Olvasószolgálat
[Tartalomjegyzék] [Index] [Változások]1. Bevezetés
A kézikönyv a TextLib integrált számítógépes könyvtári rendszer 2005-ben kiadott 1.62.02-es változata alapján készült. Ismertnek tételezi fel a TextLib megszokott keresési és beviteli technikáit, így ezek részleteiről e könyv nem szól.
A kézikönyv kibocsátása után folyamatosan derültek ki apróbb-nagyobb hibák, hiányok és pontatlanságok, vagyis minden igyekezet ellenére a szövegben leírtak és a program működése kissé eltérhet egymástól. Ezen túlmenően a rendszer fejlesztése sem állt le, szükséges a változások dokumentálása is. Ezért tehát a kézikönyv kiegészített változatában az iménti két okból megkülönböztetendő részek találhatók.
A szövegben a programból vett elnevezések, menüpontok, adatmezők nevei vastag betűvel szerepelnek. Az ilyen elnevezésekben - akárcsak magában a programban - a kiemelt betű a nagybetű, függetlenül attól, hogy a szó elején szerepel vagy nem.
2. Előkészületek
Nyílik az ajtó, olvasó érkezik a könyvtárba. Sétál a polcok között nézelődik, válogat, keresgél. Kezébe vesz egy-egy könyvet vagy CD-t, azután a többségét visszateszi, de némelyiket magánál tartja. A kiválasztottakkal egy pulthoz megy, ott egy könyvtáros várja. Az olvasó kérdez, mert nem talált meg mindent, amit akart. A könyvtáros némelyik könyvnek megmutatja a helyét, néhányról kideríti, hogy miért nincs ott. Mielőtt az olvasó elmenne, visszaad pár könyvet amit most hozott vissza, megmutatja mit szeretne elvinni, a könyvtáros pedig feljegyzi.
Ez a kis együgyű történet felsorolta az olvasószolgálati munka kulcsszereplőit - az olvasót, a könyvtárost, a könyveket (dokumentumokat), - és jelezte, hogy a munka adminisztrációval is jár. Ezek tehát mindenképpen kellenek, de vajon kell-e más is?
Mondhatjuk, hogy nem. De a könyvtárak túlnyomó részében azonban igen. Ismerni akarjuk az olvasót, nyilvántartjuk a dokumentumainkat, meghatározzuk a könyvtár használatának feltételeit. Tehát jócskán van tennivaló az első olvasó megérkezése előtt. Akkor is, ha használunk számítógépet a könyvtárosi munka támogatására, és akkor is, ha nem.
Ez a kézikönyv a TextLib rendszernek az olvasószolgálati munka támogatására alkalmas eszközeit és képességeit ismerteti. A rendszer működése a munka ismert és megszokott módszereit igyekszik másolni, hogy a számítógép használata miatt a lehető legkisebb mértékben kelljen eltérni a korábbi gyakorlattól. Így tehát a rendszer munkára fogása előtt megtenni javasolt lépések sem térnek el sokban az olvasószolgálati munka megkezdése előtt szokásos teendőktől.
Az előkészületek nagy része független a számítógépes rendszer lététől, és akár el is hagyható. Nem szükséges sem a dokumentumokat, sem az olvasókat nyilvántartásba venni az olvasószolgálati munka megkezdéséhez, a kerülő utakról a könyv a megfelelő helyeken részletesen ír.
Kényelmesebb azonban kölcsönözni, ha készen áll a honosított bibliográfiai adatbázis, és az olvasók adatbázisa. Elkerülhetetlen a könyvtár használatára vonatkozó szabályok meghatározása, a különféle díjak és határidők megállapítása, valamint a számítógépes rendszer felkészítése. Kezdjük ez utóbbival, ez mindenképpen plusz tennivalókat jelent a könyvtár számára.
2.1. A számítógépes rendszer előkészítése
A számítógépes rendszer előkészítése a rendszergazdára vár. A TextLibet használó könyvtárak túlnyomó részében nincs kizárólag a rendszergazda feladatok ellátására kijelölt személy, így a rendszergazda legyen az a dolgozó, aki a rendszergazda menüt használva lép a programba.
A TextLib olvasószolgálati tevékenységeinek kiindulópontja az "Olvasószolgálat", illetve tájékoztató könyvtárosnak az "Olvasók" menüpont. Három olyan menü van, amelyik tartalmazza ezeket: a TL2_MENU (ábra) az OSZ_MENU (ábra), és az OT_MENU (ábra).
A menük felépítéséből látszik, hogy az OSZ_MENU és az OT_MENU főként olyan könyvtárakban alkalmazható, amelyekben a munkafolyamatok elkülönülnek, míg kis könyvtárakban, ahol mindent egy könyvtáros végez, a TL2_MENU ajánlott. Ahhoz tehát, hogy egy könyvtáros olvasószolgálati munkát végezhessen, a fenti menük egyikére van szüksége.
A rendszergazdának a kiválasztott menü nevét a dolgozó adatait tartalmazó űrlap Menüje mezőjébe kell írnia (ábra). Az űrlapot új könyvtáros bevitelekor a Bevitel / köNyvtári adatok / Dolgozó pontba navigálva, vagy már korábban rögzített adatok keresésével a kereSés / köNyvtári adatok / Dolgozó pontba jutva éri el a rendszergazda.
A menü nevének beírásakor kis- és nagybetű egyaránt használható, ékezet azonban nem. A név helytelen beírása után az érintett dolgozó nem tud a rendszerbe belépni, létfontosságú tehát a menü nevének pontos megadása.
Az Olvasószólgálat pontot tartalmazó menüvel rendelkező könyvtáros szinte minden olvasószolgálati munka elvégzésére jogosult. Egyetlen kivétel az elvesztett dokumentumok térítési díjának megállapítása, ehhez a tartozás rekordok módosításának jogát kell megszerezni.
Megjegyzés:
- A rendszer használati jogát legmagasabb szinten a főmenü határozza meg: ami
a menüben van, azt szabad csinálni. Ennek magától értetődő következménye,
hogy amennyiben a kiválasztott tevékenység adatrekord létrehozásával vagy
módosításával jár, akkor azt is szabad. Pl. a könyvek feldolgozása során
sokféle űrlapot kell kitölteni, ahova a kötetek, a közös adatok, az
alkotók, a földrajzi helyek, stb adatai kerülnek. Mindegyik űrlap
elkészítése tárolással fejeződik be, ez az a mozzanat, amikor az adatrekord
létrejön.
Az olvasószolgálati munka más. Egy űrlap kitöltése gyakran további űrlapok automatikus kitöltését vonja maga után, tehát a tevékenység nem egyetlen adatrekordot érint, hanem többet. Sok példát említhetnénk, de tekintsünk most egy egyszerűt. Beiratkozásnál - ha a könyvtár úgy rendelkezik - az olvasónak beiratkozási díj tartozása keletkezik, amit a rendszer - tehát nem a beiratást végző könyvtáros - egy önálló adatrekordban ír le.
Két oka van az automatikus kezelésnek:
- A rekordba kerülő adatok mindegyikét képes a rendszer önállóan meghatározni, nem szükséges emberi beavatkozás a kitöltéshez. A példánkban szereplő tartozás összege, keletkezésének időpontja és minden további szükséges adata ismert, tehát a program egyedül is elbánik az adminisztrálás feladatával, fölösleges a könyvtárost terhelni ezzel.
- Vannak a rendszerben megváltoztathatatlannak nyilvánított adatok. A beiratkozáskor keletkezett tartozás a beiratkozó személyé, nem szabad még véletlenül sem másra átruházni. A tartozás oka és összege sem változhat meg később, a keletkezés pillanatában eldöl. Az egyértelmű és biztonságos kezelés csak akkor garantálható, ha a felhasználó nem fér hozzá az ilyen adatokhoz. A tévedés lehetősége miatt nem szabad a könyvtárosra hárítani a felelősséget, a programnak kell vállalni a pontos adminisztrálás terhét.
Térjünk vissza a térítési díjhoz! Az elvesztett könyv térítési díja az olvasó tartozása. A díj megállapítása azonban az egyéb tartozásoktól eltérően nem automatikus. A program az elvesztés bejelentésekor létrehozza a tartozást, de mivel általában nem ismert az összeg, nullát ír be. A valódi összeg megállapítása a könyvtáros feladata, és a tartozás összegének módosításával hozza a program tudomására. Ebben az esetben tehát az általános szokástól eltérően meg kell engedni a tartozás rekord módosítását.
Itt most a rendszer használati jogainak részleteit mellőzve kizárólag a térítési díj megállapítására szorítkozunk. Ehhez akár a díj megállapításában érintett könyvtáros űrlapjáról, a Jogai mezőből beszúrással indulva, akár a Rendszer / rendszerelemek Bevitele / Jogok menüpontot választva a jogok beviteléhez kell eljutni. A jog elNevezése tetszőleges lehet, célszerű a jog jelentésére utaló nevet választani. Az adatfile Jogok mezőben beszúrást választva az adatfile jogok beviteli ablakban az Adatfile sorszáma mezőbe 74-et írjunk, majd a Jogok mező megnézést, módosítást és nyomtatást megengedő jelölőnégyzetét változtassuk jelöletlenről jelöltre (ábra).
Ezek után már vannak könyvtárosok, akik az azonosítójuk és a jelszavuk megadása után a TextLibbe lépve az olvasószolgálat pontot is tartalmazó menüvel dolgozhatnak. Ha egy könyvtáros többféle menüt is akar, akkor az adatait több dolgozó beviteli űrlapra bevíve, és azokon különböző menüket megadva a rendszergazda ezt elősegítheti. Természetesen a többféle menü eléréséhez különböző azonosítókat kell használni. (A jelszavak lehetnek azonosak.)
2.2. A honosított bibliográfiai adatbázis
E könyvnek nem feladata a honosítás folyamatának ismertetése, hogy mégis érintenünk kell, annak magyarázata a honosítás és az olvasószolgálati munka szoros kapcsolata. Amennyiben a honosítás célja nemcsak a leltározáshoz és a tájékoztatáshoz szükséges adatok rögzítése, hanem a számítógépes kölcsönzés előkészítése is, akkor új szempontokat kell figyelembe venni.
Feltételezésünk szerint a TextLibet használó könyvtárak nagy részében egy nagyméretű bibliográfiai adatbázis, a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár adatbázisa szolgál a honosítás kiinduló adatbázisául. Szerencsés esetben tehát a könyvtár állományában található könyvek jelentős részének bibliográfiai leírása már készen van a honosítás elkezdésekor, ezért főként a példány adatok bevitelére kell összpontosítani.
Ismét leszögezzük, hogy az olvasószolgálati munkának nem feltétele a honosított bibliográfiai adatbázis léte, de természetesen könnyebb dolgozni egy minden tekintetben teljes adatbázissal.
A példány rekordban (ábra) három mező kitöltése fontos az olvasószolgálat szempontjából, a Kölcsönözhető, a Letétbeadható és az áLlomány, egy negyediké, a Dok. osztály-é csak ritkán szükséges.
Szándékosan marad ki a felsorolásból a rekord mezőinek többsége, hiszen azok az azonosításhoz (Azonosító, Leltári szám, Kötet, stb.), a beszerzéshez (Ár, Forrás, Szállító, stb.), a raktározáshoz (Raktár, raktári Jelzet, stb.) tartoznak elsősorban.
A Kölcsönözhető mező kódolt mező, három lehetséges értéke "igen", "nem" és "éjszakára". A "nem" választása kölcsönözhetetlenné teszi a példányt, az "igen" a kölcsönzés megengedését jelenti. Az "igen" értelmét a később ismertetendő könyvtár hozzáférési paraméterek árnyalják. Az "éjszakára" érték olyan példányoknál használható, amelyek egy általában nem kölcsönözhető állományba tartoznak (pl. kézikönyvek), azonban a könyvtár zárásától a következő nyitásig mégis kiadhatók az olvasóknak.
Az éjszakára kölcsönzés összes feltételének beállításához könyvtár hozzáférési paraméterek is tartoznak, továbbá a kölcsönzés és a visszavétel közben a különleges körülményekről szóló üzenetek is íródnak a képernyőre, ezért az említett helyeken visszatérünk a részletekre.
A Letétbeadható mező szintén kódolt mező, két lehetséges értéke "igen" és "nem". A mező "igen" értékre állítása teszi lehetővé a letétbe adást függetlenül a Kölcsönözhető mező tartalmától. Amennyiben léteznek kizárólag letét céljára szolgáló példányok, akkor ezeknél célszerű a Kölcsönözhető mező "nem" értékre állításával az előjegyzés kielégítésére való alkalmasságot is kizárni. A letéti rendszer nem természetes része a TextLibnek, hanem külön fizetendő kiegészítő program.
Megjegyzés:
- Az adatlapokon található mezők kitöltetlen állapotban általában a tartalmukkal összhangban semmiféle jelentést sem hordoznak. Van azonban a programban néhány olyan adatmező is, amely kitöltetlenül egy alapértelmezett értéket vesz föl. Ilyen pl. a "Kölcsönözhető" mező is: üresen hagyva a jelentése "igen". Mivel az alapértelmezett értékekről listát adni nem tudunk, és a szemléletesség is úgy kívánja, inkább a mezők kitöltését ajánljuk. Egyetlen kivétel talán az olvasók menüjének megadása, ennek elhagyásával egy kevés munkát lehet spórolni, a név pedig amúgy is csak a gyakorlott felhasználónak jelent valamit.
Állományokat és dokumentumosztályokat a rendszergazda hoz létre, a honosítást végző könyvtáros a listából választva tölti ki a mezőt.
Célszerű tehát az állomány honosításánál figyelembe venni az olvasószolgálati munka szempontjait is, hogy a példányok egyszeri feldolgozásával minden tekintetben teljes adatrekordok jöjjenek létre. Megjegyezzük, hogy a TextLibhez kiegészítésként tartozó MCSERE programmodul segítségével nagymennyiségű adatrekordban lehet mezőtartalmat egyetlen lépésben módosítani. Ilyen módon általában egyszerű egy mulasztás következményeit elhárítani, vagy a rendszerben beállott változást követni.
2.3. Az olvasók adatbázisa
Az olvasók adatait tartalmazó adatbázis kétféle módon jöhet létre: az olvasószolgálatos könyvtáros beiratással, a rendszergazda pedig adatbevitellel gyarapíthatja. A beiratkozással később foglalkozunk, most azt a módszert írjuk le, ahogy a rendszergazda az olvasószolgálati munka előkészítő szakaszában űrlapos adatbevitellel rögzítheti az olvasók adatait.
Rögtön le kell szögezni, hogy az esetek túlnyomó részében az adatbevitel nem helyettesítheti a beiratást, de jól előkészíti azt, tehát érdemes megcsinálni.
Alapfeltétel, hogy a várhatóan beiratkozni szándékozó olvasók adatai rendelkezésre álljanak, pl. a számítógép nélkül folyt kölcsönzés nyilvántartásában. A rendszergazda ennek használatával a beiratkozásnál szokásosan előforduló adatokat a rendszerbe rögzítheti. Egy fontos körülményt tekintetbe kell venni:
A kitöltendő adatok körét befolyásolja, hogy a számítógépes munka tervezett kezdő időpontja az olvasójegyek érvényességének fordulónapjára esik-e, vagy sem. (Ha az érvényesség folyamatos, akkor természetesen nem eshet fordulónapra az időpont.) Az első esetben - ha a kezdőnap egybeesik a fordulónappal - ugyanis az induláskor egyetlen olvasónak sem lesz érvényes olvasójegye, így mindegyiküknek beiratkozással kell kezdenie.
A második esetben lesznek olvasók, akiknek az indulás pillanatában érvényes olvasójegyük van, őket tehát nem szükséges az érvényesség megszüntéig beiratni. Akkor lesz a rendszer számára ismert e körülmény, ha az olvasó adatbázis építésekor az űrlapra a Beiratkozás és az éRvényes mező közül legalább az utóbbiba bekerül a megfelelő adat.
Fontos ismerni az olvasó adatlap kitöltése és a beiratás közötti lényeges eltérést: az adatlap rögzítése nem keletkeztet tartozást, a beiratás ellenben - ha a könyvtár úgy rendelkezik - igen. Ez a tény magyarázza, hogy miért nem szabad a fordulónapra tervezett indulás előkészítéseként az olvasók adatlapján a Beiratkozás és az éRvényes mezőt a rendszergazdának a majdani érvényesség dátumával kitölteni. Ha ugyanis megtenné, akkor a könyvtár megspórolhatná a régi olvasók beiratását, de elveszítené a beiratkozási díjat.
Foglalkozzunk itt azzal a kérdéssel is, hogy kikerülhető-e az olvasók adatbázisának előkészítése! Természetesen igen. Az olvasójegyek folyamatos érvényessége mellett várhatóan nem is vezet fennakadáshoz, hiszen az olvasójegyek lejárata időben többé-kevésbé egyenletesen eloszlik, mindig kevés lesz az új beiratkozó. Ha viszont az érvényesség fordulónapos, akkor a fordulónapot követően hosszú ideig minden olvasó új olvasó lesz.
Nézzük immár az adatlapot (ábra)
Vannak mezők, amelyek kitöltése magától értetődik, azokhoz nem adunk magyarázatot.
A magyarázandók közül az első kettő a Vonalkód és az Azonosító. E két mező azonos célú, de többnyire különböző tartalmú. Mindkettő az olvasó azonosítására szolgál, az első a nevével összhangban célszerűen valóban vonalkód, a második pedig az olvasó által szabadon választott azonosító. A kétféle azonosító különböző helyzetekben hasznos, bár mindkettő egyaránt használható minden olyan alkalommal, amikor az olvasó azonosítása a feladat. A vonalkód főként az olvasószolgálatos könyvtáros munkáját könnyíti: az olvasójegyre ragasztott cimke vonalkódolvasóval könnyen és gyorsan leolvasható, valamint egyértelmű azonosítást tesz lehetővé. Az azonosító ellenben - a jelszóval kiegészítve - az olvasók belépését segíti, hiszen az olvasótermi terminálokhoz nincs vonalkódolvasó kapcsolva, és természetesen a TextLib web szerveren keresztüli távoli eléréséhez használt számítógépeken sincs.
A tárgyalt előkészítő szakaszban a rendszergazda az Azonosító és a Vonalkód mezőt üresen hagyhatja.
A Jelszó mező a megszokottól eltérően működik: üresen hagyva is úgy viselkedik, mintha volna az olvasónak jelszava. A TextLib az olvasó programba lépésekor ilyen esetben is vár jelszót, ami az olvasó születési adata, az év a hónap és a nap 8 számjegye, szükség szerint bevezető nullával kiegészítve, és folyamatosan gépelve (pl. 19780517). Így automatikusan teljesül az a cél, hogy aki bizalmas adatokhoz is hozzáférhet, az jelszóval védett biztonságos módon használhatja csak a programot.
Amennyiben kitöltjük a jelszómezőt, akkor természetesen a beírt érték lesz az érvényes, erre a gyakorlatban azonban nincs szükség. Ugyancsak az újként bevitt jelszót kell használnia annak az olvasónak, aki saját maga módosítja azt az olvasói kezelőpult jelsZó gombjának megnyomása után egy általa választottra.
A Beiratkozás és az éRvényes mező már korábban szerepelt, így a Státusz a következő, amellyel foglalkozni kell. Kódolt mező, lehetséges értékei közül kettő használható adatbevitelkor, a "Normál" és a "Hírhedt". Az első nem szorul magyarázatra, az olvasók csaknem mindegyike ide sorolandó. Tulajdonképpen a hírhedt olvasók léte az egyik magyarázata az olvasó beviteli űrlap létezésének.
Amennyiben jogában áll a könyvtárnak hírből ismert, bizonyítottan rosszszándékú olvasókat a könyvtár használatától eltiltani, akkor annak a módja a hírhedtté nyilvánítás. Ha a rendszergazda már az ilyen olvasó első érkezése előtt kitölti az adatbeviteli űrlapot a "Hírhedt" értékkel, akkor ezzel eléri a kitiltást.
Az áLlományok mezőben megadható, hogy az olvasó a könyvtár mely állományait használhatja. Később, ha az olvasó olyan állományból akar kölcsönözni, amelyiknek a használatához nem szerzett jogot, akkor a könyvtáros erről egy figyelmeztető üzenetből értesül. Amennyiben az állományokban azonos a beiratkozási díj - általában 0, hiszen a beiratkozás a könyvtár egészére érvényes -, és az érvényességi idő is azonos, akkor célszerű minden olvasónak minden ésszerűen kínálkozó állományhoz használati jogot adni. Egy másik lehetőség az "áLlományok" megadását a beiratkozáskor, az olvasóval konzultálva elvégezni. Az állományok létrehozásáról és tartalmáról részletek a fejezetben találhatók.
A Kategória mező alkalmas az olvasóknak a könyvtár használata szempontjából azonos tulajdonságú csoportjainak meghatározására. A mező kitöltését a beiratkozásig nyugodtan el lehet halasztani. A kategóriák felállításának elvei részletesen a részben olvashatók.
Jótálló-ra csak meghatározott esetekben van szükség, kitöltésére általában csak a beiratkozáskor kerülhet sor.
A Menüje mező kitöltésével szabályozható a TextLibnek az olvasó számára mutatkozó arculata. Ha a rendszer használata engedélyezett az olvasók számára az olvasóterembe kihelyezett számítógépeken, csak akkor bír jelentőséggel e mező. Háromféle menü létezik: ON_MENU, OW_MENU és OLV_MENU. Az ON_MENU a nem beiratkozott olvasók menüje, akár általánosan ismert azonosítóval (pl. 'olvasó') és jelszó nélkül is használható. A másik kettő azonosított olvasók számára teszi lehetővé a TextLib használatát, eltérő lehetőségeket és jogokat nyújtva. A Menüje mezőt üresen hagyva az olvasó az alapértelmezett OW_MENU birtokába jut. Az olvasói menük tartalmáról és működéséről részletesen a 4. fejezet szól.
Az olvasók számára a rendszer használata a katalógusra, és a könyvtárral kapcsolatos saját adataik (kölcsönzések, díjak, határidők) áttekintésére szorítkozik. Ennél többet a program két helyen nyújthat: a levélírás és a nyomtatás tekintetében. A Jogai mező alkalmas kitöltésével lehet jogot adni az olvasónak a fenti két tevékenységhez.
2.3.1. Látogatók
A könyvtárba valószínűleg járnak be nem iratkozott olvasók is. És a beiratkozott olvasóknak sem kell feltétlenül mindig a saját azonosítójukkal belépni a TextLibbe. Ha csak keresni akarnak, akkor mindegy is, hogy ki az, akikeres.
Érdemes ezért felvenni egy (pl. 'Olvasószolgálat' nevű) fiktív olvasót, így bárki be tud lépni a rendszerbe ugyanazzal az azonosítóval (pl. "olvasó") .
Hogy belépéskor jelszót se kelljen megadnia, ebben a rekordban a Jelszó mezőbe a "!!!nincs!!!" értéket (idézőjelek nélkül persze) írjuk. Annak érdekéban pedig, hogy valóban csak a katalógust láthassa, a Menüje mezőben "ON_MENU" legyen.
Példánkban kitöltöttük a Vonalkód és az Azonosító mezőt is, hogy be lehessen lépni 'olvasó' és 'olvaso' azonosítóval is.
2.4. A könyvtár használatának szabályai
A könyvtár működésének legfontosabb célja az olvasók kiszolgálása. Ahhoz, hogy minden olvasó minden dokumentumhoz azonnal hozzájuthasson, minden dokumentum beláthatatlanul nagyszámú példányára lenne szükség. Ez a kívánság megvalósíthatatlan, olyan megoldást kell találni, amely mellett a könyvtár valamennyi dokumentuma tervezhető időtartamú várakozás után bármelyik olvasó számára elérhetővé válik.
A megoldás a határidők és díjak rendszere, amit összefoglalva a könyvtár használati szabályoknak vagy könyvtár hozzáférési paramétereknek nevezünk. Ez jogok adásával és kötelezettségek számonkérésével biztosítja a feljebb megfogalmazott kívánalom teljesülését.
