IDOERK modul

Újdonságok

1. Időszaki számok és példányok automatikus bevitele

Ez a programrész a katalógus modulba épült be, és az időszaki kiadványok számainak és példányainak minél egyszerűbb, esetenként automatikus bevitelét oldja meg. A megoldásban a kiindulópont az időszaki kiadvány ISSN-je, és az időszaki számoknak az ISSN-t magában foglaló vonalkódja.

Az automatizált bevitel eredményeként nagyon kevés munkával kerülhetnek a katalógusba az időszaki számok és velük egy olyan példány is, ami azonnal kölcsönzésre kész. Átlagos esetben a szám+példány létrehozása egyetlen vonalkód beolvasásával megtörténik.

1.1. Az ISSN és a vonalkód

A módszer az időszaki példányra nyomtatott vonalkódon alapszik. A 18 jegyű (lásd még itt és itt) vonalkód felépítése számjegyenként:

Az automata ezekre az információkra alapozva tevékenykedik.

1.2. Az automata

Az automata egy időszaki számot és - beállítástól függően - egy ahhoz tartozó példányt hoz létre. Az időszaki szám űrlapon kitölti az

mezőt, és beállítástól függően az mezőt. A példány űrlapon pedig az mezőt, valamint beállítástól függően a mezőt, továbbá természetesen mindkét űrlapon az egymásra hivatkozás mezőjét:

1.3. A működés lehetséges változatai

A legkényelmesebb és egyben a leggyakoribb változatban az időszaki kiadványnak van ISSN-je, és az benne is van az időszaki kiadvány űrlapjának ISSN mezőjében. Ilyenkor az automata megelégszik a példányon található vonalkóddal, és készen áll a szám és a példány létrehozására.

A lehetséges változatok attól függően alakulnak, hogy van-e az időszaki kiadványnak ISSN-je, és hogy van-e vonalkód nyomtatva a példányokra.

1.3.1. Van ISSN, és van vonalkód is

Ez a leggyakoribb eset, az automata azonnal működésre kész.

1.3.2. Van ISSN, de nincs vonalkód

Ritka eset, működik az automata, de természetesen a vonalkódot billentyűzéssel kell helyettesíteni.

1.3.3. Nincs ISSN, de van vonalkód

Ilyen talán nincs is. Ha mégis, akkor a vonalkód 4-10 számjegyét tekinthetjük ellenőrző szám nélküli ISSN-nek.

1.3.4. Nincs ISSN, és nincs vonalkód

Ebben az esetben is működik az automata, egy kitalált számsor helyettesítheti az ISSN-t, amit persze billentyűzéssel kell bevinni.

1.4. Előkészítés, ha szükséges

Átlagos esetben az automata az időszaki kiadvány űrlap ISSN mezőjének kitöltésén kívül semmi más előkészítést nem követel meg. A felsorolt lehetőségek némelyike illetőleg a 18 jegyű kód első 3 vagy utolsó 5 jegyének a megszokottól eltérő értelmezése miatt mégis szükség lehet előkészületekre.

1.4.1. Van ISSN, és van vonalkód is

Ha a 18 jegyű kód kezdete 977 és az utolsó 5 jegy értelmezése egyezik az ebben a pontban leírttal, akkor nincs szükség előkészítésre.

1.4.2. Van ISSN, de nincs vonalkód

Ha a 18 jegyű kód kezdete 977 és az utolsó 5 jegy értelmezése egyezik az ebben a pontban leírttal, akkor nincs szükség előkészítésre, mindösszea vonalkódolvasó segítségéről kell lemondanunk.

1.4.3. Nincs ISSN, de van vonalkód

Ezt a lehetőséget is remekül kezeli az automata az előkészületek kevés és egyszerű lépésének megtételét követően.

1.4.4. Nincs ISSN, és nincs vonalkód

Ezt a lehetőséget is remekül kezeli az automata az előkészületek kevés és egyszerű lépésének megtételét követően.

1.4.5. Nem 977-tel kezdődik

Ezt a lehetőséget is remekül kezeli az automata az előkészületek kevés és egyszerű lépésének megtételét követően.

1.4.6. Az utolsó 5 számjegy értelmezése más

Ezt a lehetőséget is remekül kezeli az automata az előkészületek kevés és egyszerű lépésének megtételét követően.

1.4.7. Előkészületek

Az előkészítés az időszaki kiadvány űrlapja alján az 'Automatikus időszám/példány bevitel' címke után található néhány új mezővel oldható meg.

