1. Egyszerű érkeztetés

Ezt a TextLib opciót azoknak a könyvtáraknak ajánljuk, akik:

• nem rendelkeznek a monografikus szerzeményezési alrendszer használati jogosultságával (vagy azt - egyelőre - nem kívánják használni);
• szeretnék viszont használni a rendszer azon szolgáltatásait, amelyek a monografikus szerzeményezési alrendszer állománybavételi adataira épülnek, ill. (és/vagy);
• szeretnék, ha a rendszer látná el automatikusan leltári számokkal az újonnan állományba kerülő példányokat;
• vállalják, hogy az állomány gyarapodását a beszerzési számlákon (bizonylatokon) szereplő adatok rögzítésével a bizonylat sorai mentén menve, azaz számlavezérelten rögzítik a rendszerbe.

Az opció használatának előnyei:

• automatikus egyedi leltári számozás (egyedi leltárkönyv);
• automatikus csoportos leltárkönyvi azonosító-kezelés;
• lehetőség az állománygyarapodási statisztika használatára;
• lehetővé válik az SDI használata;
• lehetőség nyílik az opcionális "Újdonságok" modul használatára.

Az opció használatbavételének feltételei:

• a leltári szám formátumát (a leltárkönyvet/leltárkönyveket) előzetesen a rendszergazdának definiálnia kell;
• a csoportos leltárkönyvi azonosító formátumát a rendszergazdának előzetesen definiálnia kell.

1.1. Egyedi leltárkönyvi azonosítók definiálása

A rendszergazda a Rendszer / Könyvtárunk adatai választása után megjelenő adatlapon a Leltárkönyv és a Csoportos mezők kitöltésével, az ezekbe történő "Beszúrás"-sal tudja a leltárkönyvi azonosítók formátumát definiálni.

Az egyedi leltárkönyvi azonosító, azaz a leltári szám formátuma az alábbi adatlap kitöltésével adható meg:

A Megnevezés mezőbe a leltárkönyv (egyedi) nevét kell megadni. A névre azért van szükség, hogy - több leltárkönyv használata esetén - a megfelelő kiválasztásával lehessen egy adott példányhoz megadni a megfelelőt.

A rendszer a leltári számot három részből felépülő azonosítóként kezeli. A tényleges számot megelőzheti és követheti is egy-egy tetszőleges jelsorozat (szövegkonstans). Ennek megfelelően a Leltári szám hossza mező a tényleges szám-mező hosszát jelenti. Ha pl. itt 4-et adunk meg, az max. 9.999 különböző leltári számot tesz lehetővé (leltárkönyvenként), ami általában nyilvánvalóan nem elegendő. Érdemes a valaha elképzelhető legnagyobb állomány-mérethez igazodó nagyságrendet megadni! Ha azonban a már használatos leltári számokkal azonos formátumot szeretnénk, akkor lehet, hogy az ezekben alkalmazott méret a mérvadó!

A Max. érték az adatbázisban már bent lévő, az éppen definiálttal azonos formátumú legnagyobb érték megadására szolgál (ha a rendszer adatbázisában még nincs példány, akkor itt zérust kell megadni, egyébként a már létező legnagyobb értéket, a vezető nullák nélkül). Az egyszerű érkeztetés az itt megadottnál eggyel nagyobb értéket fogja az ezt követően bevitt első példánynak adni.

Az Előtte és az Utána mezőkben a tényleges számot megelőző ill. követő jelcsoport (szövegkonstans) adható meg. A Formátuma mezőben követhető, hogy milyen formátumú leltári számot definiáltunk; a szám-mező pozícióin #-jelek állnak.

Példa:

1.2. csoportos leltárkönyvi azonosító definiálása

A csoportos leltárkönyvi azonosító formátuma az alábbi adatlap kitöltésével adható meg:

A Megnevezés mezőben célszerű a "Csoportos leltárkönyv" vagy valami hasonló szöveg megadása, ui. a rendszer ugyanezt az adatlapot használja számos más, definiálható formátumú azonosító megadásához, így az itt szereplő név alapján tudja a kezelő, hogy amit éppen lát, az micsoda.

A rendszer a csoportos leltárkönyvi azonosítót is három részből felépülő azonosítónak tekinti, viszont megengedi, hogy mind a tényleges szám-mezőt megelőző, mind az azt követő részben szerepelhessen az évszám. Ha szerepel, akkor az azonosítót megelőző rész elején, az azt követő résznek pedig a végén fog szerepelni. Ennek a lehetőségnek a használata a csoportos leltárkönyvi azonosító formátumánál nem túl valószínű, inkább az ugyanennek az adatlapnak a használatával megadható törlési jegyzék-azonosító, rendelés-azonosító, stb. esetén válhat szükségessé.

Az azonosító Hossza, a kiadott Max. mezők kitöltésénél a leltári szám formátumával kapcsolatos, fenti megfontolások érvényesek. Az Előtte: ÉVszám és az Utána: ÉVszám mezőket a fentiekkel összhangban célszerű üresen hagyni az Egyéb mezőben lehet - amennyiben szükséges - a bevezető, az Utána mezőben az azonosító szám-részét követő szövegkonstanst megadni. Az ÉVente újraindul mező csak akkor válik láthatóvá, ha valamelyik ÉVszám mezőt mégis kitöltöttük; ha itt "igen"-t választunk, a rendszer évzárást követően 1-től indítja újra az azonosító szám-részét.