A könyvtár használatának szabályai a könyvtárra, az olvasókra és a dokumentumokra vonatkoznak. Ahhoz, hogy a paraméterrendszer a valósághoz hű lehessen, éppen a valóságban létező fogalmakra kell értelmezni, vagyis a könyvtárra, az olvasókra és a dokumentumokra. Ennek érdekében a program olvasók és dokumentumok olyan csoportjainak definiálását teszi lehetővé, amelyekre a könyvtár működése szempontjából azonos szabályok vonatkoznak, és a szabályok leírásához padig táblázatokat ad.
Egy elméletileg talán létező esetben elegendő egyetlen, a könyvtár egészére érvényes táblázatban leírni a szabályokat. A valóságban azonban az olvasókat és a dokumentumokat is csoportokra kell osztani, hogy a több csoportnak olyan külön-külön táblázata lehessen, ami a speciális követelményeket tükrözi. A rendszer az olvasókat kategóriákba, a dokumentumokat pedig állományokba és dokumentumosztályokba engedi sorolni, illetve egyedi dokumentumok létét is tűri. A felsorolt - akár egyetlen elemű - csoportok létrehozásának akkor van értelme, ha a csoportokra jellemző paraméterrendszerek egymástól eltérnek.
2.4.1. Az olvasók csoportjai
A könyvtárat használó olvasók besorolásának többféle szempontja is lehet, itt most a könyvtári állományokhoz való hozzáférés az elsődleges. Az olvasók egy csoportját akkor nevezzük olvasói kategóriának, ha a csoport tagjai a könyvtárat azonos feltételek mellett használhatják. Más oldalról nézve: akkor érdemes olvasók csoportjai számára önálló kategóriákat létrehozni, ha az eltérő kategóriákban mások a könyvtár hozzáférési paraméterek.
Az olvasók csoportosításának egy lehetséges példája a fejezetben olvasható. Olvasói kategóriák létrehozására csak a rendszergazda jogosult, az olvasószolgálatos könyvtáros az elkészített olvasói kategóriákat beiratáskor használhatja. A rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / olvasói Kategória menüpontot elérve (ábra) a Megnevezése - tetszőleges, jellemzőnek gondolt név - és a Hozzáférési paraméterek önálló és/vagy áLlományonként illetve Dok. osztályonként megadásával készíti el az olvasók egy csoportját jellemző adattáblát.
A hozzáférési paraméterek jelentését és használati módját - mivel nemcsak az olvasói kategória adata, hanem jópár más helyen is előfordul a programban -, a pont foglalja össze.
Olvasói kategóriát keresni, majd módosítani szintén csak a rendszergazdának áll jogában a kereSés / köNyvtári adatok / olvasói Kategória menüpontból indulva.
2.4.2. A dokumentumok csoportjai
A könyvtárban található dokumentumok besorolásának többféle szempontja is lehet, itt most az olvasók hozzáférése az elsődleges. E tekintetben a dokumentumoknak háromféle csoportját különbözteti meg a rendszer:
A három csoport egymásnak fölérendeltje, éppen az előbbi felsorolással azonos sorrendben. Természetesen a hierarchia csak akkor érvényesül, ha egy dokumentum többféle besorolásban is részt vesz, vagyis pl. tagja állománynak és dokumentumosztálynak is.
A dokumentumok egy csoportját akkor nevezzük állománynak vagy dokumentumosztálynak, ha a csoport tagjaihoz a könyvtárat használók azonos feltételek mellett juthatnak hozzá. Más oldalról nézve: akkor érdemes dokumentumok csoportjai számára önálló állományokat vagy osztályokat létrehozni, ha az eltérő csoportokban mások a könyvtár hozzáférési paraméterek. Egy példány számára akkor érdemes saját hozzáférési paramétereket megállapítani, ha az valamilyen ok - muzeális értéke, egyedisége - miatt semmilyen más dokumentummal nem sorolható egy csoportba. Természetesen a kivételes kezelés elkerülésére létre szabad hozni e dokumentum számára egy egyetlen tagú állományt is.
Ha a hierarchikus viszony használatának lehetőségétől eltekintünk - vagyis kizárólag az egyiket használjuk a rendszerben -, akkor az állományok, a dokumentumosztályok és az egyetlen példányhoz kötött paraméter táblázat a programban egyenrangú és azonos módon kezelt táblázat. A csoportok használatának értelme tehát éppen akkor mutatkozik meg, ha egy dokumentum besorolása a vele azonos módon kezelni kívántak közé nem elegendő, mert pl. egyetlen példánya nem egyetlen darabból, hanem többől áll. Ilyenkor tehát amellett, hogy a dokumentum bekerül a megfelelő állományba, a megkülönböztetés céljából még dokumentumosztályba is be kell sorolni.
A dokumentumok csoportosításának egy lehetséges példája a fejezetben olvasható. Állományok és dokumentumosztályok létrehozására csak a rendszergazda jogosult, a könyvtáros az elkészített állományokat és dokumentumosztályokat a példányok bevitelekor használhatja, az egyetlen példányhoz tartozó paraméter táblázatot viszont könyvtáros is kitöltheti. A rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / áLlomány menüpontot elérve (ábra) a Megnevezése - tetszőleges, jellemzőnek gondolt név - és a Hozzáférési paraméterek önálló és/vagy Olvasói kategóriánként megadásával készíti el a dokumentumok egy csoportját jellemző adattáblát.
A dokumentumosztályok beviteléhez a rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / dokUmentumosztály menüpontot használhatja.
A hozzáférési paraméterek jelentését és használati módját - mivel nemcsak az állományok adata, hanem jópár más helyen is előfordul a programban -, a pont foglalja össze. Állományt és dokumentumosztályt keresni, majd módosítani szintén csak a rendszergazdának áll jogában a kereSés / köNyvtári adatok / áLlomány illetve dokUmentumosztly menüpontból indulva.
2.4.3. A könyvtár hozzáférési paraméterrendszer
A csoportok egymással egy nagyon egyszerű hierarchikus viszonyban állnak: az olvasók csoportjai egyenrangúak egymással valamint a dokumentumok csoportjaival, és valamennyien fölérendeltjei a könyvtárnak. A fölérendeltség azt jelenti, hogy a több helyen is megadott paraméterek közül az érvényesülés helyéhez közelebbi számít a következőkben ismertetendő algoritmus figyelembe vételével. Vagyis pl. egy kölcsönzéskor az olvasó kategóriájában illetve a dokumentum állományában megadott paraméterek a meghatározók. Ugyanakkor bármely csoport táblázatának hiányos kitöltésekor a könyvtár táblázatának megfelelő adata válik érvényessé a csoport számára. Megengedett, sőt követendő módszer tehát az általános érvényűnek szánt paramétereket egyetlen helyen, a könyvtár táblázatában leírni, hogy a várhatóan bonyolult rendszer áttekinthetősége javuljon.
Az olvasók és a dokumentumok csoportjai közötti lehetséges viszonyt tovább bonyolítja az a tény, hogy egy kiválasztott csoport olvasója a könyvtár több különböző csoportba sorolt dokumentumát is használni akarhatja, és megfordítva, egy adott csoport dokumentumait különböző csoportokba tartozó olvasók kérhetik. Adódik a kérdés: az olvasó vagy a dokumentum besorolása szerint érvényes paraméterek lesznek meghatározók az ilyen esetekben?
Egyik válasz sem lenne elfogadható. Éppen a paraméterrendszer létének jelentősége veszne el, ha vagy-vagy válasz születhetne. Hiszen ha pl. az olvasó csoportja számára meghatározott paramétereket tekintenénk elsődlegesnek, akkor közömbös lenne a dokumentumok csoportosítása, ha pedig a dokumentumok lennének meghatározók, akkor fölösleges lenne az olvasókat csoportosítani.
Természetesen a program gondoskodik a megoldásról, kétféleképpen is. Az első megoldásban egy tetszőlegesen választott olvasói csoportnak a hozzáférését egy szintén tetszőlegesen választott dokumentum csoporthoz külön paraméter táblázatban lehet leírni. A második esetben pedig - a külön táblázat hiányában - a program kiszámítja az odatartozó értékeket.
A számítás egyszerű aránypárral történik. Az arányosság meghatározásának kiindulópontja az egész könyvtárra érvényes paraméter és a kiválasztott dokumentum csoportban érvényes paraméter viszonya. Ennek alapján a következő aránypár írható fel:
Px / Polvcsop = Pdokcsop / Pkvt
| Px | az ismeretlen paraméter |
|---|---|
| Pkvt | a paraméternek a könyvtárra érvényes értéke |
| Polvcsop | a paraméternek az olvasó csoportjában érvényes értéke |
| Pdokcsop | a paraméternek a dokumentum csoportjában érvényes értéke |
2.4.3.1. Aránypáros módszer
Könnyű belátni, hogy az ismeretlen paraméter értéke nem változna, ha kiindulásként a könyvtárban érvényes paraméter és a kiválasztott olvasói csoportban érvényes paraméter értéke szolgálna. A hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben a program aránypárral határozza meg egy paraméter értékét, aránypáros módszernek nevezzük.
2.4.3.2. Köztes táblázatok módszere
Bár a számítás nem bonyolult, nem mindig könnyű előre látni az eredményül adódó értéket. Célszerűbb tehát az olvasók csopotjainak mindegyikéhez dokumentum csoportonként külön táblázatot létrehozni. Így ha az olvasók csoportjainak száma m, és a dokumentumok csoportjainak száma n, akkor a könyvtár táblázatával együtt összesen 1+m+n+m*n azaz (m+1)*(n+1) táblázat kitöltése válhat szükségessé. A hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben az aránypár kikerülésére az olvasók és a dokumentumok csoportjainak néhány (esetleg minden) lehetséges párosításához külön táblázatot készítünk, köztes táblázatok módszerének nevezzük.
2.4.3.3. Elkerülő módszer
Egy harmadik lehetséges - és a gyakorlatban jól bevált - technika szerint a táblázatok adatait csoportosítva elkerülhető az aránypárral számítandó érték. Az olvasókhoz tartozó paraméter táblázatokban kitöltött mezőket a dokumentum csoportokhoz tartozókban következetesen kitöltetlenül kell hagyni, és fordítva. Pl. a beiratkozással kapcsolatos adatokat (beiratkozási díj, olvasójegy érvényessége) célszerű az olvasói kategória táblázatában megadni, a kölcsönzés adatait (kölcsönözhető darabszám, kölcsönzési díj és határidő, hosszabbítások száma, stb.) pedig az állomány táblázatában. A fejezet a hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben az olvasók csoportjaiban csak olyan értékeket adunk meg, amelyeket a dokumentumok csoportjában kihagyunk, elkerülő módszernek nevezi. Bár ennek a módszernek a technikája más, mégis könnyen belátható, hogy a paraméterekre adódó végeredmények tekintetében megegyezik az aránypáros módszerrel.
Megjegyzés:
- Nem beszéltünk arról, hogy milyen paraméterek érvényesülnek akkor, ha nem a kategória vagy az állomány táblázata hiányos vagy hiányzik, hanem maga a kategória vagy az állomány hiányzik. Vagyis ha egy kategorizálatlan olvasó egy állományba nem sorolt példányt kölcsönöz. A válasz kézenfekvő: a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában megadott értékek a mértékadók.
- Más a helyzet, ha a viszony aszimmetrikus, ha kategóriába tartozó olvasó állományba sorolatlan dokumentumot vagy kategorizálatlan olvasó állományba sorolt dokumentumot visz el. Ezekben az esetekben nem áll rendelkezésre adat az aránypár felállításához, nincs mód számolgatásra. Ezért vagy az olvasó vagy a dokumentum csoportjában kitöltött táblázat érvényesül, azé, amelyiké létezik. Természetesen a létező táblázat üresen hagyott mezőire érvényes az öröklődési szabály, tehát mintha a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" űrlapjának értékeit írtuk volna oda is.
2.4.3.4. A hozzáférési paraméterek táblázata
A hozzáférési paraméterek táblázata az eddig említett csoportok mindegyikében felbukkan: van táblázata a könyvtárnak, az olvasók csoportjainak, a dokumentumok csoportjainak és táblázatok egymásra hatásaként is létrejöhetnek újabb táblázatok. A hozzáférési paramétereket tartalmazó űrlapok csaknem azonosak, az eltéréseket és okukat külön ismertetjük.
A legtöbb adat a rendszergazda menü Rendszer / könyvtárunk Adatai menüpontból nyíló űrlap Paraméterek mezőjében található (ábra), legyen tehát ez a táblázat bemutatásának kiindulópontja.
A következőkben az egyes mezők jelentését foglaljuk össze. Az a paraméterek érvényességét a függelékben szemléltetjük.
Ügyfélazonosítás módja
Normál vagy biztonsági. Utóbbi használatát nem javasuljuk.
Beiratkozási díj
Beiratkozási díj, értelmezett a könyvtár egészére, olvasói kategóriánként és - a példány kivételével - dokumentum csoportonként is.
Maximális értéke 9999 Ft lehet, és természetesen a 0 is megengedett. A program beiratkozáskor és a lejárt olvasójegy érvényesítésekor is ugyanezt az összeget számítja fel.
Beiratkozás típusa
A beiratkozás típusa kétféle lehet:
- folyamatos: a beiratkozás érvényessége a beiratkozás napjától a beállított érvényességi időtartam leteltéig tart
- fordulónapos: a beiratkozás érvényessége a beiratkozás napjától a fordulónap eljöveteléig tart
Olyan esetben célszerű fordulónapot kijelölni, amikor a könyvtár használata amúgy is valamilyen egyéb jogosultsághoz kapcsolódik (pl. egyetemi hallgatói jogviszonyhoz), egyébként a folyamatos az ajánlott.
1.Olvasójegy
Kódolt mező, két leheteséges értéke "ingyenes" és "térítendő". A beiratkozáskor kiadandó olvasójegyre vonatkozik, a beállításnak megfelelően ez lehet ingyenes, vagy a később sorra kerülő Olvasójegy ára mezőben megadható árú.
Érvényességi Idő
Ha a beiratkozás típusa folyamatos, akkor az érvényesség időtartama az itt beállított időtartam.
Maximális értéke 999 nap. A 365 nap pontosan egy évet jelent, függetlenül attól, hogy szökőév februárja következik, vagy sem. A február 28-i és február 29-i beiratkozás egyaránt a következő év február 28-ig érvényes, még akkor is, ha éppen a második év a szökőév.
A beiratkozás lejártának napja eshet a könyvtár munkaszüneti napjára.
Fordulónap
Ha a beiratkozás fordulónapos, akkor ezen a napon minden beiratkozás érvényessége megszünik.
Évet, hónapot és napot kell megadni, így egy éven belül akár több fordulónap is kijelölhető. Természetesen a fordulónap elérkezése után azonnal szükséges az új lejárati nap megállapítása.
Kölcsönözhető
A le nem zárt (vissza nem vett) kölcsönzések dokumentum csoportonként és olvasói kategóriánként megengedett maximális száma.
A megadható legnagyobb érték 999 lehet. A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" között, vagy ha azt felül akarjuk bírálni, akkor az olvasó kategóriájában megadott érték a könyvtár összes állományából egyidejüleg kölcsönzés alatt álló dokumentumok számát korlátozza. Ugyanakkor az állományok táblázatába külön-külön is beírhatunk határértékeket, vagy üresen is maradhat a rovat. A program a következő módon használja a beírt számokat: az állományokból egyenként megengedi elvinni a beírtakból kiszámítható darabszámot, mindaddig, amíg összegük meg nem haladja a könyvtárból összesen kölcsönözhetők számát.
időTartam
A kölcsönzés időpontja és a visszavétel - hosszabbítás és késés nélküli - megengedett legkésőbbi időpontja közötti időtartam.
A kölcsönzés időtartama maximum 9999 nap (több mint 27 év) lehet. A visszahozatalra felszólító levél elkerülésének egyetlen lehetséges módja a nagyon hosszú kölcsönzési idő megengedése.
A 30 naposra vagy annak egész számú többszörösére tervezett időtartam a program számára egész hónapokat jelent, tehát a lejárat napja a következő hónapban vagy hónapok valamelyikében pontosan a kölcsönzés napjára fog esni. Kivételt jelentenek természetesen a hosszú hónapok utolsó napjai, a január 31-én 30 napra elvitt dokumentum visszahozatali határideje március 2. lesz, ha az év nem szökőév.
kölcsönzési Díj
A dokumentum egy példányának kölcsönzési díja.
Ahhoz, hogy az együtt kiadható többkötetes művek kölcsönzési díjának összege ne legyen magasabb az egyköteteseknél, külön beavatkozásra van szükség. Legegyszerűbben egy olyan önálló dokumentumosztályba sorolva érhető el a cél, amelyben a kölcsönzési díj a kötetek számával arányosan csökken: a két köteteseknél fele, a három köteteseknél harmada a szokásosnak.
A kölcsönzési díj maximális értéke 9999.- Ft lehet.
kéSedelmi díj
A kölcsönzési határidő lejárta után fizetendő díj. A program a késedelmes napok közé a következő Csak munkanapra nevű paraméter beállításával összhangban számítja be a munkaszüneti napokat.
A késedelmi díj maximális értéke 9999.- Ft lehet.
Csak munkanapra
A kölcsönzés lejárati napja és a késedelmes visszahozatal napja között eltelt időbe a rendszer vagy beleszámítja a munkaszüneti napokat, vagy nem. Előbbi a mező üresen hagyásával érhető el, utóbbi pedig megjelölésével. A beállítás a kéSedelmi díj összegét befolyásolja.
Letét
Egyes dokumentumok kölcsönzésekor fizetendő, visszavételkor pedig az olvasónak visszajáró összeg.
A könyvtár az erősen féltett dokumentumok kiadásakor a visszahozatal garanciájaként maximum 99999.- Ft letétet kérhet.
A letét megfizetésekor az olvasónak negatív tartozása képződik, az összeg tehát a visszaadáskor visszajár.
Hosszabbítás (max)
Hosszabítások maximális száma. A megengedett legnagyobb értéke 99.- Ft lehet.
Figyelem! A csak zárva tartás idejére elvihető dokumentumok kölcsönzési határideje nem hosszabbítható.
Hosszabbítás Intervalluma
A hosszabbítási kérelem az itt beállított időtartammal hosszabbítja meg a kölcsönzési időt (a mai naphoz képest).
Egy hosszabbítás legfeljebb 9999.- Ft nappal tolhatja el a visszahozatal határnapját.
A hosszabbításkor adódó új lejárati nap nem eshet a könyvtár munkaszüneti napjára, ezért az azt követő első munkanapra állítja azt a program.
üZemmód új olvasónál
Az olvasószolgálatos a visszavétel és a hosszabbítás között egy üzemmód kapcsoló beállításával választhat. Az itt megjelölt módtól függően új olvasó érkezésekor a rendszer vagy az előző olvasónál beállított módon működik tovább, vagy automatikusan visszavételre vált.
Türelmi idő
A paraméter a kölcsönzés lejártát követően kiküldhető 1. felszólítás időpontját módosíthatja. A program a legelső késedelmi napon kész a felszólító levél nyomtatására, ha türelmesebbek kívánunk lenni az olvasóval, akkor a levél kiküldésének időpontját későbbre halaszthatjuk. A rendszer a türelmi idő lejártáig is felszámítja a késedelmi díjat. A második felszólítás időpontja természetesen nem a kölcsönzés lejárati napjától, hanem a türelmi idő letelte után elküldött első felszólítás napjától számítódik ki.
A türelmi idő beállításával csak az 1. felszólítás időpontja tolható el, a továbbiaké nem, mértéke legfeljebb 99 nap lehet.
Büntetőszorzó
A paraméter a valamennyi dokumentumtípus példány űrlapján látható Kölcsönözhető mező "éjszakára" értékéhez kapcsolódik. Az éjszakára - illetve pontosabban zárástól nyitásig - kölcsönzés a szokásosan nem kölcsönözhető dokumentumok kiadásának kivételes esete. Ilyenkor a könyvtár az egyébként elvártnál szigorúbban követeli meg a visszahozatal pontosságát, és a KéSedelmi díj mezőbe írt érték többszörösét rója ki, ha az olvasó mégis késik. E mezőben adhatjuk meg a sokszorozás mértékét.
Figyelem! A büntetőszorzó alapértelmezett értéke 10. A mezőt üresen hagyva tehát a szokásos késedelmi díj tízszeresét fizeti naponta az az olvasó, aki nyitásra ígéri a dokumentum visszahozatalát, de nem teljesíti. Ki kell tölteni a mezőt, ha ettől el akarunk térni.
Felszólítás (max)
A kölcsönzés vagy a díj tartozás határidejének lejárta után az olvasó meghatározott számú felszólítást kap a dokumentum visszaszerzése illetve a pénz megfizettetése érdekében.
A késés miatti felszólítások maximális száma 99 lehet, legkisebb értéke pedig 2, még ha ennél kevesebbet próbálunk is beírni. A felszólításokat elkerülni nem lehet, csak késleltetni egy nagyon hosszú kölcsönzési határidő megadásával.
Figyelem! A csak zárva tartás idejére elvihető dokumentumok visszahozatalára a beállítástól függetlenül egyszer szólítja fel a könyvtár az olvasót, azután a perlés következik.
Periódus
A felszólítások közötti időtartam.
Két felszólítás között maximum 9999 nap telhet el. A következő felszólítás esedékességének napja nem eshet a könyvtár munkaszüneti napjára, ezért automatikusan az azt követő első munkanapra tolódik.
A visszahozatalt sürgető első felszólítás esedékességének napja a kölcsönzés határidejéből és a türelmi időből adódik, ezután a felszólítások közötti időtartam elteltének kiindulópontja mindig a korábbi felszólítás kiküldésének napja.
Hosszabbításkor újraindul
Ez a paraméter a lejárt határidejű kölcsönzéseket követő hosszabbításokkal foglalkozik. A probléma: mi történjen, ha az olvasó, aki visszahozatali felszólítást kapott, nem adja vissza a dokumentumot, hanem ahelyett meghosszabbítja a kölcsönzés határnapját?
Amikor a négyzet jelöletlen állapotú, akkor ha a hosszabbítás után még mindig elmarad a visszahozatal, a felszólítások sorszámozása folyamatos marad.
Amikor azonban jelölt, akkor minden újabb hosszabbítás - és persze újabb késés - után az első felszólítás következik. Így tehát a beállítással késleltetni lehet az utolsó felszólítás elérkezését.
A lejárt határidejű kölcsönzést követő hosszabbítás természetesen nem törli a késés miatt keletkezett tartozást, de a tartozás növekedését szünetelteti.
Kártérítésre
Ez a paraméter is a késéshez kapcsolódik. Amennyiben az utolsó visszahozatali felszólítás is eredménytelen marad, akkor a továbbiakban a könyvtár a dokumentum árát várja az olvasótól. A követelésről akkor készül fizetési felszólítás - a térítési díj megállapítását követően - , ha a négyzetet jelöletlenül hagyjuk, és akkor nem, ha jelöltté tesszük.
Felszólítás módja
A felsőoktatási intézmények könyvtárainál merül fel az igény, hogy a náluk napi gyakorisággal megjelenő hallgatókkal nem célszerű levelezni.
Az ilyen olvasók vonatkozásában elegendő egy - akár napi gyakorisággal készíthető - lista, amelyen az éppen késedelmes olvasók adatai szerepelnének, és amelyet a kölcsönző könyvtáros segédeszközként használhatna, vagy amely akár közszemlére is tehető.
könyvtárközi küLdés díja
Könyvtárközi kölcsönzéskor a dokumentum elküldésének díja (a rendszer nem kezeli).
könyvtárközi kéRés díja
Könyvtárközi kölcsönzéskor a dokumentum elkérésének díja (a rendszer nem kezeli).
Olvasó ismert?
A könyvtárközi kölcsönzéskor beírható a kérő olvasó neve. A paraméter értékén múlik, hogy a program kéri-e a mező kitöltését, vagy szó nélkül megengedi üresen hagyni. Amikor a mező jelölt állapotú, akkor a kitöltetlenül hagyott mezőre a program a
szövegű üzenettel reagál.