1. ábra: Az előkészítő mezők
kep

1.4.7.1. A Vonalkód mező

Ha az űrlap ISSN mezője ki van töltve, a vonalkód kezdete pedig 977, akkor ezzel nem kell foglalkozni, maradjon üresen.

Ez a mező válik az automata működésének kulcsává, ha

Billentyűzéssel kitöltve a mezőbe 10 számot írjunk, ugyanennyit olvas a vonalkódolvasó is a 18-ból, mert ez a 10 a kiadványra jellemző számsor. Akár billentyűzve, akár vonalkódolvasóval olvasva itt térhetünk el a 977 kezdettől, ha indokolt. És ugyancsak itt van lehetőség a hiányzó ISSN-t, mert nincs a kiadványnak, egy kitalált azonosítóval pótolni, kimondottan az automata életre keltése céljából. Ekkor tehát gépeljük be célszerűen a 977-et, és utána a 7 kitalált számot, ami ezután a kiadvány egyedi azonosítója lesz.

2. ábra: Nem 977-tel kezdődő azonosító
kep
3. ábra: Kitalált azonosító
kep

1.4.7.2. Számozás, Keltezés, Megj.éve, Évfolyam

A kód utolsó öt jegyét a Vonalkód mező kerete után öt betű, ABCDE jelképezi, ezekre $A, $B stb. illetve $a, $b stb. beírásával hivatkozhatunk. A hivatkozásokkal az öt számot értelmezve az automata nagyrészt kitölti az időszaki szám Évfolyam, Számozás, Keltezés, és Megjelenés éve mezőjét.

Az automata Számozás, Keltezés, Megj.éve és Évfolyam mezőjébe maszkokat kell definiálni, amelyek alapján az automata értelmesen kitölti megfelelőjüket az időszaki szám űrlapon. Az öt számjegyet rendre a $A, $B, $C, $D és $E illetve $a, $b, $c, $d és $e jellel helyettesíthetjük a maszkokban. Az öt jegyben az első kettő az évet jelenti, az utolsó három a számot.

1614 verzió: Új maszk: $Y - az évet adja négy számjegyen. Ha a 20$A$B idei vagy korábbi év, akkor az lesz. Egyébként 19$A$B lesz belőle. Vagyis pl. 2016, de 1989. Ez a 2000 előtti időszaki kiadványok bevitelekor nagyon hasznos.

A $m vagy $M maszknak nincs köze a vonalkódhoz, mert értéke az aktuális dátumhoz kötődik, a hónap neve - $m: rövidítve (nov.), $M: rövidítés nélkül (november) - íródik a helyébe. Így a Keltezés mezőben hasznos, amennyiben a feldolgozás megtörténik az időszaki szám megjelenésének hónapjában.

ÚJ (1669): $n és $N - Az aktuális dátumból a nap. A Keltezés mezőben hasznos, ha a bevinni kívánt dátum pont a mai. Hónap tizedike előtt a $n csak egy karakter (pl.: '8'), a $N mindig két karakter (pl. '08').

Az Évfolyam mező automatikus kitöltését segíti a '$-nnnn' művelet, ahol nnnn. helyébe az időszaki kiadvány első évfolyamának megjelenési événél eggyel kisebb számot kell írni. A '$-nnnn' művelet elvégzésekor az automata a vonalkód utolsó 5 jegyének első két jegyéből kiszámolt évből kivonja nnnn értékét, így az eredmény az éppen érvényes évfolyam lesz.

1.4.7.3. Www

Az időszaki kiadvány űrlap 'Automatikus időszám/példány bevitel' fejezetében található Www mezőt csak akkor töltsük ki, ha a kiadvány az interneten számonként külön webcímmel érhető el. Ha ez a feltétel nem teljesül, elegendő a főlapon az Internet mezőben megadni a kiadvány webcímét.

A Www mezőben éppúgy használhatjuk a maszkokat, mint a többiben, így érhetjük el, hogy az automata minden egyes időszaki számba valóban a számra mutató webcímet generáljon.

A Próba gomb megnyomása után kiderül, hogy az automata hogyan dolgozza fel a maszkokat.

4. ábra: A maszkok - csupa kisbetűvel
kep
5. ábra: A maszkok - csupa nagybetűvel
kep

Az ábrákon látszik a kisbetűs és a nagybetűs maszkok között különbség. A vezető nullák kiírása (Számozás,Www) és a Keltezés hónapja miatt fontos ügyelni erre. Természetesen a gyakorlatban egy időszaki kiadvány maszkos mezőiben egyszerre előfordulhatnak kis- és nagybetűs maszkok is.

