikus üzenetküldő rendszere, akkor beállítástól függően ez a rendszer a könyvbox feltöltését megelőzve üzenetet küldhet az olvasónak a kérése teljesüléséről. Az előzőekből azonban kiderül, hogy az az üzenet nem a végleges. A könyvbox által küldött, a nyitókódot is tartalmazó üzenet az, aminek a birtokában valóban átvehető a küldemény.
5.1.7. Kallódó könyvek a könyvboxban
A könyvboxba helyezett könyvek már túl vannak a kölcsönzésen, már olvasónál levőnek tekinthetők. A TextLib paraméterrendszerében nincs meghatározva, hogy mennyi ideig vár a könyvbox az olvasókra. A könyvbox tartalmát időnként átnézve kiderülhet, ha egy olvasó nem veszi ki a rá váró könyvet. Mivel a TextLibben nincs adat sem a könyvboxba tételről sem a kivételről, az is előfordulhat, hogy a könyvtár visszahozatali felszólítást küld a boxban várakozó könyv miatt. Célszerű ellenőrizni tehát a könyvbox tartalmát, a kallódó könyvek megtalálásában pedig segíthet, ha a könyvbox nyilvántartja a rekeszekkel folyt műveletek dátumát. A kallódó könyvekről valamilyen TextLiben kívüli eszközzel lehet figyelmeztetni az olvasókat a mulasztásukra, aztán visszaszállításával és visszavételével a könyv visszakerül a megszokott forgalomba.
5.2. Kölcsönzés: Házhoz szállítandók
Ha az elvihetőket az Olvasószolgálat - Előjegyzés + foglalás - Foglalások keresése menüpontban a Házhoz nyomógombbal kerestük, akkor a találati halmazban az olvasók neve szerint rendezve olyan előjegyzéseket és foglalásokat találunk, amelyek példányait az olvasók házhoz kérték.
A találati halmaz első elemén állva az Ablakos nyomógombbal az első előjegyzés vagy foglalás részleteit láthatjuk, a jobb alsó sarokban pedig aktív a Kölcsönzés gomb.
Kölcsönözzünk. Ezután a kölcsönzés ablak Lista nyomógombjával kinyomtatva az éppen lezajlott kölcsönzést - vagy többet, ha több előjegyzést és foglalást kért az olvasó -, a szállítás lebonyolítására alkalmas kísérő levelet kapunk. A szállításra váró példányokba becsúsztajuk a kísérő levelet, és indulhat a házhoz szállítás.
A találati halmazt végigjárva kinyomtathatjuk az összes csomag kísérőlevelét.
6. Tartozások kezelése
Az olvasószolgálat paraméterrendszerében megadhatók szolgáltatási díjak. Az előjegyzésnek és a foglalásnak is lehet díja, és az ezekhez a műveletekhez kapcsolódó értesítő emaileknek vagy sms-eknek szintén. A könyvboxból történő átvétel csökkenti, a könyvboxba visszaadás megengedése szinte meg is szüntetheti az olvasó-könyvtáros találkozásokat, ezzel szűkítve a tartozások rendezésének lehetőségét.
A könyvboxba helyezés folyamatának része a kölcsönzés, ha az olvasónak tartozása van, akkor erről egy figyelmeztetés kerül a képernyőre. Ez alkalmat ad mérlegelni azt, hogy folytassuk-e az olvasó kiszolgálását, vagy pedig a nagy összegű tartozás további növekedésének megakadályozása érdekében megtagadjuk a teljesítést.
A Simplepay online fizetés modul az otthonról történő bankkártyás fizetéssel egyszerűsíti a tartozások rendezését.
7. Rendszergazda: Előkészítés
A szolgáltatás bevezetése a TextLib rendszergazdától csak pár előkészítő lépést igényel:
- A TextLib web szerver programhoz tartozó tlwww.cfg fájlban a tlwwwsets változó értékéhez 128-at hozzá kell adni
- A web szerver programot újra kell indítani.