A partner könyvtár kéréskor közölheti az olvasó nevét, és küldéskor vissza is kaphatja. Ilyen módon keresgélés nélkül egyszerűen értesíthető az olvasó. Ha a kérő könyvtáraj várhatóan megadják az olvasó nevét, akkor a mezőt célszerű jelöltté tenni.
előjegyzés díJa
Dokumentum előjegyzésének díja, maximum 999.- Ft.
előjegyzés érVényessége
Az előjegyzett dokumentumot beérkezése után a könyvtár a beállított ideig félreteszi az olvasó számára. A beírható legnagyobb érték 999 nap.
előjegyzés iNtervalluma
Az előjegyzés megtörténte után a könyvtár a beállított ideig várja és figyeli a dokumentum beérkezését. A beírható legnagyobb érték 999 nap.
SDI Futtatási díj
Az SDI (témafigyelés) kérés egyszeri futtatásának díja.
Találatonként
A témafigyelés eredményéről küldött lista találatonkénti díja.
Postaköltség
Az olvasónak küldött levél postaköltsége.
A beírható legnagyobb érték 999.- Ft.
Olvasójegy ára
Az olvasójegy elkészítésének díja.
A beírható legnagyobb érték 9999.- Ft.
Xerox-díj
Másolás oldalankénti díja (a rendszer nem kezeli)
Mikrofiche-díj
Mikrofiche készítés díja (a rendszer nem kezeli)
mikroFilm-díj
Mikrofiche készítés díja (a rendszer nem kezeli)
Látogató%
A standard forgalmi statisztika segédadata. A tapasztalati szorzóval a rendszer a kölcsönző, hosszabbító és visszahozó olvasók számából becsüli a könyvtárba látogató összes olvasó számát.
Hosszabbítás
A standard forgalmi statisztika segédadata. A mező értéke alapján a standard forgalmi statisztika a hosszabbításokat vagy a kölcsönzések közé számítja, vagy figyelmen kívül hagyja.
Rendkívüli Zárva tartás min. hossza
A paraméter azoknak a határnapoknak a kiszámítására van hatással, amelyek nem eshetnek munkaszüneti napra (pl. a kölcsönzés lejártának napja).
Ha a könyvtár munkaszüneti napjai között egy hosszabb zárva tartási időszakot jelölünk be, akkor a nyitás napján sok visszahozatalra kell számítani, mivel az egyébként a munkaszüneti napokra eső visszahozatali határnapokat a rendszer eltolja. A torlódás elkerülésében hasznos a paraméter: ha a visszahozatali határnap egy hosszabb zárva tartási időszakba esik, akkor a program a lejárati napot nem a nyitás napjára tolja, hanem a zárva tartás figyelembe vétele nélkül adódó időponthoz a teljes zárva tartás idejét hozzáadja. És hogy mit tekintsen a TextLib hosszabb zárva tartási időnek, azt a paraméter határozza meg.
Például legyen a paraméter értéke 15 nap, a tényleges zárva tartás pedig 20 nap. A kölcsönzések határideje az eredetileg számolthoz képest 20 nappal, a tényleges zárva tartás időtartamával fog megnőni.
Tezaurusz
A paraméternek nincs köze az olvasószolgálati munkához.
Megjegyzés:
- Egyes paraméterek értéke az olvasószolgálati munka során a megfelelő űrlapon módosítható.
- Az időtartamok és határidők lejáratát a beállított munkaszüneti napok módosíthatják.
- Az időtartamok és határidők lejárata - az olvasójegy érvényességének megszünése kivételével - utáni feladatokra a rendszer nem figyelmeztet, a könyvtáros a megfelelő tranzakciók kezdeményezésével értesül a teendőről. (felSzólítás visszahozatalra, fiZetési felszólítás, térítési Díj megállapítása, Perlés, érTesítés elvihetőkről, Előjegyzés törlése, elévüLt előjegyzések, Félretettek felszabadítása)
Az eddigi tisztán elméleti fejtegetés szárazsága és a hozzáférési paraméter táblázatok számának riasztóan magas száma miatt indokoltan ébred ellenszenv a paraméterrendszerrel szemben. Itt az ideje tehát, hogy néhány gyakorlati példa csillapítsa az ellenérzéseket.
2.4.4. Példa az olvasók és a dokumentumok csoportosítására
... továbbá a hozzáférési paraméterek használatára
Az előző fejezetben leírt elvek szerint 3 módszeren és azok tetszőleges keverékén alapulhat a kidolgozott hozzáférési paraméterrendszer. Akár mindegyik paraméternél érdemes mérlegelni a megadás módját, hacsak a rendszer nem zárja ki a tetszőleges választást. A döntéshez egyetlen szempontot kell tekintetbe venni: akarunk-e az állományok használatában olvasói kategóriánként eltérő jellemzőket érvényre juttatni? Ha igen, akkor nem használható az elkerülő módszer, hanem az aránypáros vagy a köztes táblázatok módszere választható.
A példákban az olvasói kategóriák és a dokumentum állományok nevei nem valóságosak, legfeljebb véletlenül felelnek meg egy-egy könyvtárban, és a paraméterek kitalált értékei sem tekinthetők irányadónak
Emlékezzünk, hogy a paraméter táblázatok csaknem mindegyikét rendszergazdaként tölthetjük ki. Bár a hozzáférés elveinek és a táblázatok konkrét értékeinek meghatározása főként könyvtárosi feladat, a korlátozás mégis indokolt, és a véletlen vagy meggondolatlan változtatások elleni védekezést szolgálja.
Elsőként tekintsük a rendszergazda menüben található Rendszer / könyvtárunk Adatai pontból nyíló "Könyvtárunk adatai" űrlap Paraméter mezőjének részletezésével kapható "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatát! Ez az olvasószólgálati munkában ismert összes paramétert tartalmazza, a legtöbbjét kötelező mezőben. Nem lehet tehát a mező üresen hagyásával 0 értéket megadni, hanem csak a beírt 0 jelent valóban nullát. A kötelezőség érthető, hiszen ez a paraméterrendszer kiindulópontja, az itt megadott értékekből számítással vagy öröklődéssel származtatja a program mindazokat, amelyeket az olvasói kategóriák és a dokumentum csoportok táblázataiban szándékosan üresen hagyunk.
A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" központi szerepét kihasználhatjuk a paraméterrendszer egyszerűsítése céljából. Egy nagyon szerencsés esetben sem az olvasók sem a dokumentumok között nem kell különbséget tenni olvasószolgálati szempontból. Ekkor elegendő ennek az egyetlen táblázatnak a kitöltése. Ha az olvasók kerülhetnek egyetlen kategóriába, akkor annak létrehozása helyett az összes olvasóra érvényes paraméter megadásának helye legyen ugyanez a táblázat. A hozzáférési paraméterrendszer szimmetrikus felépítéséből következően ugyanez igaz, ha a dokumentumok állományba sorolása felesleges.
A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" alkalmasak arra is, hogy az olvasószolgálati munka által érintett olvasók és dokumentumok zömének ezen az egyetlen helyen írhassuk le a paraméter táblázatát. Több olvasói kategória és állomány léte sem zárja ki, hogy az olvasószolgálati forgalom nagy része egyetlen olvasói kategória és egyetlen állomány forgalma legyen. Ekkor ezeknek az adatait célszerű itt megadni. A paraméterrendszer egyszerűbbé válása mellet így megspórolható ezeknek az olvasóknak a beiratásakor a kategóriába sorolás. Ugyanakkor a kiválasztott nagyforgalmú dokumentum csoport állományba sorolását valószínüleg nem érdemes elhagyni, mert akkor a program nem képes az állományonkénti egyenleg megmutatására (lásd pont).
Következzenek a példák, haladjunk az egyszerűtől az összetettebb rendszer felé!
2.4.4.1. Mindenki és minden egyenrangú
Legelső és legegyszerűbb példánk is valóságos talán. Könnyen lehet, hogy egy intézményi szakkönyvtár minden olvasója azonos feltételekkel férhet hozzá az állomány minden darabjához. Nem szükséges tehát sem az olvasókat sem a dokumnetumokat csoportosítani.
Előnyös ez a megoldás, mert
- nem kell olvasói kategóriákat és dokumentum állományokat létrehozni,
- honosításkor elmaradhat a példányok állományba sorolása,
- beiratáskor nem is látszik sem az olvasói kategória sem az állományonkénti beiratkozás mezője, így kitöltésükre sor sem kerülhet.
Egy ilyen könyvtár használatának szabályai egyetlen helyen, a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában leírhatók (ábra).
Néhány paraméter értéke szokatlannak tűnhet, de megvan a magyarázat:
- A könyvtárat az intézmény dolgozói használhatják, beiratkozási díj-at nem kérünk.
- A könyvtári tagság a munkaviszonnyal együtt érvényes, a nagyon távoli fordulónap miatt senkinek nem jár le az olvasójegye.
- A kölcsönzött könyvek a munkához szükségesek, ez indokolja az elvihetők magas számát.
- Ugyanez az oka a csaknem 27 és fél éves kölcsönzési idő-nek is, ...
- ... és ha még ez sem elég, újabb 27 és fél évvel meghosszabbítható.
- A felszólítások száma és periódusa ezek után jelképesnek tekinthető, de emlékezzünk: a rendszer akkor is készítene felszólító levelet, ha ide 0-t írnánk.
2.4.4.2. Elsöprő többségben
Második példánkban az olvasószolgálati forgalom túlnyomó részét az egyik olvasói kategória tagjai bonyolítják le egyetlen állományban. Van több olvasói és dokumentum csoport is, de azok ehhez képest mellékesek.
Legyen a kiemelt kategória a felnőtt olvasók csoportjáé, a legfontosabb állományrész pedig a kölcsönözhető könyveké. A paraméterrendszert úgy építjük fel, hogy a felnőtt olvasóknak a kölcsönözhető könyvek használatára vonatkozó szabályait a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában írjuk le (ábra).
A két kiemelt csoport számára nem kell sem olvasói kategóriát sem állományt létrehozni. Akkor fog ez a táblázat a terveink szerint működni, ha a felnőtt olvasókat nem soroljuk be egyetlen olvasói kategóriába sem, és az állományonkénti beiratáskor nem is keressük - hiszen nincs is - a kölcsönözhető könyvek állományát. Természetesen a példány adatok bevitelekor is üresen kell hagyni az áLlomány mezőt. E rendszerben a két legfontosabb csoport csak a képzeletben létezik, és az azokba tartozást éppen az információ hiánya mutatja: a kategorizálatlan olvasó a felnőtt olvasók kategóriájába, az állományba sorolatlan példány pedig a kölcsönözhető könyvek állományába tartozik.
A többi olvasói és dokumentum csoport számára természetesen létre kell hozni a kategóriákat és állományokat, és azoknál már nem lehet elkerülni sem beiratáskor sem pedig a példányok bevitelekor a szükséges műveleteket. Akkor érdemes tehát ezt a módszert követni, ha sok munkát lehet spórolni a két kiemelt csoport egyszerűbb kezelésével, vagyis ha a többi csoport száma csekély. És mivel hátrányai is vannak ennek a takarékos változatnak, még inkább indokolt a körültekintés. Összefoglalva:
Az előnyök:
- Kevesebb olvasói kategóriát és állományt kell létrehozni.
- Mellőzhető a legnagyobb olvasói csoport kategorizálása és a legnagyobb dokumentum csoport állományba sorolása.
A hátrányok:
- A legnagyobb olvasói és dokumentum csoport csak a képzeletben létezik.
- Az egyik - éppen a legfontosabb - állomány hiánya miatt az olvasói állapot állományonkénti részletezésére nincs mód.
Kiegészítésként hozzunk létre egy-egy olvasói kategóriát és állományt, mondjuk a nyugdíjas olvasókét és a videokazettákét. Ekkor létrejöhet a korábban már említett aszimmetrikus szerkezet: kategorizálatlan olvasó (felnőtt) kölcsönözhet állományba sorolt dokumentumot (videokazettát) vagy kategóriába sorolt olvasó (nyugdíjas) kölcsönözhet állományba nem tartozó dokumentumot (kölcsönözhető könyv). A két új csoport táblázatának kitöltéséhez tudnunk kell, hogyan viselkedik a rendszer ebben a helyzetben.
Emlékezzünk a pontra! Ilyenkor vagy az olvasó vagy a dokumentum csoportjában kitöltött táblázat érvényesül, azé, amelyiké létezik. Természetesen a létező táblázat üresen hagyott mezőire érvényes az öröklődési szabály, azaz mintha a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" űrlapjának értékeit írtuk volna oda is. Így mindössze két táblázatot kell elkészítenünk annyi adattal, amennyi eltér a könyvtár egészére megadottól (ábra és ábra). A létrehozás technikájában közös, hogy a kiinduló adatlap két mezőjét, a Megnevezése és a Hozzáférési paraméterek mezőt töltjük ki.
A táblázat mezőinek többsége üres, ami azt jelenti, hogy elfogadjuk a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában beállított értékeket. Kizárólag a beiratkozási díjjal és az olvasójegy árával foglalkozunk, a nyugdíjas olvasóknak ugyanis képzeletbeli könyvtárunkban kedvezmény jár. Amennyiben e kategória tagjainak a kölcsönözhető könyvek használatában a felnőtt olvasókétól eltérő feltételeket szeretnénk szabni, akkor a példában sorra kerülő megoldást kellene választani.
Még egy megjegyzés: az "Olvasói kategória hozzáférési paraméterei" című táblázatban már jól látszik jópár adat hiánya. Hiányoznak azok, amelyek kategóriákra bontott megadását a rendszer nem engedi, pl. a postaköltség vagy a tartozások rendezéséről szóló rendelkezés. De hiányzik a könyvtárközi küLdés díja is, mert az itt értelmetlen lenne.
Most már kevesebb mezőt hagyunk üresen, mert a videokazetták használatára a könyvekétől eltérő feltételeket akarunk szabni. A csak elképzelt felnőtt és a valóban létrehozott nyugdíjas olvasói kategóriába tartozó összes olvasó számára közös díjakat és határidőket állapítunk meg ebben a táblázatban. A két kategória számára a végeredmény azonos, de az azonosság oka más:
- A felnőtt olvasóknak nincs saját táblázata, azért vonatkozik rájuk maradéktalanul a videokazetták paraméterrendszere, mert kategorizálatlan olvasóként használják a videó állományt.
- A nyugdíjas olvasók ugyan rendelkeznek saját táblázattal, de abban üresen hagytuk a mezők többségét, ahogy azt a korábban definiált elkerülő módszer szerint tenni kell.
Amennyiben a kategóriák azonossága az állomány használatában nem felel meg, akkor a fejezetben olvasható változatot kell alkalmaznunk.
Még egy megjegyzés: az "Állomány hozzáférési paraméterek" című táblázatban már jól látszik jópár adat hiánya. Hiányoznak azok, amelyek állományokra bontott megadását a rendszer nem engedi, pl. a postaköltség vagy a tartozások rendezéséről szóló rendelkezés. De hiányzik a könyvtárközi kéRés díja is, mert az itt értelmetlen lenne.
2.4.4.3. Több olvasói kategória, több állomány, egyenrangúan
Harmadik példánkban nem tudunk vagy nem akarunk sem olvasói kategóriát sem állományt kiemelni a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatába, így annak jelentősége csökken, de kötelezősége változatlan. Célszerű tehát olyan értékekkel feltölteni, amelyek a lehető legtöbbször felelnek meg örökölt adatként a kategóriák és az állományok táblázatában.
A fejezet címében írt egyenrangúság azt jelenti, hogy nem kívánunk egyetlen állomány használatában sem eltérő feltételeket szabni a különböző kategóriákba sorolt olvasók számára. Látszik, hogy tervünk megvalósításához leginkább az elkerülő módszer felel meg, amelyben a kategóriák táblázatában kitöltendő mezőket az állományoknál rendszeresen üresen hagyjuk, és viszont. Az elvek leszögezése után csupán az űrlapok kitöltése van hátra. Kezdjük a könyvtáréval
A táblázat azonos a második példáéval (lásd ábra ), nincs ok változtatni rajta. De most létrehozzuk a felnőtt olvasók kategóriáját és a kölcsönözhető könyvek állományát is, amelyekben leginkább megfelelnek ezek az értékek. Ezt a megfelelést pedig roppant egyszerű elérni (ábra):
A paraméter táblázat hiányzik, mert nincs rá szükség. Az összes adat öröklődik a könyvtár táblázatából, attól eltérni nem akarunk, hiszen éppen olyanokat írtunk oda, amelyek a felnőtt olvasóknak megfelelnek. Csaknem ennyire egyszerű a kölcsönözhető könyvek állománya (ábra) is:
Most már nem kerülhetjük el a táblázat létrehozását a Hozzáférési paraméterek mezőből kiindulva, de elegendő egyetlen rovatot kitölteni. 0-t kell megadni beiratkozási díj-nak, mert az üresen hagyott rovat az öröklődés szabálya szerint működne, akkor pedig az állományba iratkozás szándékunk ellenére a könyvtár beiratkozási díjával azonos összegbe kerülne.
A többi olvasói kategória szintén nagyon egyszerű, de az állományok űrlapja nem lesz ennyire üres. Hozzunk létre olvasói kategóriát a zárójelben megadott paraméterekkel. Az olvasói kategóriák csupán a nevükben és a tagjaik számára előírt beiratkozási díjban különböznek egymástól. A könyvtári dolgozók további kedvezményként mentesülnek az olvasójegy árának megfizetésétől is, ezt fejezi ki a mezőbe írt nulla.
- gyermek (Beiratkozási díj:100 Ft)
- diák (Beiratkozási díj:250 Ft)
- könyvtári dolgozó (Beiratkozási díj:250 Ft; Olvasójegy ára: 0 Ft)
- nyugdíjas (Beiratkozási díj:250 Ft)
Hozzunk létre állományokat is. A létrehozás technikájában közös, hogy a kiinduló adatlap két mezőjét, a Megnevezése és a Hozzáférési paraméterek mezőt töltjük ki:
Ismét szögezzük le, hogy a példák a díjak és határidők számszerű értékeit tekintve valószínűleg egyetlen könyvtárban sem felelnek meg. A cél mindössze annyi volt, hogy a paraméterrendszer felépítésének egyszerűsége nyilvánvalóvá váljon. Természetesen az egyszerűségnek ára van: a különböző olvasói kategóriákba sorolt olvasók a többféle állományt azonos feltételek mellett használhatják. A gyakorlatban ez a kívánalom sokszor nem teljesül, mert egy állományt a különböző olvasói kategóriák tagjai eltérő feltételekkel használhatnak. Ezt mutatja be a következő példa.
2.4.4.4. Több olvasói kategória, több állomány, nem egyenrangúan
Negyedik példánkat a harmadikhoz hasonlóan építjük fel: létrehozzuk ugyanazokat az olvasói kategóriákat és állományokat, de bonyolultabb működést várunk el. Egyes állományokat eltérő feltételekkel szeretnénk a különböző olvasói kategóriák tagjainak rendelkezésére bocsátani. Pl. a CD állományba más beiratkozási díjat és más kölcsönzési díjat fizessen a diák, a felnőtt, a könyvtári dolgozó és a nyugdíjas, de tetszés szerint bármelyik paraméter értékét testre szabhatjuk. Ennek a tervnek a megvalósításához a pontban ismertetett elvek közül a köztes táblázatok módszere felel meg.
A "Könyvtár hozzáférési paraméterek", az olvasói kategóriák és az állományok létrehozásának módja megegyezik a fejezetben leírttal. A számértékekben azonban lehetnek eltérések. Az egyenrangú kezelésmód szerint az állományok használata minden kategória számára azonos, az állományok táblázatába minden olvasó számára megfelelő értékeket írtunk. A nem egyenrangú kezelésmódban az állományok táblázata már nem univerzális, hanem semleges vagy célzottan egy kategóriának szóló lehet.
A plusz követelmények teljesítéséhez azonban a már meglévő táblázatok mellett továbbiakat is ki kell töltenünk. Minden olvasói kategóriát minden egyes állománnyal egy köztes táblázat köthet össze, így a jelenlegi példában (öt kategória és öt állomány) maximum huszonöt ilyet hozhatunk létre. Ez még gyakorlásként is sok, de szerencsére vannak ésszerű érvek a csökkentés mellett.
Nézzük a megvalósítást olvasói kategóriánként:
- A felnőtt olvasók csoportja legyen a kiválasztott csoport, vagyis minden állomány táblázatába olyan értékeket írjunk, ami ennek az olvasói kategóriának megfelelő. A felnőtt olvasóknak így nem lesz köztes táblázata.
- A gyermekeket kizárólag a gyermek könyvek állományába engedjük beiratkozni, így nekik sem lesz köztes táblázata.
- A diákok számára jók a kölcsönözhető könyvek és a gyermekeknek szóló könyvek állományában meghatározott paraméterek. Három köztes táblázatot kell létrehoznunk a videokazetták, a CD-k és a CD-ROM-ok kedvezményes használatához.
- A könyvtári dolgozók minden állományban jelentős kedvezményeket élveznek, amit öt köztes táblázatban írunk le.
- A nyugdíjasok számára jók a kölcsönözhető könyvek és a gyermekeknek szóló könyvek állományában meghatározott paraméterek. Három köztes táblázatot kell létrehoznunk a videokazetták, a CD-k és a CD-ROM-ok kedvezményes használatához.
Összesen tehát tizenegy táblázat. A létrehozásuk módja azonos, de eltér az eddig megszokottól. A köztes táblázat helye ugyanis nem a Hozzáférési paraméterek rovat, hanem a megközelítéstől függ:
- az olvasói kategória űrlapról nézve az ÁLlományonként mező,
- az állomány űrlapjáról nézve pedig az Olvasói kategóriánként mező.
A viszony szimmetrikus, egy köztes táblázatot annak a két helynek bármelyikéről lehet létrehozni és megnézni, amelyek közé beillesztjük. Nincs kitüntetett megközelítési irány, de mivel az eddigi magyarázat kategória központú volt, válasszuk kiinduló pontnak az olvasói kategória űrlapokat a köztes táblázatok létrehozásához.
Tételezzük fel, hogy a "Könyvtár hozzáférési paraméterek", az öt olvasói kategória és az öt állomány táblázata a fejezetben leírtak szerint készen áll. Keressük meg a kereSés / köNyvtári adatok / olvasói Kategória menüpontból indulva az olvasói kategóriákat, és egyenként módosítsuk, amelyiket módosítani kell (ábra, ábra, ábra)!
A 11 db "Állomány hozzáférési paraméterek kategóriánként" című ablak kitöltése és tárolása után az olvasói kategóriák ÁLlományonként mezői is szép lassan megtelnek, és valami hasonló képet mutatnak (ábra).
A korábban említett szimmetriából adódóan az állományok felől nézve is láthatjuk a köztes táblázatok nyomát, de akkor az Olvasói kategóriánként mezőben értelemszerűen nem az állományok, hanem az olvasói kategóriák neve íródik ki.
2.4.4.5. Kiegészítések a paraméterrendszer használatához
Több darabból álló dokumentumok
Az eddig elképzelt feladatok mindegyikéhez elegendő volt a dokumentumok számára állományokat létrehozni. A következő két példa megoldásához legegyszerűbb a dokumentumosztályokat is felhasználni. Ne felejtsük, hogy a dokumentumok csoportosításának legalkalmasabb módja a programban az állomány! A dokumentumosztály egyedi esetekben felelhet meg segédletként, és nem ajánlatos az állományok helyett használni. Igaz ugyan, hogy a hozzáférési paraméterek közül sok az osztályok táblázatában is megtalálható, és így akár egyenrangúnak is tűnhet az állományéval, de a valóság más. A dokumentumosztályokra érvényes öröklődési szabályok szerint ugyanis a paraméterrendszer üres helyei az állomány táblázatában megadottakkal töltődnek ki, és csak az állomány hiányában a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" értékeivel. A magyarázathoz az is hozzátartozik, hogy egy dokumentumosztály soha nincs közvetlen kapcsolatban egy állománnyal. Akkor jön létre a leírt öröklődési szabályhoz is szükséges kapcsolat, amikor egy példányt állományba is és dokumentumosztályba is besorolunk.
Szintén az öröklődési szabályból adódóan a dokumentumosztály majdnem képes betölteni az állomány szerepét, ha a példány besorolásánál az állományt kihagyjuk. Később (lásd pont, pont és pont) részletezendő körülmény miatt ezt az utat mégsem javasoljuk:
- Az olvasókat nem lehet dokumentumosztályokba beiratni.