A keltezést majd a tényleges bevitelkor ki kell egészíteni, mert a vonalkódban nincs olyan számjegy, amit a maszkban felhasználhatnánk a nap kiírásához.

1.4.7.4. Alapértelmezett maszkok

Megtehetjük, hogy a Vonalkód mezőt kitöltjük, de a maszkokat nem. Ebben az esetben az automata ezeket a maszkokat használja:

6. ábra: Alapértelmezett maszkok
kep

Amennyiben a Számozás, Keltezés, Megj.éve és az Évfolyam közül bármelyiket kitöltjük az időszaki kiadvány lapon, elvész mindhárom alapértelmezett maszk.

1.4.7.5. Példány

A Példány mező négyzetét megjelölve elérjük, hogy az automata példányt is létrehozzon. Az itteni beállítást az automata saját űrlapján felülbírálhatjuk.

1.5. Használat

FIGYELMEZTETÉS!

Egy időszaki kiadvány számainak és példányainak bevitelére egy módszert javaslunk. Ne keverjük. Ha az IDOERK modult elkezdjük használni, utána mindig ezt használjuk!

A leírásban korábban már szó esett arról, hogy a modul a rekordok mely mezőit kezeli automatikusan. Ennek két előnye is van:

Az automatizált mezőkitöltésen kívül a program nyilvántartja a beérkezéseket és a hiányokat is.

Ezek a szolgáltatások hiányoznak akkor, ha a Bevitel - Időszaki kiadvány - Szám illetve Bevitel - Időszaki kiadvány - Példány úton viszünk be időszaki számot vagy példányt.

Ha az automata használata mellett időnként teszünk ilyet is, akkor a beérkezések és hiányok nyilvántartása hibás lesz, pl. a kerülő úton bevitt példányt a rendszer hiányként fogja nyilvántartani.

Az időszaki kiadványban persze kijavítható kézzel a Hiány mező, de az újabb hibák forrása lehet...

1.5.1. Általános leírás

A program a főmenüben a Bevitel - Időszaki kiadvány - Automata szám+példány úton az 'Időszaki szám+példány bevitel' ablakba navigálva működik. A Vonalkód mezőbe olvashatjuk be az időszaki számon megtalálható 18 jegyű vonalkódot, majd a Bevisz gomb megnyomásával jön létre az időszaki szám és - ha olyan a beállítás - a példány.

Az automata működésének alapja az ISSN, és a 18 jegyű vonalkód utolsó 5 számjegye. A vonalkód 4-10 jegyét kipreparálva, azokat az ISSN első 7 számjegyének tekintve a program időszaki kiadványt keres, és ha talál, az ablak Kiadvány mezőjébe illeszti. Az utolsó 5 számjegy előre definiált, de módosítható jelentése szerint az automata az első két jegyből négyjegyű évszámot készít, és kitölti a Megj.éve mezőt, továbbá részben a Keltezés mezőt, a maradék 3 számjegyet pedig a Számozás mezőben használja fel. A három említett mezőt módosíthatjuk vagy kiegészíthetjük, és természetesen kitölthetjük az Évfolyam mezőt, amelybe sajnos semmi nem kerülhetett a vonalkód alapján.

Az 'Időszaki szám+példány bevitel' ablakban rendelkezhetünk arról, hogy az automata az időszaki számon kívül példányt is létrehozzon. Ha igen, akkor az Állomány valamint a Raktár mezőt is kitölthetjük, és amit itt választunk, az időszaki példány ugyanilyen mezőibe kerül. Van értelme az automata lapján választani állományt és raktárt, ha feltételezzük, hogy az időszaki példányok többnyire ugyanabba az állományba és raktárba tartoznak. Ugyanis amíg be nem zárjuk ezt az ablakot, megmarad az ebbe a két mezőbe választott érték, így az összes példányban automatikusan töltődnek ki.

Fiók rendszerben kötelező a példányokat raktárba sorolni. Emiatt fiókos könyvtárban ezen az űrlapon is kötelezővé válik a Raktár, ha a példányok létrehozásáról rendelkeztünk.

A Bevisz gomb megnyomásakor a program egy időszaki szám valamint egy hozzá tartozó példány rekordot hoz létre, és tárolja is őket. Az űrlapok azonban a képernyőn maradnak, lehetővé téve az ellenőrzést és további adatok rögzítését. (Vigyázat! Takarhatják egymást az ablakok, egérrel egymás mellé igazíthatjuk őket.) Mivel az automata által tárolt rekordok szükségszerűen kikerülik a TextLibbe épített kötelezőség ellenőrzési mechanizmust, fokozottan figyelni kell a példány űrlap lehetséges kötelező mezőinek kitöltésére.