1.3. Példányok egyszerű érkeztetése, állománybavétele

Az opcióval rendelkező könyvtáraknál a főmenü Bevitel / Példány (számla alapján) aktív. Kiválasztásakor már csak a dokumentumtípusok neveit tartalmazó menüből kell kiválasztani a megfelelő dokumentumtípust, hogy a megfelelő típusú példány-beviteli űrlaphoz jussunk. Az egyszerű érkeztetés a megszokott példány-beviteli űrlapok kitöltése révén valósul meg a számlán szereplő dokumentumok példányainak egymást követő bevitelével.

1.3.1. A normál példány-bevitel ablaktól eltérő vonások

• amennyiben több leltárkönyvet használ a könyvtár, a Leltárkönyv mező aktív, és kötelezően kitöltendő (ellenkező esetben a leltárkönyvet a rendszer automatikusan "beemeli" a mezőbe, és azt a kezelő nem is tudja módosítani);
• a Leltáriszám mező kötelező, a mezőt a rendszer kezeli (tölti ki), a kezelő nem is tudja kitölteni vagy módosítani;
• a Csoportos leltárkönyvi azonosító szintén kötelező, a rendszer ezt is automatikusan állítja, a kezelő által felül nem bírálható módon;
• az ÁR, a Szállító, a SZámlaszám, a Bekerült, a Kölcsönözhető és a Forrás mezők kitöltése kötelező (az utóbbi hármat rendre az aktuális dátummal, az "igen" ill. a "Beszerzés" értékkel inicializálja).

1.3.2. A megszokottól eltérő viselkedés

• ha előzetesen nem történt meg a leltárkönyvi azonosítók (egyedi és csoportos leltári szám) formátumának megadása, az űrlap fel sem jön, értelemszerű hibaüzenetet kapunk;
• a Leltáriszám és a Csoportos mezőkben a rendszer az éppen soron következő azonosítót mutatja (ez az űrlap kitöltése közben változhat, mert ha pl. egy másik állomáson állományba vesznek egy példányt, a Leltáriszám mező szám-részének egyet lépnie kell, hiszen ugyanazt a leltári számot két példány nem kaphatja);
• a Csoportos azonosító mindaddig változatlan marad, míg az egymást követően rögzített példány-rekordokban a Szállító és a SZámlaszám mező megegyezik;
• vonalkód-olvasó használata esetén szól, ha úgy olvassuk be a következő példány vonalkódját, hogy elfelejtettük tárolni az előzőt.

1.4. Javasolt technikák

• ugyanazon dokumentum több példányának állománybavételét mindenképpen úgy célszerű elvégezni, hogy az első példány "Tárol"-ását követően a második, harmadik stb példány rögzítését a "Másik"/"ehhez Hasonló" menüpont választásával kezdjük, ekkor ui. csak a példányonként különböző adatokat (jellemzően csak az Azonosító, azaz a vonalkód mezőt) kell az előzőhöz képest módosítani;

• az ugyanazon bizonylaton szereplő különböző dokumentumok példányainak állománybavételét is érdemes esetleg a "Másik"/"ehhez Hasonló" menüpont alkalmazásával végezni, ui. ez biztosítja, hogy a Szállító és a SZámlaszám mezőket bizonylatonként csak egyszer kelljen megadni; így mindaddig, míg a Szállító és a SZámlaszám nem változik, az egymást követően állományba vett példányok ugyanazon csoportos leltárkönyvi azonosítót kapják (helyesen);

• ha valamilyen okból meg kell szakítani egy számla rögzítése közben a munkát (azaz kilépünk a példány-bevitelből), a számla rögzítését úgy lehet folytatni, hogy az (üres) űrlapon azonnal a "Másik"/"minta Expandból" lehetőséget választjuk, és itt valamelyik a számláról korábban
• célszerűen az utoljára - állományba vett példány azonosítóját választjuk, majd az újonnan rögzíteni kívánt példány adataival töltjük ki az űrlapot. Ez a technika biztosítja, hogy ugyanazt a csoportos leltárkönyvi azonosítót kapják a folytatás után állományba vett példányok is, mint amit azok a példányok kaptak, amelyekt a megszakítás előtt vettünk állományba;

• ha egy számlán különböző típusú dokumentumok szerepelnek, a típus változásakor szükségképpen ki kell lépnünk a példány-beviteli űrlapból, és a főmenü "Bevitel" almenüjéből a "Példány (számla alapján)" pontját kell választanunk, majd a megjelenő típus-választékból az új típus nevét; ahhoz, hogy ugyanolyan csoportos leltárkönyvi azonosítót kapjanak az ezután állományba vett példányok, mint a korábbiak, szintén az előző pontban részletezett módon célszerű eljárni;

Vissza: HTML dokumentáció   ;   TextLib honlap