- Elvész a lehetősége annak, hogy az olvasók egyenlegét állományonként részletezzük.
A dokumentumosztályokat tehát kiegészítésként célszerű használni, a szükséges esetekben a példányt az állomány mellett egy dokumentumosztályba is besorolva. Első példánkban a kiegészítésre azért van szükség, mert egy állomány egyes dokumentumainak kölcsönzési díját az általánostól eltérően akarjuk meghatározni. Akkor indokolt ez, amikor egy példány egynél több darabból áll, de mégsem szeretnénk az állomány többi tagjánál magasabb kölcsönzési díjat beszedni. Egy három CD-ből álló opera díja háromszorosa lenne az egylemezesnek, hiszen három vonalkód elolvasásával, három kölcsönzéssel juthatna hozzá az olvasó.
Elkerülhetjük a többszörös díjat, ha a több darabból álló dokumentumokat olyan osztályokba soroljuk, amelyekben a kölcsönzési díj az állományénál arányosan kevesebb. Szerkesszünk a korábban létrehozott CD állomány mellé dokumentumosztályokat:
A táblázatok nagyon egyszerűek, mindössze a kölcsönzési díjat töltjük ki CD állományban meghatározott 20.- Ft arányos töredékével. Látható, hogy az egy példányra érvényes díjtól függően a tört részek összege pontatlan lehet, hiszen a 3 db-os CD-k 6,67 Ft díj mellett sem egyeznének meg az egy lemez 20.- Ft-jával. Érdemes megfontolni a kéSedelmi díj arányos csökkentését is a több darabból álló példányok számára létrehozott dokumentumosztályban.
Letétesek
Tekintsük e fejezet második példájának a letéti díj fizetése után elvihető dokumentumokat! Akkor felel meg a feladatra a dokumentumosztály, ha nem akarunk minden példány számára eltérő összeget előírni, hanem megelégszünk néhány fix díjjal. A 'Letétesek' dokumentumosztály bevitele közben a Hozzáférési paraméterek mező kitöltésénél (ábra) most is elég egyetlen mező kitöltésével törődni.
Megjegyezzük, hogy a letéti díj testre szabott megadásához legjobban a minden példány űrlapján megtalálható Hozzáférési paraméterek mező táblázata felel meg.
2.4.5. A paraméterek módosításának hatása
A hozzáférési paramétereket a könyvtári adatbázis bármely más eleméhez hasonlóan módosítani lehet. A változtatásokra a program két módot kínál:
Az adatmódosítás szokásos módján, keresés után a könyvtár rekordban, az olvasói kategóriákat, az állományokat, a dokumentumosztályokat és a példányokat leíró adatrekordok hozzáférési paraméter táblázatában.
Egyes paraméterek értéke az olvasószolgálati munka során a megfelelő űrlapon módosítható. Erről a lehetőségről a tranzakciók ismertetésekor esik majd szó. A hozzáférési paramétereknek az olvasószolgálati munkában éppen szerepet játszó értékei a műveletben keletkező adatrekordokba másolódnak. Így érthető a fenti kétféle módosítás hatása: a befejezett műveletekre a módosítás nincs hatással. Természetesen nem is lenne helyes megváltoztatni egy folyamatban levő kölcsönzés díját vagy határidejét.
Az első esetben a módosítás a későbbi műveletek mindegyikében a megváltoztatott paramétereket juttatja érvényre. A módosításnak hatása lehet a paraméterrendszerben számítással meghatározandó értékekre is, tehát a munkaállomás újraindítása után, a táblázatok ismételt kiértékelését követően véglegesül a változtatás.
A második esetben a módosítás az éppen folyó műveletre van csak hatással, egyedi beavatkozást jelent.
2.5. Munkaszüneti napok
A hozzáférési paraméterek közül jópár határidőket és érvényességi időket ír le. Az állami ünnepek és a könyvtár munkarendje miatt könnyen előfordulhat, hogy egy határidő lejárata éppen munkaszüneti napra esik. Méltánytalan lenne az ilyen okból bekövetkező határidő túllépést az olvasóknak felróni, és esetleg késedelmi díj megfizetésére kötelezni őket. Elvárható, hogy a program figyelembe vegye a munkaszüneti napokat a határidők kiszámításakor.
Ahhoz, hogy így lehessen, el kell készíteni az ilyen napok listáját. Ez is rendszergazda feladat, a Rendszer / Munkaszüneti napok menüpont kiválasztása után felbukkanó ablak (ábra) alkalmas a lista elkészítésére.
Minden hónap szünnapjait meg kell adni, függetlenül attól, hogy állami ünnep vagy más ok miatt szünetel a munka. Egy hónap sorába a napokat számmal, pont nélkül és mezőismétlődés jellel elválasztva kell beírni.
A program a bevitel időpontjának hónapjába és az azt követő hónapokba beírt napokat az éppen folyó év munkaszüneti napjainak tekinti, a megelőző hónapokban megadottakat pedig már a következő évinek. Így tehát megengedett dolog tetszőleges időben előre megadni egy egész - nem naptári, hanem folyamatos - év szünnapjait, de elegendő csupán az aktuálisat követő egy-két hónappal foglalkozni.
A program a késedelmi díj kiszámításakor a hozzáférési paraméterek táblázatában található beállítástól (Csak munkanapra mező) függően vagy csak a munkanapokat vagy minden napot figyelembe vesz.
2.6. A raktárak előkészítése a kölcsönzéshez
Ritka, de érdekes feladat az, amiről e fejezetben szólni kell. A modern könyvtárak fontos törekvése az, hogy az állományaikat az olvasók által is elérhető helyeken tartsák. Nyilvánvaló azonban, hogy a szándék mindig nem teljesülhet, sokáig lesznek még raktárakat üzemeltető könyvtárak.
A kölcsönzésben ez egy plusz lépés megtételét igényli, hiszen az olvasó nem a példányokkal megy a kölcsönző pulthoz, hanem csak a terveit viszi. Kérésére majd valahogy előkerülnek a vágyott dokumentumok, és akkor történhet csak meg a kölcsönzés.
A TextLib lényeges támogatást ad a plusz lépés megkönnyítésére, de ennek feltételei vannak:
- a honosításkor a példányok űrlapján a raktározási adatokat is rögzíteni kell,
- a raktárosokat a rendszergazdának az adatbázisba dolgozóként fel kell vennie,
- a raktárakban a TextLib hálózat munkaállomásait kell működtetni.
A fejezetben derül majd ki, hogy a találati halmazon alapuló kölcsönzés vezet a raktárakba. A felsorolt feltételek teljesítése teszi lehetővé, hogy a raktáros az olvasó kérését egy gyors, pontos és egyszerű úton, számítógépes üzenet formájában megkapja.
2.7. A számítógépes olvasószolgálati munka kezdő időpontjának megválasztása
Az olvasószolgálati munkában a kéziről a gépi végrahajtásra történő átállás a tevékenység periodikussága miatt csak fokozatosan történhet, emellett bizonyos részeiben további szándékos késleltetés vagy teljes mellőzés is megengedett. Periódusnak tekinthető a beiratkozás érvényességi ideje, a kölcsönzés lejárata, a felszólítások közötti időtartam, stb. Akárhogy is időzítjük a dolgot - az éppen most megnyíló könyvtár kivételével -, mindenképpen lesznek nyitott periódusok: lezáratlan kölcsönzések, folyamatban lévő felszólítások, stb.
Minden bizonnyal a beiratkozás érvényessége a leghosszabb periódus a könyvtárban, és ha az olvasójegyek lejárata egy napra esik (fordulónapos érvényesség), akkor ennek a periódusnak a kezdete jó alkalom a számítógépes kölcsönzés megkezdésére. A kezdet valóban csak a kölcsönzésre vonatkozik, ettől a pillanattól kezdve csak a program használatával szabad dokumentumokat kiadni. Az eleinte visszahozott könyvek természetesen még ismeretlenek lesznek a rendszer számára, így azokat ugyanúgy lehet visszavenni, ahogy kikerültek: kézi úton. Később, a többféle periódus lejártával egyre inkább igaz lesz, hogy a visszahozatalok, hosszabbítások, késések már géppel végrehajtott tranzakciók folytatásai.
A fenti esetben tehát a fordulónap a számítógépes munka indításának időpontja. Ha a felkészülés során a rendszergazda az éppen beiratkozott olvasók adataiból adatbázist épít, akkor az új periódusra történő beiratáskor az adatrögzítés - az új olvasóktól eltekintve - megspórolható.
Belátható, hogy nem más a helyzet akkor sem, ha nincs fordulónap - folyamatos érvényességnél - vagy ha van is, nem a fordulónap a gépi munka kiválasztott kezdőnapja. Ekkor is készíthet a rendszergazda olvasó adatbázist, egy fontos körülményt azonban tekintetbe kell vennie: vannak olvasók, akiknek az induláskor érvényes az olvasójegyük. Az olvasó adatbázisba rögzíteni kell tehát az érvényesség határnapját is.
A gépesített olvasószolgálat célszerűen vonalkóddal azonosítja az olvasót, így az olvasójegyre rápillantva megállapítható, hogy az olvasójegy régi vagy új. Az egyik esetben, amikor a hezdőnap a fordulónap, ez egyben az érvényességet is megmutatja. A másik esetben viszont a vonalkód nélküli olvasójegy is lehet érvényes, de persze még nincs felkészítve a számítógépes munkára.
Összegezve megállapíthatjuk tehát, hogy nincsenek perdöntő érvek a kezdő időpont kijelölésére, a fordulónap inkább csak lélektanilag tekinthető határnapnak, a számítógépes munka kezdete szempontjából nem egy megkülönböztetett nap.
3. Olvasószolgálat
A fejezetben említett főmenük Olvasószolgálat menüeleme az olvasószolgálati munka kiinduló pontja. A menürendszer tartalma a következő:
- Kölcsönzés
- Olv. nyilvántartása
- Forgalmi adatok
- Témafigyelés (SDI)
Ebben az ágas-bogas menüben közlekedve a könyvtáros az olvasószolgálati munka minden területére eljuthat, a legfontosabbakat még a munkaasztal saját menüjéből is kiválaszthatja. A munkaasztal saját menüje a képernyő üres területén bukkanhat fel a bal egér gomb megnyomásakor vagy a Alt/Szóköz billentyűkombináció leütésekor.
Az OSZ_MENU saját menüje a
- Kölcsönzés
- Visszavétel
- Beiratkozás
- Találati halmazok
menüpontokat tartalmazza, a TL2_MENU pedig a
- Kölcsönzés
- Beiratkozás/érvényesítés
- Találati halmazok
menüpontokat. Mivel az egymással szoros kapcsolatban álló olvasószolgálati műveletek között közvetlen átjárók is épültek, nagyon sok útja van egy-egy tevékenység elérésének.
Mielőtt belemerülnénk a részletekbe ismét soroljuk fel azt a néhány követelményt, amelyek teljesülése nélkül nem indulhat el a számítógépes olvasószolgálati munka:
- Kell olyan könyvtáros, akinek a menüjében szerepel az "Olvasószolgálat" pont. Erről szól a fejezet.
- Meg kell tervezni, és létre kell hozni az olvasók és a dokumentumok csoportjait, a könyvtár használatának szabályait pedig hozzáférési paraméter táblázatokba kell foglalni. Erről a fejezet szól.
- Listába kell foglalni a könyvtár munkaszüneti napjait. Erről pedig a fejezet szól.
3.1. Beiratkozás, érvényesítés, adatmódosítás
A korábbiakban már esett szó az olvasók adatbázisáról. A beiratkozás ugyanezzel az adatbázissal dolgozik, de más módon. Az űrlapos adatbeviteltől eltérően a beiratkozás többféle ellenőrzést is végez, és ha az olvasó csak fizetség ellenében lehet a könyvtár tagja, akkor még e kötelezettségről is nyilvántartást készít. További plusz az adatbevitelhez képest, hogy egyazon munkalapon végezhető el a beiratkozás, a lejárt olvasójegy újraérvényesítése, az elveszett olvasójegy pótlása és az olvasó adataiban bekövetkezett változások feljegyzése.
A felsoroltak bármelyikének elkezdéséhez az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Beiratkozás / érvényesítés menüpont a kiinduló pont. A képernyőre kerülő üres ablak (ábra) címe "Beiratkozás, érvényesítés, adatmódosítás", benne a tevékenység kiválasztása szinte automatikus. A program az elsőként megadott adatból nagy biztonsággal kitalálja a könyvtáros szándékát, és alkalmazkodik hozzá. A valóságban tehát a négy művelet nem válik el annyira élesen egymástól, mint a következő ismertetésben.
3.1.1. Beiratkozás
Az üres űrlapon két mező színe jelzi, hogy adatok fogadására készen áll, a többi elérhetetlen. A két mező közül is fölösleges a második, beiratkozást nem lehet az azonosító megadásával kezdeni. Erre a program a
Ha beiratkozást akar, a nevet adja meg először.
üzenettel figyelmeztet. Persze, hogy nincs, mondhatnánk, hiszen éppen most szeretnénk beiratni. A név beírása után azonnal kiderül az előbbi ellenkezés oka: az azonosító alapján végzett ellenőrzés csak egy új azonosító beviteli szándékát jelzi, az olvasóról nem mond semmit. Az olvasó neve szerinti ellenőrzés már beszédesebb, kiderül, hogy tényleg új olvasó érkezett-e, vagy esetleg már szerepel az adatbázisban.
Könnyen lehet, hogy a fejezetben ismertetett módon előkészített olvasói adatbázis szerint az olvasó nem új. Ezért, vagy egy rég elfelejtett korábbi beiratkozás miatt a program találhat a beírt névvel azonosat, ilyenkor a
Nézze végig őket, és ha megtalálja a megfelelőt,
nyomja meg a Választ gombot.
Ha egyik sem a keresett, akkor lépjen ki a listázásból
és új olvasó beiratkozása következik
üzenetet küldi. Természetesen a névazonosság nem jelenti a személyek azonosságát, tehát ellenőrzés után akármennyi azonos nevű olvasó beiratását megengedi a program. A kellő óvatosság nem mellőzhető, hiszen csak az ellenőrzés garantálja egy olvasó többszöri beiratásának elkerülését. A könnyebb azonosítás céljára a mező expandját ajánlott használni bevitelkor.
Ha a figyelmeztetés után sikerül az olvasót az adatbázisban megtalálni, akkor már nem következhet beiratás, a program üzemmódot vált. Érvényesítés következik, ha az olvasónak még sosem volt olvasójegye (ez lehet az előkészített olvasói adatbázis esete), vagy ha volt is, lejárt, adatmódosítás pedig akkor, ha még érvényes az olvasójegy. De ezekről majd később.
Nézzük most már az adatlap többi részét!
Az adatlap nagy részének kitöltéséhez nem szükséges magyarázat. A beiratáskor az olvasó biztos azonosítása érdekében három mező kötelező: a Név, a Szül. hely (születési hely) és a Szül. idő (születési idő). Egy negyedik, a Vonalkód a program számára fontos, ezért kötelező. A beiratást követően az olvasó azonosításának egyszerű és biztonságos eszköze lesz az olvasójegyre ragasztott vonalkód. Nem árt tudni, hogy az olvasó beviteltől eltérően a beiratás az olvasó születési adatát is ellenőrzi, és kizárólag 1 hónapnál idősebb és 150 évesnél fiatalabb személyt enged könyvtári taggá válni.
A Vonalkód mező kitöltésének legegyszerűbb módja tehát egy vonalkód beolvasása a számítógéphez illesztett vonalkódolvasóval. Ha nem állnak rendelkezésre öntapadós vonalkódos cimkék, illetve ha nincs vagy elromlott a vonalkódolvasó, akkor a mező - mivel egy megszokott szöveges adatbeviteli mező - billentyűzéssel is kitölthető.
Bár az előbbi mondat engedékeny volt a vonalkódok használata tekintetében, szögezzük le, hogy vonalkódok nélkül az olvasószolgálati munka jelentősen megnehezül. Az olvasók és a dokumentum példányok egyértelmű és gyors azonosításához szinte nélkülözhetetlen a vonalkód. A cimkék előállításának módja garantálja a program által megkövetelt egyediséget, a TextLib pedig jópár különleges szolgáltatással teszi egyedülállóan könnyűvé a vonalkódok alkalmazását.
A Vonalkód mezővel szoros kapcsolatban áll az Azonosító. E két mező azonos célú, de többnyire különböző tartalmú. Mindkettő az olvasó azonosítására szolgál, az első a nevével összhangban célszerűen valóban vonalkód, a második pedig az olvasó által szabadon választott azonosító. A kétféle azonosító különböző helyzetekben hasznos, bár mindkettő egyaránt használható minden olyan alkalommal, amikor az olvasó azonosítása a feladat. A vonalkód az olvasószolgálatos könyvtáros munkáját könnyíti, az azonosító - a jelszóval kiegészítve - az olvasók belépését segíti, hiszen az olvasótermi terminálokhoz nincs vonalkódolvasó kapcsolva, és természetesen a TextLib web szerveren keresztüli távoli eléréséhez használt számítógépeken sincs.
A Kategória az olvasók csoportosítására szolgál. Egy olvasót legfeljebb egy olvasói kategóriába lehet besorolni a mezőhöz tartozó expandból választással. Az olvasószolgálatos könyvtáros nem hozhat létre új olvasói kategóriát. Nem kötelező az olvasókat kategorizálni, ha nincsenek kategóriák az adatbázisban, a mező meg sem jelenik az űrlapon.
A könyvtár működési módja megkövetelheti, hogy az olvasó helyett az anyagi felelősséget egy másik személy vállalja. A Jótálló mezőbe beszúrással a könyvtárral semmi más kapcsolatban nem álló személyt választhat vagy vihet be a könyvtáros, más beszúrással pedig olvasót vagy könyvtárost választhat.
A Státusz mező beiratáskor automatikusan töltődik ki "Normál" értékkel.
A Menüje mező kitöltésével szabályozható a TextLibnek az olvasó számára mutatkozó arculata. Ha a rendszer használata engedélyezett az olvasók számára az olvasóterembe kihelyezett számítógépeken, csak akkor bír jelentőséggel e mező. Háromféle menü létezik: ON_MENU, OW_MENU és OLV_MENU. Az ON_MENU a nem beiratkozott olvasók menüje, általánosan ismert azonosítóval és jelszó nélkül használható. A másik kettő azonosított olvasók számára teszi lehetővé a TextLib használatát, eltérő lehetőségeket és jogokat nyújtva. A Menüje mezőt üresen hagyva az olvasó az alapértelmezett OW_MENU birtokába jut. Az olvasói menük tartalma és működése részletesen a 4. fejezetben olvasható.
Néhány szót ejteni kell az állandó Cím és a Levelezési cím mezőről. Az olvasóknak küldendő levelek címzéséhez használja ezeket a program, ha a levelezési cím ismert, akkor azt, ha nem, akkor pedig az állandó címet.
Az Olvasójegy (olvasójegy ára), a Regisztr. díj (beiratkozási díj) és az új Érv. (olvasójegy új érvényessége) mező a hozzáférési paraméterek táblázatában beállított értékekkel kitöltődik, de a beiratáskor módosítható.
Ha a könyvtár dokumentumai több állományba rendeződnek, akkor a beiratáskor külön-külön rendelkezni kell azok használatáról. Nem automatikus, hogy a beiratkozott olvasó minden állományhoz egyaránt hozzáférhet, az űrlap áLlomány mezője alkalmas az állományonkénti beiratásra. Egymást követő több beszúrással választhatók ki a könyvtár állományai, a hozzáférési paraméterek táblázatából vett értékkel automatikusan kitöltődő beiratkozási díjat (reg. Díj) és a beiratkozás érvényességét (úJ érv) minden alkalommal meg lehet változtani. Az állományonkénti beiratás elhagyása nem teszi lehetetlenné a kölcsönzést, csupán figyelmeztetést von maga után. Állományok hiányában az állományonkénti beiratás értelmetlenné válik, ebben az esetben a mező nem is látszik az ablakban.
Az állományonkénti beiratkozásnak szoros kapcsolata van az olvasószolgálati munkához beállítható állományokkal (lásd pont). A kettő együtt a kölcsönzésre (pont, pont és pont), a visszavételre (pont) és az olvasónak a könyvtárral kapcsolatos adategyüttesét megmutató programrészre (olvasói állapot, pont) is nagy hatással van. A rendszernek az állományok beállításától függő működése csak az összes említett programrész ismertetése után válik érthetővé. Mivel a kézikönyvben a felsoroltak közül a visszavétel kerül utolsóként sorra, ezért ott (pont) visszatérünk az állományonkénti beiratkozásra.
A beiratkozás munkalap alján található nyomógombok a művelet közben a helyzetnek megfelelően képesek megváltozni. A név megadása és ellenőrzése után a Kilépés gomb eltűnik, helyére a Másik kerül. A négy kötelező mező kitöltése közben a Kilépés illetve a Másik gomb megnyomásával figyelmeztetés nélkül ki lehet lépni. Az űrlap kiürül, az addig beírt adatok elvesznek, a művelet újból kezdődhet. A kötelező mezők beírása után a Másik választása már üzenetet hív a képernyőre:
Biztos benne, hogy mentés nélkül kíván kilépni?
Ugyancsak a kötelező mezők kitöltése a feltétele a Rendben gomb aktívvá válásának. A többi mező maradhat úgy, ahogy van, és persze tovább is szabad dolgozni az űrlapon, de minimumnak elfogadható a négy mező. A Rendben megnyomása az adatbázisba rögzíti az adatokat, de megengedi a további adatbevitelt is. Ugyanakkor életre kel a kölCsönzés, az áLlapot és az esetek nagy részében a Tartozások gomb is. Ezek közül választva közvetlen út vezet egy másik műveletbe, nem kell a menüben lépegetve keresgélni.
Ha a munka ismét beiratással folytatódik, akkor a Másik gomb a továbblépés útja, ugyanerre kereshető a kijárat is, az üres űrlap Kilépés gombjával.
3.1.2. Érvényesítés
Az érvényesítés az olvasójegy lejárati napját változtatja meg, függetlenül attól, hogy lejárt-e már, vagy sem. Az új határidő a következő fordulónap lehet, vagy az érvényességi idővel megnövelt régi lejárati nap. Az érvényesítés automatikusan minden olyan állományban megváltoztatja a beiratkozás érvényét, amelyben a beiratkozási díj nulla.
Ha az olvasójegy már nem érvényes - esetleg sosem volt az -, akkor a baj érvényesítéssel orvosolható. A tevékenység kiválasztásához nincs külön menüpont, ezt is a beiratkozás űrlapján lehet végezni (ábra).
Két módon juthat a könyvtáros az űrlaphoz. Az első szerint, ha az olvasó tudja, hogy lejárt az olvasójegye, és érvényesítést kér, illetve ha a könyvtáros a számítógépes munka kezdeti szakaszában meglátja az olvasó vonalkód nélküli olvasójegyét, akkor a menüből kell a beiratkozást kiválasztani.
Könnyen lehet, hogy a rendszergazda által előkészített olvasói adatbázisban már ismertek a vonalkód nélküli olvasó adatai. Ilyenkor a név megadása után a várakozás szerint a programnak meg kell találnia az olvasót. Egyszerűbb a lejárt olvasójegyű olvasó esete, őt már a vonalkód azonosítja. Akár névvel, akár vonalkóddal, de sikeres az azonosítás, akkor az űrlap automatikusan kitöltődik.
Egy kicsit más oldalról közelítve a dolgot leszögezhetjük, hogy a beiratkozás űrlap magától érvényesítés műveletre tér át, ha ismert olvasó nevéhez vagy vonalkódjához jut. A váltás független attól, hogy indokolt-e az érvényesítés, megtörténik akkor is, ha még hónapokig érvényes az olvasójegy.
A második út az olvasószolgálat valamelyik más munkaszakaszából irányítja az érvényesítéshez a könyvtárost. A kölcsönzés, a visszavétel és a hosszabbítás ablakának nyomógombjai között is látható az éRvényesítés.
Kölcsönzéskor
üzenet fel is hívja a könyvtáros figyelmét a hiányosságra. Az átjárón át elért érvényesítés munkalap már az olvasó adataival kitöltve várja a munka folytatását.