7. ábra: A Bevisz gomb megnyomása után
kep

Ha mégsem kell a Bevisz gomb megnyomásakor létrejött időszaki szám és a beállítástól függő példány rekord, akkor ezeket törölni kell, kevés a tárolás nélküli kilépés.

Az űrlapok véglegesítése után kilépve visszajutunk az 'Időszaki szám+példány bevitel' ablakába, ahol az előbbi bevitel óta semmi nem változott.

1.5.2. Összevont számok

A vonalkód utolsó 3 számjegye az időszaki szám számozása, összevont számoknál pedig az összevontak első számának számozása. Természetesen az automata a vonalkódból hiányzó számokról mit sem tudva a Számozás mezőbe csak az első szám számozását írja. Ezért a helyes értékhez a mezőtartalmat módosítani kell.

Tekintettel arra, hogy a számhoz tartozó második és minden további példány bevitelekor a program a vonalkód utolsó 5 számjegye alapján is keresi az időszaki számot, a Számozás mezőjében módosítottat is megtalálja, és ahhoz kapcsolja az összevont szám újabb példányait.

1.5.3. Második példány

Egy időszaki számnak több példánya is lehet az adatbázisban. Ezért ha egy vonalkódot másodszor, harmadszor stb. is beolvasunk, vagy egy bevitel befejezése után ismét megnyomjuk a Bevisz gombot, akkor a program figyelmeztetéseket követően megengedi új példány bevitelét. Mivel a példány vonalkódja kötelezően egyedi, a második és minden további példányban módosítani kell az Azonosító mezőt. Ha nem tesszük meg, akkor a példány mégsem tárolódik.

1.5.3.1. Tetszőleges vonalkód

A második példány vonalkódja lehet a könyvek számára készült tekercs következő címkéje, ha semmi olyasmi nincs a kódba nyomtatva, ami ezt kizárná vagy kényelmetlenné tenné. Ha a kód nem 'beszélő' kód, hanem csak egy számsor, aminek sem egészben sem részletében semmi jelentése nincs, akkor nyugodtan használhatjuk folyóirat azonosítására is.

A tévedés kizárása érdekében ezt a címkét az újságra nyomtatott vonalkódra célszerű ráragasztani, hogy véletlenül se olvassuk be az eredeti vonalkódot, hiszen az már egy másik példány számára foglalt.

1.5.3.2. Új vonalkód a vonalkódolvasó programozásával

Egy fiókhálózattal működő könyvtárba érkezhet több azonos időszaki példány, mondjuk fiókonként egy-egy. Mivel ezek a példányok nem egy helyen vannak, lehetővé válik az össz könyvtári szinten második és további példányok azonosításához is felhasználni a példányra gyárilag nyomtatott vonalkódot. Ennek feltétele, hogy a vonalkódolvasó megfelelő módon programozható legyen.

A textlibes könyvtárakban gyakori Symbol vonalkódolvasókat be lehet úgy állítani, hogy meghatározott típusú és meghatározott számú számjegyből álló vonalkódokat az általánostól eltérő szabályok szerint kezeljenek. A konkrét esetben az öt jegyű toldalékkal kiegészített, tehát 18 jegyű EAN-13 típusú kódokra kell szabályt alkotni.

A József Attila Megyei és Városi Könyvtárból származó ötlet szerint minden fiók vonalkódolvasóját állítsuk úgy be, hogy a 18 jegyű EAN-13-as kódhoz írjon még egy, a fiókra jellemző betűt. Így

8. ábra: Második példány
kep

1.5.4. Ha nem 977-tel kezdődik

Bár a szabvány szerint az időszaki kiadványok vonalkódja 977-tel kezdődik, mégis vannak ettől eltérők. Az ilyen kiadványokat is gond nélkül kezeli az automata, ha az előkészületek pontban leírtakat, azon belül minimum a vonalkód kitöltés lépést megtesszük.

1.5.5. Ha nincs vonalkód

Ebben az esetben is szükség van az előkészületekre, azon belül minimum a vonalkód beallításra. Picit nehezíti az automata használatát, ha nincs vonalkód a kiadványon. Akár van ISSN, akár nincs, ilyenkor a legcélszerűbb nem a Vonalkód kitöltésével, hanem a Kiadvány kiválasztásával kezdeni a munkát. A program az időszaki kiadvány ISSN-je, illetve ha az sincs, akkor az időszaki kiadvány űrlapon az 'Automatikus időszám/példány' címke után következő mezők tartalma alapján éppúgy boldogul, mintha a vonalkóddal indultunk volna, és beírja a Vonalkód mezőbe a beírható 10 számot. Természetesen a hiányzó 5 számjegyet pótolni kell, ettől kezdve a folyamat a szokásos.