A mezők között egyetlen új tűnik fel, ami a beiratkozáskor nem látszott, a Teendő mező. Két jelölőnégyzetet tartalmaz, egyik az Érvényesítés, másik az Olvasójegy. Mivel a művelet célja éppen az érvényesítés, a hozzá tartozó négyzetben látható is a jel, a Regisztr. díj és az új érV. mező pedig már a várakozásnak megfelelő, de akár meg is változtatható értéket mutatja. Az Olvasójegy négyzetének bejelölésére azonnal reagál a munkalap: az Olvasójegy mező is láthatóvá és módosíthatóvá válik.
Beiratkozást megszüntetni nem lehet, meg kell várni, míg az olvasójegy érvénytelenné válik. Az állományonkénti beiratkozás azonban megszüntethető, ha lejárt, és az olvasónak nincsen tartozása az állományban.
A szükséges változtatásokat a Rendben gombbal lehet véglegesíteni. Mivel az olvasójegy érvényesítése valószínüleg díjköteles, az olvasónak tartozása keletkezik. Természetesen az esetleg korábban elmúlt érvényességi határnap és az érvényesítés napja közötti időszakra a program nem számol fel díjat. A tartozás azonnal rendezhető a Tartozás gomb megnyomása után.
3.1.3. Az olvasójegy pótlása
Az eddigiekből kiderült, hogy az olvasójegy pótlása az olvasójegy érvényesítésének mellékága. Természetesen önmagában is végezhető, hiszen az érvényesség és az olvasójegy kiadása nem mindig áll szoros kapcsolatban egymással. Elveszett olvasójegy pótlásakor valóban nincs szükség az érvényesség változtatására.
Egyetlen apró, a lényeget nem érintő észrevétel, hogy az olvasójegy pótlásakor a munkalap címe "Adatmódosítás" lesz az addigi "Érvényesítés" helyett.
A szükséges változtatásokat a Rendben gombbal lehet véglegesíteni. Mivel az olvasójegy pótlása valószínüleg díjköteles, az olvasónak tartozása keletkezik. A tartozás azonnal rendezhető a Tartozás gomb megnyomása után.
3.1.4. Az olvasó adatainak módosítása
A művelet kezdete megegyezik az érvényesítéssel (pont). Használható kiindulásként a név és a vonalkód mező is, és a megközelítés két útja is azonos.
A munkalap akkor vált üzemmódot, amikor a könyvtáros a Teendő mező Érvényesítés jelölőnégyzetének jelöltségét megszünteti, vagy ha valamelyik mező (a Regisztr. díj és az új érV. kivétel) tartalmát megváltoztatja. A cím az addigi Érvényesítés helyett Adatmódosítás lesz.
A szükséges változtatásokat a Rendben gombbal lehet véglegesíteni. Ahogy a bevezetőben említettük, a beiratkozás, az olvasójegy érvényesítése, az olvasójegy pótlása és az olvasó adatainak módosítása sok rokon vonást mutat. A beiratkozás magába foglalja az olvasójegy kiadását és érvényesítését, és nyugodtan megengedhető, hogy indokolt esetben az érvényesítéssel egyidőben a könyvtáros módosítsa az olvasó adatait.
3.1.5. Tartozások rendezése
A könyvtár működését meghatározó, a hozzáférési paraméterek rendszerében leírt szabályok közül több is fizetési kötelezettséget ró az olvasókra. A díjak közül némelyik - pl. a kölcsönzési díj - azonnali megtérítése feltétele a szolgáltatás igénybe vételének, mások azonban - pl. a késedelmi díj - csak utólag fizethetők meg.
A rendszer minden olvasó minden tartozásáról napra kész nyilvántartást vezet. Ha alkalom kínálkozik, rögtön lehetőséget ad a tartozás rendezésére is. Érvényesítéskor, adatmódosításkor, kölcsönzéskor, visszavételkor vagy hosszabbításkor találkozhat a program olyan olvasóval, akinek tartozása van, ilyenkor
szövegű figyelmeztetést küld a képernyőre, és mindegyik ablakból megengedi a tartozás rendezésének elindítását a Tartozások gomb megnyomásával (ábra). Ha könyvtáros nézi az Olvasói állapot nevű, az olvasó és a könyvtár viszonyából keletkezett adatokat megmutató ablakot, akkor ott szintén van mód az olvasó tartozásainak rendezésére. A felsorolt munkafolyamatokban az olvasó azonosítása után a rendszer összegzi az egyszeri díjfizetési kötelezettségből keletkezett (pl. beiratkozási díj, kölcsönzési díj, postaköltség, stb.) és a naponként növekvő (késedelmi díj) díjakat, hogy a végeredmény az adott napon esedékes teljes tartozás legyen.
A Tartozások rendezése című munkalap bevezetőben az olvasó néhány adatát mutatja, majd a tartozások felsorolása következik. A tartozás megszüntetésére két módot enged meg a program a Művelet cimkéjű kiválasztó mezőben: az egyik a Rendezés, a másik az Elengedés. A rendezéskor befolyó pénznek meg kell lennie a könyvtár kasszájában, az elengedett tartozásnak viszont a nevének megfelelően nem. A rendszer azonban az elengedett összegeket is nyilvántartja, tehát a behajtásnál előforduló szociális szempontokat csak ennek tudatában szabad érvényesíteni. (készülni kell arra is, hogy egy ellenőrzés során a revizor is számonkérheti a sok elengedést - erre már láttunk példát).
Az Összesen mező az olvasó tartozásainak összegét mutatja, alatta a rendezésre kijelölt tartozások részösszege a Kijelölve mezőben. Fontos tudni, hogy a rendezés módja a kijelölt tartozásokra egyidejűleg érvényes, egy olvasó tartozásainak egy részét megfizettetni, másik részét pedig elengedni csak két műveletben lehet.
A kijelölésre a Jelöl gomb, a Shift/Szóköz billentyű kombináció és a jobb egérgommbal végrehajtott dupla kattintás alkalmas, a Mindent jelöl gomb működése értelemszerű. A művelet a Rendben gombbal indítható, a kijelölt tartozások az ablakból egyesével eltűnnek.
Természetesen megengedett a késés miatti tartozások éppen esedékes összegének megfizetése, a program elölről kezdi a késedelmi díj adminisztrálását a dokumentum visszahozataláig. A számolás újrakezdésének tényéből következik, hogy egy késett dokumentumra kért hosszabbítás nem szünteti meg a késést, tehát ilyenkor az új lejárati határidő megállapítása ellenére is késedelmi díjat kell fizetni.
A tartozások minden adatát a soronkénti részletezés mutatja meg. Az új ablakban egyetlen mező jelentése szorulhat magyarázatra, a kapcsolt Dok. Ez ugyanis valójában nem csak dokumentum lehet, hanem a tartozás okaként előfordulhat a mezőben témafigyelési igény is.
3.1.6. Olvasói állapot
Az olvasói állapot néven összefoglalt adategyüttes az olvasó személyi adatain kívül az olvasónak és a könyvtárnak a viszonyából keletkezett adatokat tartalmazza. Így tehát láthatók itt tartozások, letétek, felszólítások, kölcsönzések, előjegyzések, és ha azok között van már teljesíthető, akkor az elvihetők is (ábra). Az ablak a menüből az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Olvasói állapot pontban, vagy más ablakokból az áLlapot nyomógomb megnyomásával hívható.
Az ablak mezői közül néhánynak a tartalma részletezéssel bővebben kifejthető. A Kategória mezőben főként a hozzáférési paraméterek áttekintésére, a kEletkezett mezőben a tartozások okának és összegénak vizsgálatára, a Felszólítva mezőben a felszólítások okának és határidejének ellenőrzésére érdemes részletezést kérni.
Kategóriába nem sorolt olvasónak az űrlapon a Kategória helyett a Paraméterek mező jelenik meg, ebben azépen érvényes könyvtár hozzáférési paraméterek találhatók.
Nagyon részletes adatokhoz juthatunk az áLlomány mezőből indulva. A "Beiratkozva" című ablak Egyenleg mezőjét tovább részletezve az "Egyenleg" nevű űrlapra érkezünk. Érdemes az ablakot a legnagyobb méretére nagyítani, hogy a sokféle információ egyszerre látható legyen (ábra. Mindaz, ami az olvasói állapot megnézésekor összesítve látszik, most könyvtári állományokra tagolva szemlélhető. Itt vannak a kiválasztott könyvtári állományban keletkezett tartozások, az onnan küldött felszólítások, a kölcsönzések, az előjegyzések és az elvihetők.
Az előjegyzések közül természetesen csak a példányra vonatkozók látszanak, hiszen a kötetnek vagy pláne több kötetnek nincs állománya. Márpedig ahogy később látni fogjuk, az előjegyzés irányulhat példányra, kötetre, többkötetes összes kötetére és ezek tetszőleges keverékére is.
Az állományonkénti bontás adatait befolyásolják az állományonkénti beiratkozások (pont) és az olvasószolgálati munkához beállított állományok (pont). Az állományok kezelése az olvasói állapoton kívül a kölcsönzésre (pont), a visszavételre (pont) is nagy hatással van. A rendszernek az állományok beállításától függő működése csak az összes említett programrész ismertetése után válik érthetővé. Mivel a kézikönyvben a felsoroltak közül a visszavétel kerül utolsóként sorra, ezért ott (pont) ismét foglalkozunk az állományoktól függő jelenségekkel.
Visszatérve a főlapra az adategyüttes a Nyomtatás gomb megnyomása után képernyőre vagy papírra is kinyomtatható (ábra), így az olvasó emlékeztetőt kaphat valamennyi folyamatban levő könyvtári ügyéről.
Név: Kőműves H. Mária Vonalkód: 000088800002 Érvényes: 2001-08-15
Dátum: 2001-04-08
Kölcsönzések (ssz. határidő lelt.szám)
-----------------------------------------
! 1. 2001-02-24 004 Jókai Mór válogatott művei: [2.] Kárpáthy Zoltán
/ Jókai Mór
! 2. 2001-02-24 028 A delfinek bűntudata / Szigethy András
Megjegyzés: a késett kölcsönzések sora felkiáltójellel kezdődik.
Az olvasói állapot megnézéséhez a menüből az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / Olvasói állapot pontban lehet eljutni. Vannak természetesen átjárók a beiratkozás, az érvényesítés, az adatmódosítás, a kölcsönzés, a visszavétel és a hosszabbítás ablakából. Menüből indulva az üres olvasói állapot ablakban meg kell adni az olvasó nevét vagy azonosítóját, az átjárón keresztül jutva azonban a program azonnal kitöltött űrlapot mutat.
3.1.7. Olvasók keresése
Az olvasószolgálati munkában az olvasók keresésére általában a nevük vagy az olvasójegy vonalkódja alapján kerül sor. Hiszen ha belegondolunk, valójában szinte minden művelet az olvasó azonosításával és megkeresésével kezdődik. Néha szükség lehet arra, hogy egy olvasó adatait máshonnan indulva is meg lehessen találni.
Erre a célra az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / kereSés menüpont szolgál (ábra). A keresési szempontok közül a Kategória, a Beiratkozva és az Érvényesítve érdemel külön figyelmet.
Az olvasói kategória szerinti kereséssel összegyűjthetők a csoportokba sorolt olvasók a csoport neve alapján. Már a mezőhöz tartozó expandból látszik, hogy egy-egy kategóriának hány tagja van.
A Beiratkozva mező szerinti keresés egy picit csalafinta, ugyanis a mezőhöz tartozó expand valójában nem beiratkozási időpontokat mutat. A keresés azonban már tényleg olvasókat keres a beiratkozás időpontja alapján, így összeütközésbe kerülhet az expanddal. Ilyenkor előfordul, hogy az expandból választott értékkel indított keresés eredménytelen marad, és hibaüzenettel tér vissza.
Az Érvényesítve mező, és az onnan indított keresés lassan-lassan eltünteti majd az előbbi fogyatékosságot. Ez ugyanis már a kereséseknél megszokott módon működik, és az idő előrehaladtával a Beiratkozva mező dátumai szép lassan elévülnek.
A TextLib egyik fontos jellemzője a nyomtatásnak a puszta megmutatásnál ügyesebben használható módja. A nyomtató modulok közül az OLV_SZAM az olvasók halmazát többféle szempont szerint csoportosítva nyomtatja ki (ábra). Így egy nagyon egyszerű statisztikát kapunk arról, hogy a könyvtárba és azon belül az egyes állományokba mennyi és melyik kategóriába tartozó olvasónak van érvényes illetve lejárt beiratkozása.
Tekintettel arra, hogy egy olvasó több könyvtári állományba is beiratkozhat, az állományonkénti adatok összegzéséből semmiféle következtetés nem vonható le. Az olvasói kategóriákban érvényes vagy lejárt olvasójeggyel rendelkező olvasók számát összeadva viszont eredményül meg kell kapnunk a könyvtár sorában kiszámolt összegeket.
Az olvasók összeszámolására alkalmas nyomtatási formátumot a rendszergazda készítheti el.
3.2. Kölcsönzés
3.2.1. A kölcsönözhető állományok beállítása
A könyvtár termeinek elhelyezkedésétől és az állományok csoportosításától függően még egy beállításra lehet szükség a számítógépes kölcsönzés megkezdése előtt. Akkor érdemes ezzel foglalkozni, ha külön kölcsönzési munkahelyek tartoznak egyes állományokhoz vagy állomány csoportokhoz. Ha pl. a CD-k külön szobában vannak, és a forgalmuk elkülönítetten zajlik egy számítógépen, akkor beállítható, hogy a gép más állományból nehezebben engedjen kölcsönözni.
Ez a beállítás a munka közben természetesen módosítható, és a gép kikapcsolásáig érvényes. Az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Akt. állományok beállítása menüpont kiválasztása után a képernyőn feltűnő ablak (ábra) egy listát mutat a könyvtár állományainak nevéből. Ebből a szokásos módon - a Del billentyűvel, vagy a mező saját menüjéből a törlés kiválasztásával - ki lehet húzni elemeket, illetve a beszúrással újakat lehet beilleszteni. Az olvasószolgálatos könyvtáros állományokat nem hozhat létre, csak a rendszergazda által korábban definiáltal közül választhat.
A beállítás elmaradása azt eredményezi, hogy a számítógépen minden állományból folyhat kölcsönzés és visszavétel. Az esetek többségében minden bizonnyal ez az elvárt működésmód, könnyen lehet tehát, hogy ezzel a menüponttal nem is kell törődni. Azokban az esetekben, amikor mégis indokolt a munkaállomásokon folyó olvasószolgálati munkát könyvtári állományokra korlátozni, körültekintően kell eljárni.
Az olvasószolgálati munkához beállítható állományoknak szoros kapcsolata van az állományonkénti beiratkozással (pont). A kettő együtt a kölcsönzésre (pont), a visszavételre (pont) és az olvasónak a könyvtárral kapcsolatos adategyüttesét megmutató programrészre (olvasói állapot, pont) is nagy hatással van. A rendszernek az állományok beállításától függő működése csak az összes említett programrész ismertetése után válik érthetővé. Mivel a kézikönyvben a felsoroltak közül a visszavétel kerül utolsóként sorra, ezért ott (pont) visszatérünk az állományonkénti beiratkozásra.
Ennyi bevezetés - amit esetleg minden nap meg kell csinálni - után kezdődhet a kölcsönzés.
Az olvasószolgálatos könyvtáros menüjéből a kölcsönzés az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Kölcsönzés pont kiválasztásával, vagy a munkaasztal saját menüjéből - kattintás a bal egérgombbal a képernyő üres területén - érhető el. A kirajzolódó ablak kétféle módon teszi lehetővé a kölcsönzést:
- az egyik esetben az olvasó a kezében tartja azokat a dokumentumokat, amiket el szeretne vinni,
- a másikban az elvinni szándékozott dokumentumokat a számítógépes katalógusban keresi meg, és egy halmazba gyűjti.
3.2.2. Kölcsönzés - ha a példány kézben van
Kezdjük az ablak működésével! Egyetlen mező, az Azonosító aktív, a képernyő legalsó sorában pedig ott az ösztönzés:
<<< Vonalkódra várok >>>
A vonalkód, amire a rendszer vár, az olvasó vonalkódja az olvasójegyen. Az azonosítás megtörténte után (ábra) az eddig üres mezők közül néhány megtelik. A legfontosabb személyi adatokon kívül az olvasójegy érvényességi ideje és az olvasó tartozásainak összege látható, valamint a kölcsönözhető darabok maximális és aktuális számából kiszámítható, hogy várhatóan hány példány elvitelét fogja megengedni a program. A maximális szám a könyvtár összes állományából együttesen kölcsönözhető példányok száma, az aktuális pedig a már korábban elvitt de még vissza nem hozott példányoké. Ha az olvasó előjegyzései között teljesíthető is van, akkor az az Elvihető mezőben látszik.
A rendszer ismét vonalkódra vár, ezúttal a példányéra. Az újabb olvasás után a kölcsönzés be is fejeződik (ábra), a program minden szükséges adminisztrációt elvégez, a munka további példányok kiadásával vagy új olvasó azonosításával folytatódhat.
Ha a könyvtár szabadpolcos, akkor az olvasók össze tudják gyűjteni azokat a dokumentum példányokat, amiket szeretnének elvinni. A rendszer ajánlott felépítése esetén az olvasójegyen is és a dokumentumokon is vonalkódok szolgálnak a gyors és biztonságos azonosítás céljára. Ha így van, akkor a leírt egyszerű esetben a kölcsönzés mindössze két vonalkód beolvasásából áll. Mivel azonban az élet gyakran tartogat meglepetéseket, muszáj a részletekkel is foglalkozni.
Térjünk tehát vissza az olvasó azonosításához. Már ekkor történhetnek váratlan, bár cseppet sem meglepő fordulatok.
Furcsa, bár könnyen magyarázható üzenet a
Egy könyvtár hálózat fiókjaiban az olvasójegy egységes formájú, de egy beiratkozás természetesen nem érvényes a hálózat egészében. Ránézésre az olvasó és a könyvtáros is könnyen eltévesztheti az olvasójegyet, a program szerencsére nem.
Ha a számítógépes kölcsönzés bevezetése előtt a rendszergazda adatbázist épített az olvasók adataiból, és nem adta meg (lásd pontot) az olvasójegy érvényességi idejét, akkor azonosítás után a
figyelmeztetés olvasható a képernyőn. Ettől még az olvasó kölcsönözhet a könyvtárból, de szükség lesz az olvasójegy érvényesítésére.
Ha a rendszergazda az olvasót biztos forrásból szerzett információk alapján hírhedtnek bélyegzi meg, akkor
felirat jelenik meg, ami egyben lehetetlenné is teszi a kölcsönzés folytatását. Ugyanide, a kitiltáshoz vezet, ha az olvasót tartozásai miatt a könyvtár bepereli.
a könyvtár szolgáltatásait!
A leggyakrabban felbukkanó üzenet szerint
A tartozások rendezésével ez könnyedén elhárítható, ha az olvasó is úgy akarja. Hosszú idejű folyamatos működés mellett gyakran kapjuk
üzenetet. Az olvasójegy érvényesítésével orvosolható a baj, de addig sem gátja a kölcsönzés folytatásának.
A felsorolt figyelmeztetések közül indokolt esetben akár kettő is feltűnhet gyors egymásutánban a képernyőn.
Az eddigi nehézségek mindegyike az olvasó vonalkódjának felismerésekor fordul elő. Ugyanide sorolható, ha a probléma a vonalkódolvasó hiányából fakad. A program természetesen megengedi, hogy a könyvtáros a vonalkód alá kinyomtatott, a kód értékével azonos számsort bebillentyűzze. Az azonosítás szempontjából ez egyenértékű a vonalkódolvasó használatával, de könnyű eltéveszteni, és a számsor végét - másik mezőre lépéssel - jelezni kell. Az Azonosító mezőhöz expand is tartozik, abból választva könnyebb a mező pontos kitöltése.
Az olvasó azonosításának viszontagságai után következzenek a példány felismerésekor olykor tapasztalható rendellenességek!
Az első csoportba tartozó figyelmeztetések szigorúak, szinte biztos, hogy le kell mondani a kölcsönadásról. A példány nem kölcsönözhető, ha az adatai közt található Kölcsönözhető mező "Nem" értékű, vagy ha a Státusz mező "Selejtezve" értékű. A kétféle üzenet ezzel összhangban:
Ha egy dokumentumra egy olvasónak érvényes előjegyzése van, akkor az
felirat magyarázza meg, hogy miért nem kaphatja meg az éppen kölcsönző olvasó. Nehezebben érthető, de indokolt a következő két üzenet:
Nem adható ki, amíg attól nincs visszavéve!
A fejezet címe szerint ezek elő sem fordulhatnak, nem mondhatja a program az olvasó kezében levő dokumentumra, hogy az másnál van. A visszavétel és a hosszabbítás ismertetésekor kiderül majd a rejtély oka. Az valószínű, hogy egy rövid beavatkozás után ez a kölcsönzés mégis folytatható.
A következő üzenetek után a könyvtáros dönthet a dokumentum kiadásáról, hiszen egyik sem zárja ki a kölcsönözhetőséget. Három figyelmeztetés a dokumentumok állományba sorolásával függ össze:
amiben ez a példány van!
nem folyik kölcsönzés!
Az első kettő az érvényesítés műveletében az állományonkénti beiratkozással, a harmadik a kölcsönözhető állományok beállításával (pont) javítható. Az olvasók állományonkénti beiratkozásának és az állományok beállításának a visszavételre is hatása van, ennek részleteiről a fejezet egy része szól. Nehezen érthető későbbi következmények megelőzése érdekében csaknem kötelező az állományonkénti beiratkozást és az állományok beállítását szinkronban tartani. Az iménti figyelmeztetéseken egyetlen gombnyomással túl lehet jutni, ennek ellenére indokolt a döntés alapos megfontolása!
A negyedik bővebb magyarázatra szorul, de nem itt, hanem a pontban. A rendszer megengedi, hogy az olvasók honosítás előtt pédányokat vigyenek el, egyúttal a könyvtárost arra ösztönzi, hogy az azonosításhoz szükséges adatokat minél előbb rögzítse. A
szöveg szerint a példány honosítása hiányos, célszerű a kötethez rendelést megtenni, mielőtt a példány kikerül a könyvtáros látóköréből.
Végül az ötödik, amihez ismét magyarázat tartozik. Az olvasó azonosítása után a kölcsönzés ablakban a Példányszám mezőben két szám jelenik meg. Az aktuális érték a már lezajlott, de még érvényes kölcsönzések száma, a maximális pedig az egyidejűleg érvényes kölcsönzések megengedett száma. A maximális érték a könyvtár és/vagy az olvasó kategóriájának - és ez utóbbi az erősebb - hozzáférési paraméter táblázatában a Kölcsönözhető mezőben olvasható szám. A példány azonosítása után a két adat lejjebb csúszik a Könyvtár összesen mezőbe, az üresen maradt helyre pedig az éppen most azonosított példány állományából elvihető és már elvitt darabok száma íródik ki. A
kétféleképpen fordulhat elő: az állományban vagy a könyvtárban (és/vagy az olvasó kategóriájában) megengedett érték meghaladásával. Az állományban megadott korlát átlépése azonnal látszik, ilyenkor könnyű értelmezni az üzenetet. Az olvasó számára megszabott összesített határ - amelyet a könyvtár vagy az olvasó kategóriájának táblázata tartalmaz - azonban lehet alacsonyabb és magasabb szám is, mint ami az állományok táblázatában felsorolt értékek összege. Alacsony korlát kijelölésekor előfordulhat, hogy az állományban megengedett darabszám elérése előtt érkezik az üzenet.
Két megjegyzés is idekívánkozik még. Először: a Példányszám mezőben az aktuális érték kitöltetlenül marad, ha az olvasó nem iratkozott be a kölcsönzésre kiválasztott példány állományába. Így tehát ennek a kis táblázatnak a tartalma összefügg a beiratkozás elmaradásáról szóló - korábban már említett - hibaüzenettel is. Másodszor: egyetlen állományban sem érdemes - és persze nem is nagyon értelmes dolog - az egész könyvtárból összesen elvihetőnél magasabb számot megadni, mert a program felső korlátnak mindenképpen a könyvtári maximumot tekinti.
A példány azonosításakor keletkező üzenetek közül több is a képernyőre kerülhet gyorsan egymás után, ezeket a Rendben gombbal lehet eltüntetni. Ha a figyelmeztetések között olyan is volt, amelyik meghiúsítja a példány kiadását, akkor a kölcsönzés véget is ér. Máskülönben az olvasószolgálatos könyvtáros dönthet a továbblépésről, ezért az Odaad gomb aktívvá válik, és a program pedig leáll. Az egyik lehetséges választás a példány kiadása, ehhez már csak az Odaad gombot kell megnyomni. Amennyiben viszont az olvasó nem kaphatja meg a kért dokumentumot, akkor vagy új példány vagy másik olvasó vonalkódjának beolvasásával folytatódhat a munka.
A teljesség kedvéért beszélni kell további két hibaüzenetről, amelyek elméletileg ugyan előfordulhatnak, de a gyakorlatban nem sok esély van rájuk. Ha a kölcsönzés befejezéséhez az Odaad gombot kell megnyomni, de ugyanekkor egy másik munkaállomáson valaki a már azonosított olvasót vagy példányt kitörli az adatbázisból, akkor a
vagy a
üzenet érkezik, és a művelet végrehajthatatlanná válik.
A sikeres kölcsönzés végén a program a Kiadva mezőbe írja a kölcsönzés adatait. A mező részletezésével a művelet összes adatát aprólékosan tanulmányozhatjuk. A Határidő mezőbe egy dátum kerül, az az utolsó nap, ameddig késedelem nélkül hozható vissza a dokumentum. A kiszámításnál a rendszer természetesen figyelembe veszi a könyvtár munkaszüneti napjait.
A kölcsönzés pénzügyi következményei is nyomon követhetők a művelet ablakában. Két beállítás befolyásolja az adminisztrálás végeredményét. A több helyen is előforduló kölcsönzési Díj és a Letét értéke dönti el, hogy kell-e egyáltalán törődni a pénzzel. Magától értetődően csak a díjköteles kölcsönzéssel foglalkozik a program, a számítások eredményét az ablak jobb oldalának alsó részén látható táblázat rovatainak kitöltésével közli. A Kölcs. díj és a Letét mezőbe a Fizetendő oszlopba íródik az éppen zajló kölcsönzés díja vagy a letétként fizetendő összeg. Az Összesen sor akkor válik fontossá, ha a példány elvitele után díj és letét is fizetendő, a második kölcsönzést követően pedig az Összesen oszlop értelme is nyilvánvalóvá válik. A kölcsönzések közben bármikor, és a befejezésük után is lehet rendezni a keletkezett tartozásokat. A Tartozások gombbal hívódó ablakban már felsorolódnak az imént keletkezettek is, és ha az éppen zajló kölcsönzések díjkötelesei mindegyikének megfizettetjük vagy elengedjük a kölcsönzési díját vagy letétjét, akkor a Fizetve oszlop jelölőnégyzeteiben ezt a program jelzi. A tartozások áttekintése vagy rendezése után a kölcsönzés természetesen folytatható.
A kölcsönzés közben a képernyő legalsó sorában a művelet folytatásának módjára utaló szövegek jelennek meg. Ezek akkor nyújtanak segítséget, ha a folyamat valami miatt elakad, és pusztán a vonalkódok olvasása nem elegendő. A lehetséges hibaüzenetek a korábbiakban már szerepeltek, a könyvtáros a legalsó sorba írt szöveg ismeretében és a hibaüzenet tartalmának mérlegelésével dönthet a továbblépésről. Az ablaknak a TextLibben szokásos módon saját menüje is van, amelyből már ismert és még be nem mutatott munkafolyamatok indíthatók el. A menü elemei Shift/F10 billentyűzéssel vagy jobb egérgombbal hívhatók:
- Példány adatai
- áLlományok beállítása
- kölcsönzések Nyomtatása
- Olvasói adatok nyomtatása
A kölcsönzésben éppen érintett példányt mutatja meg részletesen a szokásos űrlapon a Példány adatai pont. Az áLlományok beállítása azonos a fejezetben ismertetettel.
A kölcsönzések Nyomtatása (ábra) és az Olvasói adatok nyomtatása (ábra) formájában nagyon hasonló két bizonylat előállítására alkalmas. Az olvasó adatait mindkettő tartalmazza, azon kívül az első az éppen lezajlott kölcsönzések adatait, a második pedig az összes le nem zárt kölcsönzés adatait sorolja fel. A könyvtár működésétől függően ezek valamelyike, esetleg az olvasói állapot ismertetésekor (fejezet) említett nyomtatvány szolgálhat a kölcsönzési műveletek bizonylatául. Természetesen semmiféle nyomtatványra nincs szükség akkor, ha beiratkozáskor az olvasók egy nyilatkozatban elismerik a számítógépes nyilvántartás hitelességét.
Név: Kedves Hajnalka Vonalkód: 000088810004
Dátum: 2000-04-16
Ssz.Határidő Lelt.szám Cím/Szerző
----------------------------------------
1. 2000-05-16 029 A C++ programozási nyelv alkalmazásokkal
2. 2000-05-16 036 Birka-firka / Simmich, Erni
____________________________
Átvevő
Név: Kedves Hajnalka Vonalkód: 000088810004 Érvényes: 2001-02-24
Dátum: 2000-04-26
Kölcsönzések (ssz. határidő lelt.szám)
-----------------------------------------
1. 2000-05-16 036 Birka-firka / Simmich, Erni
2. 2000-05-26 043 Úton-útfélen / Nagy Bandó András
3. 2000-05-16 029 A C++ programozási nyelv alkalmazásokkal
____________________________
Olvasó
Végezetül pár szót az ablak alján sorakozó nyomógombokról. Az éRvényesítés, a Visszavétel, az áLlapot és a Tartozások mindegyike egy másik olvasószolgálati műveletbe vezet át. A VáloGatás gomb a kölcsönzéshez tartozik, erről szól majd a fejezet.
Látható tehát, hogy a kölcsönzés ablak bőséges információkkal szolgál a műveletről. A szorosan vett tennivalókat azonban nagyon röviden össze lehet foglalni:
A kölcsönzés az olvasó azonosítójának beolvasásával indul, ezután következnek az elvinni szándékozott pédányok vonalkódjai. Az azonosítók megadásához a vonalkódolvasó és a billentyűzet egyaránt használható. Ha menet közben figyelmeztető üzeneteket küld a program, akkor az Odaad gomb megnyomásával lehet továbblépni. A kölcsönzés új olvasó vonalkódjának beolvasásával, vagy más műveletbe átlépéssel, esetleg kilépéssel ér véget.
3.2.3. Kölcsönzés - találati halmaz alapján
A kölcsönzés eddig ismertetett módja szerint az olvasók maguk gyűjtik össze a polcokról azokat a példányokat, amiket haza akarnak vinni. Nem vizsgáltuk, hogy az olvasó miért a polcokról válogat, tudja-e, hogy ott találja, vagy csak böngészik.
Ha tehát egy lépést visszalépünk, felmerül a dokumentumok tárolási helyéről és elérhetőségéről szerezhető információk igénye. Ott érdemes keresni, ahol van, és azt, aminek elvihető példánya van. A számítógépes rendszer éppen azért jó, mert általa az ilyen ismeretek gyorsan megszerezhetők. Annak kell kiderülni, hogy van-e egyáltalán a könyvtárban a keresett dokumentumból, és hol van. Ha van, és a szabadpolcon van, akkor indulhat a gyűjtés.
De mi a teendő, ha van, és raktárban van? Természetesen mást kell tenni, az összeszedés a raktáros dolga az olvasó kérése alapján. A kérés formája egy találati halmaz, amelyet az olvasó vagy a könyvtáros állít össze. A halmaz célszerűen dokumentumokat és/vagy példányokat tartalmazhat, de tévedésből egyebek is belekeveredhetnek. A dokumentumok gyűjtése azt fejezi ki, hogy bármelyik elvihető példánya megfelel az olvasónak, a példányok keresése pontosabban célzott igényre mutat. A keresés részleteivel a "TextLib - könyvek feldolgozása és honosítása" című kiadvány foglalkozik, itt mindössze annyit fontos megemlíteni, hogy ha olvasó végzi a keresést a saját igényei szerint, akkor az eredmény halmazt el kell mentenie.
A raktárból kölcsönzés is az olvasó azonosításával kezdődik, és minden tekintetben megegyezik a fejezetben leírtakkal. A példányok vonalkódjának beolvasása helyett azonban az előkészített találati halmazzal dolgozunk, ha az olvasó végezte a keresést akkor az olvasóéval, ha pedig könyvtáros, akkor a könyvtároséval.
A VáloGatás gomb megnyomása után a munka a "Válogatás" című ablakban folytatódik (ábra).
A Halmaz mező rádiógombjait megfelelően beállítva a Halmaz váltás nyomógombbal vagy az olvasószolgálati könyvtáros vagy az olvasó találati halmazai közül választhatunk egyet a további munkához.
Az ablak felső felén a A halmaz Elemei mezőben a kiválasztott találati halmaz elemei látszanak. Összetételétől függően lehetnek benne dokumentumok közös adatai, kötetei, példányai és - valószínűleg véletlenül - kölcsönzési szempontból idegen elemek is. A listából egyesével az Enter gombbal választhatók ki elemek, a Shift/Szóköz kombinációval pedig megjelölhetők a lista tagjai annak kifejezésére, hogy a megjelölteket a tervezett művelet végrehajtása szempontjából egyenértékűnek óhajtjuk tekinteni.
A kiválasztás eredményeként sok minden történhet:
- Ha a kiválasztott elem közös adat vagy kötet, ...
- és vannak példányai, közöttük legalább egy elvihető is, akkor azokat
egy találati halmazba gyűjti a program, és a "Találati halmaz megtekintése"
című ablakban (ábra) megmutatja. A fejléc szerint a példányok
azonosító, állomány, raktár, kölcs (kölcsönözhető), sz. polc
(szabadpolc) és státus mezője látszik. A sz. polc mező megmutatja, hogy
van-e a dokumentumnak példánya a szabadpolcon, a státus mező (lehetséges
értéke "Kölcsönadva" vagy "Előjegyezve") pedig a példány
hozzáférhetőségére utal. A találati halmazból Enterrel juttathatjuk az
elmeket a Kiválasztva mezőbe. Ekkor, ha a példány nem
kölcsönözhető, akkor a
Kért példány nem kölcsönözhető!
üzenetet, ha pedig kölcsönzött vagy előjegyzett példányról van szó, akkor a
Kért példány jelenleg nem kölcsönözhetőüzenetet kapjuk, és a kiválasztás eredménytelen marad.
- és csak egyetlen példánya van, ami ...
- kölcsönözhető is, akkor azt azonnal a Kiválasztva mezőbe illeszti a program.
- azonban nem kölcsönözhető, vagy éppen kölcsönzés illetve előjegyzés
alatt áll, vagy már bejelenetették az elvesztését, akkor a
Kért példány nem kölcsönözhetőCsak előjegyezni lehet, mivel
jelenleg nincs bent kölcsönözhető példány!
Kívánja ellenőrizni?Kért példány jelenleg nem kölcsönözhetőüzenetek egyikét kapjuk, és a kiválasztás eredménytelen marad. Ugyanez történik akkor is, ha több példány van, de azok mindegyikére érvényesek az imént felsorolt korlátozások.
- és egyetlen példánya sincs, akkor a
Nincs találat!
hibaüzenet érkezik a képernyőre, és a kiválasztás eredménytelen marad.
- és vannak példányai, közöttük legalább egy elvihető is, akkor azokat
egy találati halmazba gyűjti a program, és a "Találati halmaz megtekintése"
című ablakban (ábra) megmutatja. A fejléc szerint a példányok
azonosító, állomány, raktár, kölcs (kölcsönözhető), sz. polc
(szabadpolc) és státus mezője látszik. A sz. polc mező megmutatja, hogy
van-e a dokumentumnak példánya a szabadpolcon, a státus mező (lehetséges
értéke "Kölcsönadva" vagy "Előjegyezve") pedig a példány
hozzáférhetőségére utal. A találati halmazból Enterrel juttathatjuk az
elmeket a Kiválasztva mezőbe. Ekkor, ha a példány nem
kölcsönözhető, akkor a
- Ha a kiválasztott elem példány, akkor a lehetséges folytatás azonos az egyetlen példányos kötet kiválasztásával.
- Ha a kiválasztott elem idegen, akkor a
Nem kölcsönözhető típus!
hibaüzenetet kapjuk.
Valószinüleg a valóságban egyszerűbb a példányok kiválogatása, mint a fenti ágas-bogas leírásban. A cél: a Kiválasztva mezőbe juttani mindazokat a példányokat, amelyeket az olvasó el szeretne vinni. A tévedés megengedett, hiszen a kiválasztottak közül a feleslegeseket a Del billentyűvel ki lehet húzni, és arra nézve sincs megkötés, hogy a halmaz elemeit hányszor és milyen sorrendben tekintjük át. Keresgélhetünk a listában, tetszés szerint részletezhetjük az elemeket, és a kölcsönözhetőség, a raktározási adatok, a lejárati határidők és még sokféle adat ismeretében választhatunk.
Térjünk vissza egy néhány bekezdéssel korábban említett dologhoz! A Shift/Szóköz billentyűvel megjelölhetjük a Halmaz mező elemeit. A jelöléssel csoportot hozunk létre, amelyben egymás helyettesítésére alkalmassá nyilvánítjuk a dokumentumokat vagy példányokat. A csoport képzésnek elsősorban a fejezetben ismertetendő előjegyzésben van jelentősége.
Ha van kijelölt csoport, akkor a kiválasztás eredményeként előálló találati halmaz minden elem minden példányát együtt tartalmazza, egyebekben a működés megegyezik a halmaz elemeit egyedeknek tekintő esettel. A megjelölés fontos következménye, hogy a jelöletlen elemek kiválaszthatósága mindaddig szünetel, amíg van megjelölt a mezőben. Az Enter ilyenkor tehát csak valamelyik megjelölt elemen hatásos, a többin hatástalan, még akkor is, ha a csoport léte a mezőben éppen nem is látszik, mert az összes megjelölt tétel kicsúszott a láthatók közül.
Most tehát a Kiválasztva mezőben együtt láthatók az olvasó kérésének megfelelő példányok. A feladat: meg kell szerezni a dokumentumokat. Ennek kétféle módja van a "Válogatás" című ablak alján látható gombok megnyomásával.
A Nyomtatás listát készít a kiválasztott példányokról (ábra), a benne leírt adatok eligazítják az olvasót vagy a könyvtárost a polcok útvesztőjében. A Raktárnak gomb kimondottan a nem szabadpolcos raktárban tartott dokumentumok előkereséséhez használatos, megnyomásakor a raktáros TextLib levelet is kap a kért dokumentumokról.
Kiválasztott példányok listája
Ügyfél: Kedves Hajnalka (1976-10-01, Sopron)
Vonalkód Rakt.jel Dokumentum(Szerző: Cím)
0010000500129 Arany János összes költeményei, 1. köt.
Kisebb költemények, 1839-1859
Tekintettel arra, hogy a kiválasztott példányok lelőhelye nem egyetlen hely, az értesítéseket csoportosítani érdemes. A Fókusz mező sorolja fel azokat a raktárakat, amelyekben a kiválasztott példányok vannak. A listának két állandó eleme van, a "Minden kijelölt" és a "Szabadpolcosok", azokon túl a tartalma mindig a kért példányok lelőhelyének megfelelően változik. A Fókusz beállításával szabályozható, hogy a nyomtatvány vagy az üzenet csak azokat a példányokat listázza, amelyeknek a raktára éppen a kiválasztott raktár.
Az elmondottakból kiderül, hogy a halmaz alapú kölcsönzés valójában nem kölcsönzés. Véget ér, még mielőtt az olvasó megkapná, amit szeretne. A végeredmény - a kinyomtatott listák vagy az üzenetek - a továbblépés négyféle, egymással gyakran keveredő útját mutatja meg:
- A szabadpolcon tartott dokumentumok listájával az olvasó körbe jár, összegyűjti a számítógépes katalógusban előzőleg megkeresett példányokat, és visszamegy a kölcsönző pulthoz a fejezetben leírt módon lebonyolítani a kölcsönzést.
- Az olvasó megvárja, amíg a raktárakból összegyűjtik a kért példányokat, majd azokat a fejezetben leírt módon kölcsön veszi.
- Ha a kiválasztott példányok között nincsen elvihető, de van éppen kölcsönzés alatt álló, akkor az olvasó kérhet előjegyzést. Bár e fejezetben néhány üzenetben is előfordult már az előjegyzés, részletesen majd a kézikönyv pontja foglalkozik vele.
- Egy peches esetben az is előfordulhat, hogy a kiválasztott példányok között egyetlen elvihető sincs. Ekkor a halmaz alapú kölcsönzés eredménytelenül ér véget.
3.2.4. Kölcsönzés - ha a példány nincs honosítva
A fejezet szólt a honosított bibliográfiai adatbázis elkészítéséről. Kényelmesebb és egyszerűbb, de nem kötelező az állomány honosítása a számítógépes olvasószolgálati munka elkezdése előtt. A TextLib azt a változatot is támogatja, amelyben a honosítás és az olvasószolgálat egymás mellett zajlik.
A honosítatlan példányok kiadása tulajdonképpen nem új ága a kölcsönzésnek, a fejezetben ismertetett munkamenet apró kiegészítéséről van csupán szó. A dokumentum azonosításában kezdődik az eltérés, ugyanis a honosítás előtt az olvasószolgálatos könyvtáros nem talál vonalkódot az elékerülő példányon.
Az azonosításhoz tehát egy új vonalkódos cimkét kell a példányra ragasztani, és azt beolvasni. Az adatbázisban az új azonosító természetesen még ismeretlen, a továbblépéshez az új példányt rögzíteni szükséges.
Az ismeretlen vonalkód beolvasása után a a program egy ablakban felsorolja az ismert dokumentumtípusokat, onnan kiválaszthatjuk a példányhoz tartozót. A 12 lehetőség:
| Példány | Példány | Páldány |
|---|---|---|
| Könyv | AV | Időszaki |
| Térkép | Disszertáció | Kotta |
| Kutatási jelentés | Szabadalom | Gyártmány ismertető |
| Program | Kézirat | Szabvány |
A választás után a példány adatainak rögzítésére alkalmas űrlap bukkan fel. Az ismerttől egy dolgoban tér el, ugyanis az imént beolvasott vonalkód már az Azonosító mezőben olvasható.
Az űrlap kitöltésének teljességét a program által elvárt minimum és a helyi szokások szabta maximum szabályozza. Célszerű a teljességre törekedni, de a kölcsönzést nem szabad az esetleg szükséges formai feltárással megakasztani. Nehéz tahát akár csak ajánlást is adni a kitöltendő adatok körére, szögezzük le, hogy a mininmum mindössze a vonalkód.
Könnyen belátható, hogy a gyorsaság érdekében megengedett kezelésmód veszélyeket rejt magában. Ha ugyanis egy példány nem kapcsolódik valamelyik bibliográfiai leíráshoz, egy dokumentum kötetéhez, akkor az a katalógusban kereshetetlen marad. A program tehát megengedi a gyorsaságot, de a veszélyre figyelmeztet a
üzenettel. A kölcsönzéskor a veszély ismeretében de a gyorsaság érdekében mégis megengedhetjük az azonosításnak a leírt roppant egyszerű módját, mert a hiányos adatú példány a visszavételkor úgyis biztosan a kezünkbe kerül még. Az lesz majd a pillanat, amikor már nem szabad tovább halasztani a példány adatainak megadását.
3.2.5. Kölcsönzés - összefoglalás
A kézikönyv szándékosan de eröltetetten tagolta a kölcsönzést az előző három fejezetre. A valóságban ezek nem különülnek el egymástól, hiszen akár egyetlen olvasó igényeinek kielégítésére is mindhárom sorra kerül. A polcról gyűjtött példányokat a kézből kölcsönzésnek nevezett módon kéri ki az olvasó, ha a honosítatlan állományból is választhatott, akkor a könyvtáros a nem honosított példányok kölcsönadásáról szóló fejezet szerint azokat is kiadhatja, és ha a polcon nem talált dokumentumokat a számítógépes katalógusban kereste meg akár az olvasó, akár a könyvtáros, akkor a találati halmazból folyó kölcsönzés is sorra kerülhet. Mint később látni fogjuk, az előjegyzés is a kölcsönzés egy mellékága, tehát a munkamenetben az is nagyon szorosan idekapcsolódik.
A kölcsönzés a munkaszervezésben is egységet alkot mindazokkal a folyamatokkal, amelyekkel összetartozik. Új olvasó érkezésekor nem kell új űrlap elővételével jelezni a váltás szándékát. Elég csupán az új olvasó vonalkódját beolvasni - még a vonalkódot fogadó mező kiválasztásával sem kell törődni -, és a rendszer végrehajtja a kölcsönzés ablakban mindazokat a változtatásokat, amelyek ebben a helyzetben szükségesek. Lezárja a korábbi olvasó kölcsönzéseit, adminisztrálja a díjakat, a határidőket és a tartozásokat, azután az új olvasó adataival tölti ki a kölcsönzés munkalapját.
A munkalap alsó nyomógombjai átjárót nyitnak az olvasószolgálati munka szakaszai között. A kölcsönzésből egyetlen gombnyomással, a menü kikerülésével elérhető az érvényesítés, a visszavétel, az olvasónak a könyvtárlátogatásból keletkező adattáblája és a tartozások rendezése. Az átjárón át elért új munkafázis természetesen a kiinduló munkalapon már azonosított olvasóval dolgozik tovább, ez tehát újabb egyszerűsítés a menüben való navigáláshoz képest.
3.3. Visszavétel
A dokumentumok visszavételére szolgáló munkalap az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Visszavétel menüpontban, vagy az olvasószolgálatos főmenü munkaasztalának saját menüjéből érhető el. Természetesen a folyamatos munkában az űrlapok közötti átjárást lehetővé tevő gombok is alkalmasak a visszavétel kiválasztására, és ilyen módon többnyire már az olvasó azonosításán túljutva érünk a munkalapra.
Az üres visszavétel ablakban három mező él: az Azonosító, az üZemmód és a Példány (ábra). A leggyakoribb esetben a munka itt is a vonalkódok folyamatos olvasásából áll, és mivel a visszahozott példány alapján a rendszer képes a kölcsönző személyt is megtalálni, tulajdonképpen elég a példányok vonalkódjával foglalkozni.
Itt akár be is fejeződhetne a visszavétel ismertetése, ha a könyvtári munka sokszínűsége nem kívánna meg a programtól is többféle működést. Nézzük tehát ismét elölről!
Előre kell bocsátani, hogy a kölcsönzésnél megismert módhoz hasonlóan a visszavételnél is eltér egymástól a vonalkódolvasóval és a nélküle folyó munka. A legegyszerűbb esetben egyetlen vonalkód - a példányé - beolvasásával végrehajtható egy visszavétel. Vonalkódolvasó nélkül viszont először ki kell választani a Példány mezőt, majd bebillentyűzni vagy az expandból átemelni az azonosítót, és végül még a Visszavétel gombot is meg kell nyomni. Mint később látni fogjuk a módszertől függően változik a képernyőre kerülő adatok helye: vonalkódolvasóval intézve a visszavételt a Nála lévő példányok listája rögtön egy elemmel rövidebb, a legelső visszavett példány adatai azonnal a Példány mezőbe kerülnek. A visszavétel a Nála lévő példányok közül Enterrel választva is végrehajtható.
Mostantól nem különböztetjük meg a vonalkódolvasóval vagy a nélküle folyó munkát. Mindkét esetben kezdhetjük akár az olvasó, akár a példány vonalkódja beolvasásával. Persze lehet, hogy már az első lépés sikertelen, mert a beolvasott kódot a program nem találja az adatbázisban. Ilyenkor az
üzenetet kapjuk. Sikeres azonosítás után a program az összeszedhető információk sokaságát írja a képernyőre. Ezek egyik csoportja az olvasó személyi és könyvtárral kapcsolatos adata, másik csoportja pedig a korábban elvitt dokumentumoké - ha egyáltalán vannak ilyenek. Természetesen a Nála lévő példányok összegyűjtésekor a program figyelembe veszi a kölcsönözhető állományok beállítását, és csak azokat listázza, amelyek a beállított állományokból származnak vagy egyáltalán nincsenek állományba sorolva. Ha az azonosítás vonalkódolvasóval történt, és a beolvasott kód a példányé volt, akkor a Nála lévő példányok mező azonnal egy elemmel rövidebb listát mutat.