1.6. Megjegyzések:

1.6.1. 18 jegy beolvasása

Nem minden vonalkódolvasó olvassa kapásból a 18 jegyű kódokat, ez egy egyszerű beállításon múlik. A két leggyakoribb vonalkódolvasó típus beállításához szükséges kódot ki lehet nyomtatni az ábrákról. A vonalkódolvasó eddigi beállítását meghagyva a Symbol típusú vonalkódolvasókhoz egy, a Tyssohoz (többnyire CCD alapú) pedig három kódot beolvasva a készülék alkalmassá válik a 18 jegy olvasására. Utóbbiaknál a helyes sorrend: ENTER GROUP - ENABLE - EXIT.

9. ábra: Vonalkód a Symbol vonalkódolvasókhoz
kep
10. ábra: Vonalkódok a Tysso vonalkódolvasókhoz
kep
11. ábra: Vonalkódok a Tysso vonalkódolvasókhoz
kep

1.6.2. 15 jegyű vonalkód

Egyes folyóiratok vonalkódja 15 jegyű. Az ilyeneknél különösen érdemes megadni az időszaki kiadvány űrlapon a mezők automatikus kitöltésére szolgáló maszkokat.

2. A beérkezések nyomonkövetése (1634)

A modul továbbfejlesztésének eredményeként a program figyelemmel kíséri a beérkező időszaki számok egymásutániságát (1634 verziótól kezdve). Észreveszi a hiányokat, és segíti a hiányzó számok pontos nyilvántartását.

Figyelem! Ez a szolgáltatás csak az automatával létrehozott példányokkal működik.

2.1. Új mezők

A feladat kezeléséhez szükséges új mezők mindegyike az időszaki kiadvány űrlapra került. A folyamat láthatósága érdekében az Időszaki szám+példány bevitel űrlapon is látható a beérkezett utolsó számra és a hiányokra vonatkozó információ.

Az új mezők:

12. ábra: Új mezők az időszaki kiadvány űrlapon
kep

E dokumentáció első felében szereplő ábrákon nem látszanak az új mezők, de az ott leírtakat ez nem érvényteleníti.

2.2. Az utolsó szám kezelése

Az 1634-es TextLib verziót megelőző verzióval rögzített időszaki számok utolsóját a rendszer még nem tartja nyilván. A 1634-gyel vagy egy bármikori későbbivel bevitt következő számot tekinti a program utolsónak, erről szóló adatokat ír automatikusan az Utolsó mezőbe

13. ábra: Az Utolsó mező első kitöltődése
kep

Ettől kezdve minden további szám bevitelekor látható lesz az Utolsó mezőben a most bevitt és az eddig utolsó szám pár adata.

14. ábra: A korábbi és a most bevitt utolsó a mezőben
kep

Kezeli a rendszer a dupla számot is, bevitelekor a dupla másodikjának adata íródik az Utolsó mezőbe.

Lehet, esetleg szükséges az Utolsó mező tartalmát módosítani. Ha pl. az új verzióval bevitt soron következő szám egy hiányzó szám, akkor a rendszer tévesen határozza meg az utolsót, mert nem tud az addig hiányzó számot követő számokról.

2.3. A hiányok kezelése

A folyamatos munka során a rendszer az eddig utolsó és a most utolsó szám összehasonlításával képes észrevenni a hiányt, és erről figyelmeztetést küld.

15. ábra: Észrevett hiányzó szám
kep

A következő felsorolásban sorra vesszük a hiány kiderülésének lehetséges eseteit. A TextLib valamennyit kezeli.

A sokféle lehetőséghez sokféle üzenet tartozik, azok alapján könnyű eldönteni, hogy a rendszer képes-e a létrejött helyzetben a Hiányok mező pontos kitöltésére.

16. ábra: Észrevett hiányhoz tartozó egyik üzenet
kep

A felsorolásból kiderül, hogy a program nem minden esetben képes meghatározni a hiányzó számokat. Emiatt szükséges lehet a Hiányok mezőt módosítani. A hiányzók listájának formai követelményei vannak, ezeknek a betartásakor fogja a rendszer a Hiányzók mezőt a hiány felfedezésekor és megszűnésekor is megfelelően kezelni:

17. ábra: A hiányzók listájának elvárt alakja
kep

Vissza: HTML dokumentáció   ;   TextLib honlap