Itt azonnal meg is kell állnunk, mert a mező tartalma egyéb körülményektől, a kölcsönözhető állományok beállításától (pont) és az állományonkénti beiratkozástól (pont) is függ. Mivel a változatok sokfélék és bonyolultak, egy önálló fejezetben (fejezet) vizsgáljuk meg a két mozzanat egymásra hatását. Továbblépve az olvasó azonosításában a kölcsönzésnél már megismert figyelmeztetések közül egyedül
felirat köszönhet vissza. Érthető a kisebb szigor, visszahozatalkor nem annyira fontosak az olvasójegyre vagy a kitiltásra vonatkozó fenntartások.
A munka a példányok visszavételével folytatódik, most már csak az azonosítókat kell egymás után tudatni a programmal. Vonalkódolvasóval a legegyszerűbb, de billentyűzéssel, a Példány mező expandjából vagy a Nála lévő példányok közül választva is lehetséges. Előfordulhatnak tévedések, rendellenességek. Rossz vonalkód beolvasása után az
üzenetet kapjuk, ha rosszul billentyűztük, akkor pedig a
felirat jelenik meg. Első pillanatban meglepő, de megmagyarázható figyelmeztetés
A kölcsönzéskor félretett két üzenettel együtt ennek a megfejtését is halasszuk el a hosszabbítás ismertetéséig!
A példány azonosításának eredményeként a vonalkód mellett megjelenik a kötet címe, alatta pedig kitöltődik az áLlomány, a Raktár és a Jelzet mező, ezek ismeretében egyszerűbb visszajuttatni a példányt a megszokott helyére. A következő két sorban a kölcsönzéssel és a visszahozatallal kapcsolatos adatok és kötelezettségek látszanak. A Kiadva és a Határidő mező az elvitelnek és a kölcsönzés lejáratának napját mutatja, ha visszahozatalkor az olvasónak visszajár a letét vagy késett, akkor a Letét és a Késedelmi díj mező is kitöltődik (ábra).
Visszavétel közben a rendszer természetesen figyel az előjegyzésekre is. Ha valakinek érvényes előjegyzése van a dokumentumra, akkor
üzenet figyelmeztet erre, és ugyanakkor tájékoztatásul újabb mezők töltődnek ki az ablakban (ábra). A váRják tartalma értelemszerű, működése azonban nem. A listában az előjegyzők jelentkezési sorrendben szerepelnek, a program az előjegyzések kielégítésekor az első helyen álló olvasót választja ki. A könyvtáros viszont egy másik olvasó kijelölésével megváltoztathatja a sorrendet. A Félreteendő mezőben az ár és a határidő szintén módosítható.
A visszavétel közben a képernyő legalsó sorában a művelet folytatásának módjára utaló szövegek jelennek meg. Ezek akkor nyújtanak segítséget, ha a folyamat valami miatt elakad, és pusztán a vonalkódok olvasása nem elegendő. A lehetséges hibaüzenetek a korábbiakban már szerepeltek, a könyvtáros a legalsó sorba írt szöveg ismeretében és a hibaüzenet tartalmának mérlegelésével dönthet a továbblépésről.
Az ablaknak a TextLibben szokásos módon saját menüje is van, amelyből egy munkafolyamat indítható el. A menü elemei Shift/F10 billentyűzéssel vagy jobb egérgombbal hívhatók:
- Előjegyzés
- eLveszett
Az első pont a visszavételkor értelmetlen, nem lehet kiválasztani. A második szolgál az elvesztés bejelentésére. Az elveszettnek nyilvánított példányt a rendszer ideiglenesen kizárja a (halmazból) kölcsönzésből, ugyanakkor a visszahozatalát természetesen nem tiltja meg. Ha a dokumentum mégis megkerül, akkor visszavétellel visszajut a szokásos körforgásba, ez esetben még az elvesztés miatt felírt térítési díj tartozás is törlődik. Akkor válik véglegessé egy példány elvsztése, amikor az olvasó megtéríti a kirótt térítési díjat.
Ejtsünk pár szót az ablak alján sorakozó nyomógombokról! Az éRvényesítés, a kölCsönzés, az áLlapot és a Tartozások mindegyike egy másik olvasószolgálati műveletbe vezet át, megmutatva az olvasószolgálati munka összetartozó részeit, egyúttal megteremtve a gyors átjutást a soron következő feladat űrlapjára.
Egy eddig szándékosan elfelejtett mező, az üZemmód léte is mutatja, hogy az olvasószolgálati munka leggyakrabban előforduló elemei milyen szoros kapcsolatban állnak egymással. Újra csak a fejezetek elkülönítése okán választunk szét két összefüggő munkafázist, a visszavételt és a hosszabbítást, hiszen a TextLib a valóságnak megfelelően szinte együtt képes kezelni a kettőt.
3.4. Az állományonkénti beiratkozás és az állományok beállításának egymásra hatása
Az állományonkénti beiratkozásnak (pont) szoros kapcsolata van az olvasószolgálati munkához beállítható állományokkal (pont). A kettő együtt a kölcsönzésre (pont), a visszavételre és az olvasói állapotra pont) is nagy hatással van. A rendszernek az állományok beállításától függő működésére az összes említett programrész ismertetése után most visszatérünk.
Az állományok beállításánál megtehető korlátozás célja az, hogy a dokumentumok kiadásánál és a visszavételénél a rendszer észrevétesse, ha akár az olvasó, akár a dokumentum a beállítotthoz képest idegen. A beállítások meggondolatlan használatával azonban nehezen magyarázható, talán programhibának tűnő helyzetek keletkezhetnek, érdemes tehát a következőket megfontolni.
Láttuk korábban, hogyan tagolható munkaállomásonként állományokra az olvasószolgálati munka. Láttuk továbbá, hogy ezzel összhangban mód van az olvasók beiratkozását is állományonként végrehajtani. Bár a dokumentumok állományba sorolása a fejezetben téma volt már, a dokumentumok kölcsönzési szempontú állományba sorolása új fogalom, következzen tehát egy fontos, eddig hiányzó meghatározás:
A rendszer kölvcsönzési szempontból akkor tekint egy dokumentumot állományba soroltnak, ha kölcsönzésekor az olvasó beiratkozott tagja volt az állománynak. Érthető, hiszen az adatbázis szintjén az olvasó számára ismeretlenek azok az állományok, amelyekbe nem iratkozott be. Ennek ellentéteként egy dokumentumot akkor tekint állományba sorolatlannak a rendszer, ha a dokumentum állományába nincs az olvasónak érvényes beiratkozása, vagy a dokumentum egyáltalán nincs állományba sorolva.
A fenti definíció ismeretében érthetők azok a jelenségek, amelyek az állományok meggondolatlan beállítása miatt keletkezhetnek. Ismét szögezzük le, hogy az ismertetendő bonyodalmakat roppant egyszerű elkerülni, hiszen a rendszer működése éppen azt támogatja. Két pontban összefoglalhatók a hibamentes működés feltételei:
- Ha biztosan tudjuk, hogy soha nem kell az olvasószolgálati tevékenységet a számítógépes munkaállomásokon állományonként elkülöníteni, akkor semmi tennivaló nincs.
- Ha szükséges az állományok beállítása, akkor azt már a beiratásnál - állományonkénti beiratással - tekintetbe kell venni, és az erről szóló döntésnek meg kell előzni a kölcsönzés megkezdését.
A hibamentes működés nem azonos a zavarmentes működéssel. Az utóbbihoz a kölcsönzésnél előforduló
amiben ez a példány van!
figyelmeztetés elkerülésére akkor is célszerű az olvasókat minden őket érdeklő állományba beiratni, ha szó sincs állományonkénti olvasószolgálati munkáról. Nagyon egyszerű összefoglalásként tehát az előbbi javaslat betartását ajánlhatjuk.
Most azonban nézzük részletesen!
Első példa
Az olvasókat beiratjuk mindazokba az állományokba, amelyekből kölcsönöznek, és az állományok beállítása során - ha egyáltalán foglalkozunk vele - nem zárjuk ki egyik érintett állományt sem. Ekkor a kölcsönzés és a visszavétel is figyelmeztetések nélkül folyik, és az olvasói állapot megnézésekor az állományonkénti egyenleg is pontos lesz. Ez tehát egy hiba- és zavarmentes beállítás.
Második példa
Töröljünk a beállított állományok közül olyat, amelyikből azután kölcsönözni próbálunk. A szűkítés nem vezet a hiányzó állományokból kölcsönvenni szándékozott példányok kiadásának megtiltásához, hanem csupán egy figyelmeztetéshez. Az
nem folyik kölcsönzés!
üzenet után pedig adjuk ki a példányt. Az olvasói állapot állományonkénti egyenlege ismét tökéletes, de a visszavételnél már zavar van. Az olvasónál lévő példányok felsorolásából hiányoznak az imént kiadottak, ha annyi az összes kölcsönzött, akkor üres a mező. Logikus, hiszen az állomáson folyó munkából kizártunk állományokat, a program természetesen már a megmutatáskor kiválogatja azokat a példányokat, amelyekkel még a változtatás után is dolgozunk. Ezután is visszavehetjük a dokumentumot, persze nem a Nála lévő példányok közül választva, hanem vonalkódolvasóval vagy billentyűzéssel. A kölcsönzésnél már megismert üzenet ideillő megfelelőjét,
figyelmeztetést kapjuk. Sőt, ha az olvasó a beállított állományok egyikébe sincs beiratkozva, viszont csak a beállított állományokba sorolt példányok vannak nála, akkor
üzenetet olvashatjuk.
Látjuk, hogy a program kétszer-háromszor is beleszólt a munkába, és az első pillanatban nehezen értelmezhető helyzet keletkezett, amikor a Nála lévő példányok között nem mutatta az éppen előbb kölcsönzötteket. A beállított állományok ok nélküli megváltoztatása vezetett a furcsaságokhoz.
Harmadik példa
Az olvasó beiratásakor "felejtkezzünk meg" arról az állományról, amelyikből kölcsönözni akar, ugyanakkor az állományok beállításánál pedig válasszuk ki. Kölcsönzéskor nem ússzuk meg üzenet nélkül, hiszen
amiben ez a példány van!
A visszavételnél semmi bajunk nem lehet, mert nem zártuk ki a munkából a példány állományát. Az olvasói állapot megnézésekor válik nyilvánvalóvá, hogy mit is jelent a néhány bekezdéssel feljebb leírt meghatározás az kölcsönzési szempontú állományba sorolásról. Mivel kölcsönzéskor az olvasó nem volt tagja az állománynak, az állományok felsorolásából ez ki is marad, az egyenleget meg sem lehet nézni.
Negyedik példa
Egy lehetőség maradt: beiratáskor ismét felejtkezzünk el arról az állományról, amelyikből az olvasó kölcsönözni akar, és most még az állományok beállításánál is húzzuk azt ki. Kölcsönzéskor kettő, visszavételkor pedig egy üzenetet kapunk:
nem folyik kölcsönzés!
amiben ez a példány van!
Az olvasói állapot ablakban megint nincs ott az állományok között a kihúzott, így természetesen az egyenleget nem lehet megnézni.
A felsorolt helyzetek nagy része szándékosan nem áll elő. Véletlenül azonban a fenti furcsaságok bármelyike előfordulhat, és azoknál még cifrábbak is. Riasztó lehet az olvasói állapot ablakban az állományonkénti egyenlegben kevesebb példányt látni, mint amennyi a kiválasztott állományból az olvasónál van az állapot ablak főlapján látható összesítés szerint. Pedig ez is lehetséges, ha végrehajtott kölcsönzés után iratjuk be az olvasót az állományba, majd újabbakat is kölcsönzünk.
Két beállítás kétféle értékéből létrehozható négy lehetőséget vizsgáltunk, de nem változtattunk semmit a kölcsönzés és a visszavétel között, nem csináltunk több kölcsönzést, amik között változtattunk volna. Reménytelen lenne megpróbálni számba venni, hogy miféle zagyvaságok keletkezhetnek, ha ok és elképzelés nélkül megváltoztatjuk az állományok beállítását, vagy nem célszerűen iratjuk be az olvasókat a könyvtár állományaiba, miközben folyamatosan zajlik az olvasószolgálati munka.
Összefoglalásként kijelenthető, hogy egészen egyszerű módon elkerülhetők a leírt zavarok. Ha viszont váratlan üzeneteket kapunk kölcsönzéskor és visszavételkor, vagy az olvasói állapot ablakban az adatokat nézegetve látunk értelmetlen dolgokat, akkor a jelenségek magyarázatát legcélszerűbb az állományok beállításánál és az állományonkénti beiratásnál keresni.
3.5. Hosszabbítás
A kölcsönzött dokumentumok lejárati határidejének meghosszabbítására szolgáló munkalap az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Hosszabbítás menüpontban érhető el. Ezen kívül a folyamatos munkában a visszavétel űrlapjáról az üZemmód átváltásával is a hosszabbításhoz juthatunk.
A művelet a kölcsönzés lejárati idejét módosítja. Az új határnap meghatározásának kiindulópontja a hosszabbítás időpontja, nem pedig a kölcsönzésé. Kiszámításakor a program a hosszabbítás időpontjához hozzáadja a paramétertáblázatba a hosszabbítás intervalluma mezőbe írt értéket.
Az olvasó kérheti a lejárati határidő eltolását a kölcsönzés érvényességi idején belül és azon túl is. A második esetben a hosszabbítás késést szüntet meg, ezért a rendszer az új érvényességi idő lejártáig fel is függeszti a késedelmi díj felszámítását, de a művelet időpontjában esedékes büntetést természetesen nem engedi el.
A visszavétel és a hosszabbítás egymáshoz nagyon hasonlít, így természetesen hosszabbításkor a program működése csaknem azonos a visszavételnél megismerttel. Az olvasó és a példány azonosításának módja a szokásos, a végén azonban a hosszabbításra vonatkozó két új mező bukkan fel. A Hosszabbítható mezőbe a kölcsönzés új lejárati napja íródik, azt a könyvtáros megváltoztathatja. A Hosszabbítva mező az éppen most kért hosszabbítás és a maximálisan megengedettek számának viszonyát mutatja (ábra). Az utolsónál korábbi hosszabbításokat a program általában feltétel nélkül megengedi. Kivétel, ha a példányra másik olvasónak előjegyzése van. Erre
Ha nem, az ablak lokális menüjéből lehetőség
van előjegyezni a példányt!
üzenet hívja fel a figyelmet, és a döntés a könyvtárosé. A paraméter táblázatban megadott maximumot azonban a rendszer nem engedi átlépni, erre a
üzenet figyelmeztet. Ilyen esetben az olvasó kénytelen visszaadni a példányt, és egy új kölcsönzéssel ismét megszerezni, ha ragaszkodik hozzá. Mások érvényes előjegyzése akadálya az azonnali elvitelnek, de a program természetesen segít, hogy minél hamarabb ismét hozzájuthasson. A mód: előjegyzés a hosszabbítás ablakban.
A hosszabbítás ablaknak is van saját menüje, a menü elemei Shift/F10 billentyűzéssel vagy jobb egérgombbal hívhatók:
- Előjegyzés
- eLveszett
Az előjegyzés a visszavételnél értelmetlen volt, a hosszabbítások számának elfogyása után viszont a dokumentum visszaszerzésének a legegyszerűbb módja. A menüpont kiválasztása után a program visszaveszi a példányt, majd azonnal előjegyzést vesz fel. Az előjegyzés irányulhat pontosan a visszahozott példányra, vagy azzal egyenértékűekre is. A rendszer a
kérdésre adott válasznak megfelelően cselekszik.
Fontos tudnivaló, hogy a példányt birtokló olvasó előnyt élvez a megszerezni vágyókkal szemben. Tehát szabad útja van a hosszabbításnak akkor is, ha több előjegyző várja a dokumentumot. Érdemes azonban egy pillantást vetni a visszavételnél már megismert váRják mezőre, és a tartalma alapján mérlegelni.
Az 1.62 verzió óta létezik az Előjegyzettet nem lehet hosszabbítani paraméter. Ha ez be van állítva, akkor előjegyzett dokumentum nem hosszabbítható.
Az ablak saját menüjének második pontja az elvesztés bejelentésére szolgál. Működése azonos a visszavételnél leírttal. Ha egy olvasó bejelenti egy példány elvesztését, akkor elveszíti a hosszabbítás lehetőségét, függetlenül attól, hogy korábban kért-e már hosszabbítást. A próbálkozásra a program az
üzenetet küldi, és ennek megfelelően nem is tesz semmit.
A hosszabbítás közben a képernyő legalsó sorában a művelet folytatásának módjára utaló szövegek jelennek meg. Ezek akkor nyújtanak segítséget, ha a folyamat valami miatt elakad, és pusztán a vonalkódok olvasása nem elegendő. A lehetséges hibaüzenetek a korábbiakban már szerepeltek, a könyvtáros a legalsó sorba írt szöveg ismeretében és a hibaüzenet tartalmának mérlegelésével dönthet a továbblépésről.
Ejtsünk pár szót az ablak alján sorakozó nyomógombokról! Az éRvényesítés, a kölCsönzés, az áLlapot és a Tartozások mindegyike egy másik olvasószolgálati műveletbe vezet át, megmutatva az olvasószolgálati munka összetartozó részeit, egyúttal megteremtve a gyors átjutást a soron következő feladat űrlapjára.
A hosszabbítás nemcsak a menüből választva, hanem a visszavételből üzemmód váltással is elérhető, és ugyanúgy visszafelé is vezet út. Így a visszavétel és a hosszabbítás között nagyon egyszerű a közlekedés, hiszen a követelmény is az, hogy egyetlen olvasó példányaival lehessen szükség szerint bármelyiket csinálni, tetszőleges sorrendben.
A könnyű áttérés és a két üzemmód ablakának nagyfokú hasonlósága tévedésekhez vezethet. Előfordulhat, hogy az egyik olvasóval való foglalkozás befejezése után elfelejtünk üzemmódot változtatni, bár kellett volna. Az ebből származó hibák elkerülésére a rendszer kétféle automatizmus közötti választást kínál. A rendszergazda a könyvtár hozzáférési paraméterei között beállíthatja, hogy új olvasónál az üzemmód az éppen beállított maradjon-e vagy mindenképpen változzon visszavételre. Így az egyéni munkamódszer érvényesülhet: vagy minden új olvasónál a visszavétel az első, és utána következnek a hosszabbítandók, vagy az új olvasónál azzal a munkával kezdünk, amelyikkel az előzőt befejeztük.
A tévedést természetesen így sem lehet kizárni. Épp itt az ideje, hogy a kölcsönzés és a visszavétel tárgyalásakor félbehagyott mondanivalót felelvenítsük. A kölcsönzés ismertetésekor két üzenet magyarázatával maradtunk adósok, a visszavételkor pedig eggyel. Idézzük fel a szövegüket:
Nem adható ki, amíg attól nincs visszavéve!
Képzeljük el, hogy kölcsönzések, visszavételek és hosszabbítások az olvasók igénye diktálta sorrendben történnek, azaz rendszertelenül. Amikor egy olvasó visszaad egy példányt, de a könyvtáros véletlenül hosszabbítás módban dolgozik a programmal, akkor a dokumentum a valóságban visszakerül a helyére, a rendszer azonban változatlanul kölcsönzöttként tartja nyilván. Ez a hiba magyarázza az első két üzenetet: a példány ott van az új olvasó kezében, a program pedig még a réginél tudja.
A harmadik üzenet magyarázata ezek után kézenfekvő, az előbbi helyzet fordítottja fordult elő. Visszavételkor azért hiszi a rendszer a könyvtárban lévőnek a példányt, mert amikor az olvasó hosszabbítani szeretett volna, a könyvtáros véletlenül visszavette a dokumentumot. A valóságban történtek minden esetben az olvasó és a könyvtáros szándékának feleltek meg, csupán a program kezelésében történt tévedés.
A számítógéppel működtetett olvasószolgálati munkában semmiféle nehézséget nem okoz az, ha egy olvasó kölcsönzéseinek határideje akár példányonként eltér. Természetesen az olvasó dolga nehezebb, ha sok határidőt kell fejben tartania, és talán ezért szokás néhány könyvtárban az éppen lezajlott kölcsönzésekkel egyidőben a régebbiek lejárati idejét az újhoz igazítani kérés nélküli hosszabbítással. A határidő kéretlen tologatása a könyvtár és az olvasó számára sem előnyös, vannak tehát érvek e gyakorlat fenntartása ellen.
A hosszabbítások megengedett számának alacsonyan tartásával a kölcsönzés időtartamának érdemi növekedése nélkül elérkezhet az utolsó hosszabbítás. Szélsőséges esetben akár egyetlen művelettel is távolabbi lejárati határidőt érhet el az olvasó, mint az automatikus hosszabbítások sorozatával.
A hosszabbítások megengedett számának emelése sem vezet jóra. A könyvtárba járás véletlenül adódó időpontjai is eshetnek úgy, hogy egy dokumentum egyetlen olvasó birtokában maradjon nagyon hosszú időn keresztül. Természetesen szándékosan is kihasználhatja egy olvasó az automatikus hosszabbítás előnyét, hogy magánál tarthassa a dokumentumot.
Amennyiben a hosszabbítás nem a lejárati határidő tervezett módosítása, mert a művelet automatikus, akkor a dokumentumot előjegyző és a kölcsönzéssel éppen birtokló olvasó közül a kedvezményezett kiválasztása sem egyszerű. Azt talán kijelenthetjük, hogy előjegyzett dokumentum lejárati határidejét még kérésre sem illik meghosszabbítani. Ilyenkor tehát magától odavész az automatizmus nyújtotta előny, és megszűnik a lejárati időpontok egységessége. Ragaszkodhatunk mégis a szokáshoz, de ezzel az előjegyző szorul indokolatlanul hátrányos helyzetbe. Az utolsó hosszabbítás után azonban semmiképpen sem hajtható végre a művelet, és a visszahozatali időpontok eltérővé válnak. Belátható tehát, hogy még a legjobb szándék mellett sem mindig érhető el a különböző időpontokban kölcsönzött dokumentumok lejárati határidejének egységessége.
3.5.1. Kérés visszahozatalra
Talán a hosszabbítás az a könyvtári művelet, amelyhez a határidőn belüli kölcsönzés alatt álló dokumentumok visszakérése kapcsolódik. Könnyen előfordulhat, hogy a hosszabbítás után befut néhány előjegyzés egy dokumentumra, és bár a hosszabbítás előnyt élvez az előjegyzéssel szemben, mégis érdemes megfontolni a példány lejárati időn belüli visszakérését.
A programrész a menüből érhető el az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / kéRés visszahozatalra pontban (ábra). Az ablakban a Példány azonosító mezőbe billentyűzéssel vagy az expandból választva lehet vonalkódokat bevinni, a példány adatai megjelennek a Visszakért példányok között. Bár az azonosító mező vonalkód fogadására is alkalmas, ezt most el kell vetnünk, hiszen ha a vonalkód itt lenne, akkor az éppen a visszakérni szándékozott példányon lenne.
A visszakérendő példányok vonalkódjait tehát más módon tudjuk megismerni. A sokféle lehetőség közül kettő látszik kézenfekvőnek, érdemes vagy az olvasó vagy a dokumentum adata alapján elindulni. Az előbbihez az Olvasószolgálat / Olvasók nyilvántartása / kereSés pont, a megtalált olvasó űrlapján pedig az Egyenleg mező, az utóbbihoz pedig a kereSés / áLtalános pont, a dokumentum űrlapján pedig a Példányai mező ajánlható. A végre meglelt vonalkód megőrzésére pedig remekül megfelel a TextLib notesze.
A művelet a levelek kinyomtatásával válik teljessé, erre szolgál a levél-Nyomtatás nyomógomb. A program a Visszakért példányok mezőből összeválogatja az ugyanannál az olvasónál lévő példányokat, így egy olvasónak egy levél készül (ábra).
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Kedves Hajnalka
Budapest
Reviczky u. 3.
1088
Tisztelt Olvasónk!
Kérjük, hogy az Önnél lévő, alább részletezett dokumentumokat - bár
kölcsönzési határidejük még nem járt le - szíveskedjék könyvtárunkba 8
napon belül visszahozni. Előre is köszönjük.
Azonosító Dokumentum
001000050029h A C++ programozási nyelv alkalmazásokkal
3.6. Előjegyzés
Az előjegyzés a TextLibben nem önálló munkafolyamat, azért kap mégis önálló fejezetet, hogy egy helyen összesítve szerepelhessen mindaz, ami e tárgyhoz tartozik. Önálló menüpontként nem is lenne értelme az előjegyzésnek, mert soha nem az a cél, hanem a kölcsönzési vagy a hosszabbítási szándék kudarca vezeti oda az olvasót és a könyvtárost. Eddig kétszer - a találati halmazból végrehajtott kölcsönzésnél (pont) és a hosszabbításnál (pont) - jutottunk el az előjegyzéshez, és nincs is a rendszerben ennél több mód. Tekintsük át ismét röviden az előjegyzéshez vezető utakat!
Az első a kölcsönzésen át vezetett. Ha az olvasónak nincs módja vagy nincs kedve a polcokról válogatni, hanem a számítógépes katalógust választja, akkor a kölcsönzés kiindulópontja egy találati halmaz, ami tartalmazza mindazokat a dokumentumokat, amelyeket az olvasó el szeretne vinni. Persze már a keresés közben lehetne, de nem kötelező figyelni a példányok hozzáférhetőségét. Így előfordulhat, hogy csak a kölcsönzés közben, a halmaz elemei között válogatva derül ki a példány elérhetetlensége. Ha a feltételek lehetővé teszik, akkor a program ebben a helyzetben felajánlja az előjegyzést.
A második út a hosszabbításon át vezet az előjegyzéshez. A könyvtár szabályozza, hogy egy dokumentum mennyi ideig lehet egy olvasónál. Ha már a határidő lejárt, és a hosszabbítások lehetősége is elfogyott, akkor az olvasó kénytelen visszaadni a példányt. Ugyanebben a pillanatban viszont bejelentheti, hogy az első lehetséges alkalommal ismét szeretné megkapni az éppen visszaadott dokumentumot. Ennek a módja is az előjegyzés.
A két út között elvi különbség van. A második egy konkrét példány, vagy az azzal egyenértékűek - a példány kötetének összes példánya - előjegyzésére alkalmas. Az első többféle lehetőséget nyújt, foglalkozzunk azokkal részletesebben.
A sokféleség kiindulópontja a találati halmaz, és az a lehetőség, hogy a "Válogatás" című ablakban a Halmaz mezőben az elemeket a Shift/Szóköz billentyűzéssel egymáshoz rendelhetjük. Kereshetjük egy szerző valamelyik művét - mondjuk a címe ismeretében -, nem törődve azzal, hogy melyik vagy milyen kiadás. Várakozásunk szerint több példánya is van a műnek a könyvtárban, amelyek közül bármelyik megfelel. Kereshetjük egy szerző összes művét - célszerűen a szerző neve szerint -, mert a szerző bármelyik műve megfelel. Most is több példányra számíthatunk, és természetesen bármelyik megfelel. Szigorúbb esetben a műnek csak egy konkrét kiadása felel meg, még ritkábban pedig csak egyetlenegy példány, mert abban kézzel írt jegyzetek találhatók.
Kölcsönzéskor a halmaz egymás helyettesítésére alkalmasnak itélt elemeit megjelölhetjük, a program a megjelöltek összes példányát összegyűjti a "Válogatás" című ablak Kiválasztva mezőjébe, és azok közül ajánl választást. Ha azonban egyetlen elvihető sincs közöttük, akkor a
jelenleg nincs bent kölcsönözhető példány!
Kívánja ellenőrizni?
üzenet után felajánlja az előjegyzést. Az Előjegyzés gomb megnyomása előtt az eLévül mezőben módosítható az a dátum, ameddig a könyvtár nyilvántartja a kérelmet, majd az
szöveg zárja a folyamatot.
Az ebben a helyzetben bejelentett előjegyzési kérelem az összes megmutatott példányra irányul. Bármelyik is érkezik közülük vissza a könyvtárba, azt a program az előjegyzés kielégítésére alkalmasnak fogja nyilvánítani. A halmaz gondos elkészítésével tehát nagyon pontosan célzott, vagy éppen ellenkezőleg, általánosan megfogalmazott előjegyzést kérhetünk.
A kérelem eredményeként az olvasó igénye bekerül mindazoknak a példányoknak a várakozási sorába, amelyek alkalmasak az előjegyzés teljesítésére. Bármelyik példány visszaérkezésekor jelzi a program, hogy előjegyzés miatt félre kell tenni. A várakozó olvasó levélben kap értesítést, erről majd a fejezet szól.
Az előjegyzések tényét és teljesíthetőségüket az olvasói állapot ablakban (pont) is nyomon lehet követni.
3.6.1. Értesítés elvihetőkről
A művelet az előjegyzés folyamatának része. Az olvasó kölcsönzés helyett néha kénytelen előjegyzéssel beérni, ilyenkor várnia kell a dokumentumra. A várakozásnak a könyvtárból kapott értesítés vet véget, amikor a kért dokumentumot valaki visszaadja. Az értesítés elküldése nem kötelező, az olvasó más forrásból is megtudhatja, hogy előjegyzett példány vár rá.
Az értesítések elkészítésének lehetőségét semmi nem jelzi. Az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / érTesítés elvihetőkről menüpont kiválasztása után derül csak ki, hogy van-e tennivaló. Ha nincs, azt a
felirat tudatja. Ha van, akkor a program az "Értesítés elvihetőkről" című ablak Értesítendő mezőjébe összegyűjti az olvasók adatait (ábra). A rendszer a korábban még nem értesített előjegyzőkkel foglalkozik, amennyiben még nem járt le az előjegyzés intervallumaként - ameddig az olvasó várja a dokumentumot - megadott idő.
Az egyetlen tennivaló a levelek kinyomtatása a levél-Nyomtatás gombbal.
A végeredmény a TextLibben megszokott módon természetesen kerülhet papírra vagy fájlba (ábra), az összes levél elkészülte után
Most nézze meg, hogy rendben kinyomtatódtak-e!
Ha igen, akkor ezeket már NEM tudja újra kinyomtatni.
Tehát mind rendben lement?
üzenet íródik a képernyőre. A válasz döntő fontosságú az értesítések megismétlése szempontjából. Az igenlő válasz után a program az értesítéseket elküldöttnek tekinti, a küldemény postaköltségét felírja az olvasó tartozásai közé, ugyanakkor elkezdi mérni az előjegyzés érvényességének - annak lejárta előtt viheti el az olvasó a dokumentumot - idejét. Éppen a mérés elkezdése okozza, hogy "igen" válasz után a nyomtatás megismételhetetlen. A "nem" után viszont újra lehet próbálkozni, míg végre sikerül az összes levelet kinyomtatni.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Nagy József
Tisztelt Olvasónk!
Értesítjük, hogy az Ön által előjegyzett, alább részletezett
dokumentumok könyvtárunkban átvehetők.
Megjegyezzük, hogy a jelzett határidő után nem áll módunkban előjegyzését
kielégíteni.
Határidő Dokumentum
2001-01-02 001000050043d Úton-útfélen
Az értesítő levél kiküldéséhez hasonlóan az előjegyzéshez további kettő olyan lépés tartozhat, amelyeknek az elvégzésére a program nem figyelmezteti a könyvtárost. Az elévült előjegyzések törléséről (pont) és a félretettek felszabadításáról (pont) van szó, ezeknek az ütemezése sem a rendszer feladata. Nehéz lenne receptet adni arra, hogy mikor érdemes ezekkel a programpontokkal foglalkozni. Két tényezőt érdemes figyelembe venni: a könyvtár szokásos munkarendjét, és a felsorolt tevékenységekhez a hozzáférési paraméterek táblázataiban rendelt határidőket. Magától értetődően rövid határidőkhöz gyakori ütemnek és gyors végrehajtásnak kell tartozni, hosszabb határidőknél a ritkább és lassúbb végrehajtás is megengedett.
3.6.2. Előjegyzés törlése
Ez a művelet is az előjegyzés folyamatának része. Az olvasó számára az előjegyzés érvényességi idejének lejárta előtt is érdektelenné válhat a dokumentum, erről ő értesíti a könyvtárat. Az előjegyzés további lépéseinek megállítása érdekében a könyvtárosnak cselekednie kell, az olvasó kérésének megfelelően meg kell szüntetni az előjegyzést.
Az előjegyzés törlésére az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Előjegyzés törlése menüpont alkalmas. Kiválasztása után az "Előjegyzés törlése" című ablakban csak az olvasó Azonosítója mező működik. Az egyértelmű azonosítás érdekében más adat nem fogadható el, bár telefonon bejelentett lemondás után a vonalkód általában nem áll rendelkezésre. Az azonosító megadása után szerencsétlen esetben az
vagy
üzenet érkezik, általában azonban kitöltődik az Előjegyzései mező (ábra). A törlendőket a Jelöl gombbal vagy Shift/Szóköz billentyűzéssel lehet megjelölni, majd a Megjelöltek törlése gombbal törölni.
Az előjegyzések törlése után a Kielégült gomb megnyomásával tudjuk megnézni a most törölt előjegyzések miatt felszabadult példányokkal kielégíthető más előjegyzéseket.
3.6.3. Elévült előjegyzések törlése
Az előjegyzés pillanatában az olvasónak tudnia kell, hogy kérését a könyvtár az általa megadott időpontig, vagy a hozzáférési paraméterek között beállított időtartam lejártáig tartja nyilván. Az előjegyzés eredménytelen marad, ha a megjelölt időpontig egyetlen megfelelő dokumentum sem érkezik vissza a könyvtárba. A kérelem megszüntetéséről az elévült előjegyzések törlésével lehet gondoskodni.
A tevékenység az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / elévüLt előjegyzések menüpontban választható ki. Lehetséges, hogy egyetlen kérés sem veszítette még el a teljesítés esélyét, ilyenkor a
üzenetet kapjuk, különben pedig megjelenik az "Elévült előjegyzések törlése" című ablak (ábra). A lista minden tagját törölhetjük az öSszes gombbal, illetve egyes elemeit megjelölhetjük a Jelöl gombbal vagy a Shift/Szóköz billentyűvel, és csak azokat törölhetjük a Megjelöltek gombbal.
3.6.4. Félretettek felszabadítása
Ez a művelet is az előjegyzés folyamatának része. Az olvasó az előjegyzett dokumentum beérkezéséről szóló levélből azt is megtudja, hogy meddig tartja vissza számára a könyvtár a példányt. Előfordulhat, hogy a megadott időpontig mégsem tud elmenni a könyvtárba, így nagy valószínűséggel le kell mondania a kölcsönzésről. Azért, mert a határidő lejártával a könyvtár felszabadítja a forgalom számára a félretett példányt. A művelet az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Félretettek felszabadítása menüpontból indulva végezhető. Lehet, hogy az értesített olvasók - ha egyáltalán vannak - még határidőn belül vannak, kaphatunk tehát
üzenetet, különben pedig megjelenik az "Félretettek felszabadítása" című ablak (ábra). A lista minden tagját törölhetjük az öSszes gombbal, illetve egyes elemeit megjelölhetjük a Jelöl gombbal vagy a Shift/Szóköz billentyűvel, és csak azokat törölhetjük a Megjelöltek gombbal. Ha kézben vannak a példányok, akkor a Példány azonosító mezőben a vonalkódjukkal is megadhatjuk, hogy mit akarunk felszabadítani.
A felszabadított példányok visszakerülnek a kölcsönzési forgalomba, vagy ha másik előjegyzők is várnak rájuk, akkor a felszabadítás eredményeként ők egy hellyel elöbbre kerülnek a várakozó sorban.
A felszabadítás után a Kielégült gomb megnyomásával tudjuk megnézni az éppen most felszabadult példányokkal kielégíthető más előjegyzéseket lehet megtekinteni.
3.7. Késés, elvesztés, perlés
Ideális esetben az olvasók tisztában vannak a könyvtár használatának szabályaival, és be is tartják azokat. A valóságban viszont sok oka van annak, hogy miért szegik meg. Súlyos mulasztásokat a könyvtár nem tűrhet, főként a többi olvasó érdekei miatt. Ha tehát a helyzet úgy kívánja, a könyvtár felszólító leveleket küld, büntetéseket ró ki, és polgári perbe fogja az olvasót.
A folyamatnak a menetét a könyvtár hozzáférési paraméterrendszerében leírt díjak és határidők szabályozzák. A könyvtár meghatározza a kölcsönzés időtartamát, a hosszabbítások számát és időtartamát, a késés miatti felszólítások számát és gyakoriságát, a dokumentum elvesztése miatti teendőket és a perlés feltételeit. A rendszer a beállításoknak megfelelően szinte automatikusan hajtja végre az eljárás soron következő lépését. Nem figyelmezteti a könyvtárost a feladatra, de a művelet elvégzése előtt minden szükséges adatot számon tart, és napra készen vezeti a változásokat.
A következő fejezetek közül a felszólítás visszahozatalra vagy a tartozás megfizetésére, az elveszett dokumentum térítési díjának megállapítása és a perlés megkezdése olyan feladatokat ír le, amelyeknek a végrehajtását bármikor meg lehet próbálni, és ha a rendszer által nyilvántartott adatok indokolják, akkor a próba sikeres is lesz. Nehéz lenne receptet adni arra, hogy mikor érdemes ezekkel a programpontokkal foglalkozni. Két tényezőt érdemes figyelembe venni: a könyvtár szokásos munkarendjét, és a felsorolt tevékenységekhez a hozzáférési paraméterek táblázataiban rendelt határidőket. Magától értetődően rövid határidőkhöz gyakori ütemnek és gyors végrehajtásnak kell tartozni, hosszabb határidőknél a ritkább és lassúbb végrehajtás is megengedett.
3.7.1. Felszólítás visszahozatalra
Legkésőbb a kölcsönzés lejárati határnapján vissza kell érkezni a könyvtárba a kiadott dokumentumnak. A rendszer már a következő napon tettrekész, hogy az olvasót a késés miatt felszólítsa. Ha tehát kiválasztjuk az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / felSzólítás visszahozatalra menüpontot, akkor akár a lejárat utáni napon küldhetünk felszólító levelet az elmaradásban lévő olvasóknak. Természetesen ha minden rendben van, akkor a
tartalmú üzenetet kapjuk, és a munka be is fejeződik. Különben a "Felszólítás visszahozatalra" című ablakba a program összegyűjti az összes olyan olvasót, aki megfeledkezett a kölcsönvett dokumentumok visszaadásáról (ábra). A lista Felszólítandó mezőjébe egy személy több ok miatt is bekerülhet, nyomtatásnál viszont egy összesített levél készül számára.
A Késedelmes mezőben a listában felsorolt tételek számát láthatjuk, ennyi példány visszahozatalával késnek az olvasók. A könyvtáros kétféle módon befolyásolhatja a lista tartalmát:
- A Del billentyűvel tetszése szerinti sort kihúzhat.
- A Türelmi idő módosításával kizárhatja a listából azokat az elemeket, amelyeknél a késés mértéke kisebb a megadottnál.
Mindkét változtatás kedvezményt jelent, talán a másodiknál látszik jobban a módosítás ésszerűsége. Hacsak nem készülnek minden nap felszólító levelek, elkerülhetetlenül különböző mértékű késés miatt kapnak felszólítást az olvasók. Vannak, akik éppen egyetlen nap miatt. Belátható viszont, hogy a nagyon rövid elmaradás miatt nem érdemes a levelet kiküldeni, mert akkor még nagy a valószínűsége az önkéntes visszahozatalnak is. Célszerű elkerülni tehát a túl gyors felszólítást, ennek módja lehet pl. a türelmi időnek a felszólító levelek kinyomtatásának gyakoriságával megegyező beállítása.
A lista tetszés szerinti módosítás után a levél-Nyomtatás gombbal nyomtatható (ábra). A nyomtatás befejeződése után
Most nézze meg. hogy rendben kinyomtatódtak-e!
Ha igen, akkor ezeket már NEM tudja újra kinyomtatni.
Tehát mind rendben lement?
üzenet íródik a képernyőre. A válasz döntő fontosságú a felszólítások megismétlése szempontjából. Az igenlő válasz után a program a felszólításokat elküldöttnek tekinti, a küldemény postaköltségét felírja az olvasó tartozásai közé, ugyanakkor elkezdi mérni a következő felszólítás idejét. Éppen a mérés elkezdése okozza, hogy "igen" válasz után a nyomtatás megismételhetetlen. A "nem" után viszont újra lehet próbálkozni, míg végre sikerül az összes levelet kinyomtatni.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Esztergályos E. Andrea
Budapest
Gyöngyvirág u. 6
Tisztelt Olvasónk!
Emlékeztetjük, hogy az Ön által könyvtárunkból kikölcsönzött, alább
részletezett dokumentumok kölcsönzési határideje lejárt. Kérjük, hogy a
dokumentumok minél szélesebb körű hozzáférhetősége érdekében szíveskedjék
a kölcsönzött dokumentumokat mielőbb visszahozni könyvtárunkba.
Határidő Kés.díj Dokumentum
2000-05-24 14 Ft 001000050034d Színművek
2000-05-24 14 Ft 001000050039i Mátyás király levelei, 1460-1490
2000-05-27 6 Ft 001000050004a Jókai Mór válogatott művei, [2.]
Kárpáthy Zoltán
2000-05-27 6 Ft 001000050005b Jókai Mór válogatott művei, [2.]
Kárpáthy Zoltán
Összesen: 40 Ft (késedelmi díj 2000-05-31-ig)
Egyéb: 50 Ft (postaköltség)
A kölcsönzött dokumentumok miatt fizetendő késedelmi díj naponta 2 Ft-tal
növekszik, ezért kérjük, mihamarabb szíveskedjék felkeresni könyvtárunkat.
Amennyiben időközben intézményünk felé kötelezettségét rendezte, úgy
kérjük, levelünket tekintse tárgytalannak.
Kelt: 2000-05-31
Egy-egy dokumentum visszaszerzése érdekében a rendszer a hozzáférési paraméterek táblázatában beállított számú felszólítást készít, amelyek közül az utolsó szövege szigorúbb a korábbiakénál (ábra). Amennyiben egy dokumentum visszahozatala az utolsó felszólítás után sem történik meg, a TextLib elveszettnek könyveli el a példányt, az olvasó tartozásait a dokumentum térítési díjával megnöveli, és büntetésként a könyvtári státuszát "Normál"-ról "Letiltva" értékűre változtatja. Ezzel az olvasót eltiltja a könyvtár használatától.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Esztergályos E. Andrea
Budapest
Gyöngyvirág u. 6
Tisztelt Olvasónk!
Emlékeztetjük, hogy az Ön által könyvtárunkból kikölcsönzött, alább
részletezett dokumentumok kölcsönzési határideje lejárt. Kérjük, hogy a
dokumentumok minél szélesebb körű hozzáférhetősége érdekében szíveskedjék
a kölcsönzött dokumentumokat mielőbb visszahozni könyvtárunkba.
Határidő Kés.díj Dokumentum
*2000-05-24 76 Ft 001000050034d Színművek
*2000-05-24 76 Ft 001000050039i Mátyás király levelei, 1460-1490
*2000-05-27 82 Ft 001000050004a Jókai Mór válogatott művei, [2.]
Kárpáthy Zoltán
*2000-05-27 82 Ft 001000050005b Jókai Mór válogatott művei, [2.]
Kárpáthy Zoltán
Összesen: 316 Ft (késedelmi díj 2001-07-01-ig)
Egyéb: 50 Ft (postaköltség)
* = utolsó felszólítás
A kölcsönzött dokumentumok miatt fizetendő késedelmi díj naponta 2 Ft-tal
tovább növekszik, ezért nyomatékosan kérjük, hogy azokat minél hamarabb
szíveskedjék visszajuttatni könyvtárunkba.
Ellenkező esetben a könyvtár a *-gal jelölt dokumentumok esetében 30 napon
belül bírósági eljárást kényszerül kezdeményezni.
Amennyiben időközben intézményünk felé kötelezettségét rendezte, úgy
kérjük, levelünket tekintse tárgytalannak.
Kelt: 2001-07-01
3.7.2. Fizetési felszólítás
Az olvasó könyvtári tartozásának leggyakoribb oka a kölcsönzés határidejének túllépése miatti késedelmi díj. A felszólító levél sürgeti a visszahozatalt, és emellett a tartozásra is felhívja a figyelmet. A másféle díjak - beiratkozási díj, postaköltség, elvesztett példány térítési díja, stb. - megfizetésének elmaradását is adminisztrálja a rendszer, és egy erről szóló felszólítás elkészítését is elősegíti.
A fizetési felszólítás oka az eddigiekből következően kétféle lehet:
- a könyvtárlátogatáskor az olvasó jelenlétében kirótt díj megfizetésének elmaradása (beiratkozási díj, késés miatti tartozás, stb.)
- a késedelmes visszahozatal miatt kibocsátott utolsó felszólítás után az olvasó távollétében megállapított térítési díj.
A fizetési felszólítások nyomtatása sem automatikus, időről-időre ki kell választani a menüből az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / fiZetési felszólítás pontban. Szerencsés esetben a
üzenetet kapjuk, és a munka véget is ér. Máskor a várakozásnak megfelelően a "Fizetési felszólítás" című ablak kerül a képernyőre (ábra), a Felszólítandó mezőben az adósok listájával. A program összegzi a tartozásokat és a tételek számát az Össztartozás mezőben.
A sorakozó nevekből a Del billentyűvel ki szabad húzni, majd a nyomtatás következhet a levél-Nyomtatás gombbal (ábra). Annak befejeződésekor
Most nézze meg. hogy rendben kinyomtatódtak-e!
Ha igen, akkor ezeket már NEM tudja újra kinyomtatni.
Tehát mind rendben lement?
üzenet íródik a képernyőre. A válasz döntő fontosságú a felszólítások megismétlése szempontjából. Az igenlő válasz után a program a felszólításokat elküldöttnek tekinti, a küldemény postaköltségét felírja az olvasó tartozásai közé, ugyanakkor elkezdi mérni a következő felszólítás idejét. Éppen a mérés elkezdése okozza, hogy "igen" válasz után a nyomtatás megismételhetetlen. A "nem" után viszont újra lehet próbálkozni, míg végre sikerül az összes levelet kinyomtatni.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Aradszky László
Miskolc
Futó u. 18.
3540
Tisztelt Olvasónk!
Értesítjük, hogy könyvtárunkkal szemben a mai napon az alább
részletezett tartozásai állnak fenn:
Mikor Ok Összeg Miért
2000-04-21 Beiratkozás 500 Ft
2000-04-21 Olvasójegy 50 Ft
Postaköltség: 50 Ft
----------------------------- Összesen: 600 Ft
Kérjük, hogy tartozásait haladéktalanul rendezze.
Kelt: 2000-05-25
A fizetési felszólítások száma külön nem szabályozható, hanem közös a visszahozatali felszólításokéval, tehát megegyezik azzal. Az utolsó levél hangvétele ismét szigorúbb (ábra), utána a könyvtár beperelheti az olvasót.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Aradszky László
Miskolc
Futó u. 18.
3540
Tisztelt Olvasónk!
Értesítjük, hogy könyvtárunkkal szemben a mai napon az alább
részletezett tartozásai állnak fenn:
Mikor Ok Összeg Miért
*2000-04-21 Beiratkozás 500 Ft
*2000-04-21 Olvasójegy 50 Ft
2000-05-25 Postaköltség 50 Ft
Postaköltség: 50 Ft
----------------------------- Összesen: 650 Ft
* = utolsó felszólítás
Kérjük, hogy fennálló tartozásait haladéktalanul rendezze, ellenkező
esetben a *-gal jelölt tartozásai esetében kénytelenek leszünk peres
eljárást kezdeményezni.
Kelt: 2000-06-26
A fizetési felszólítások mindegyike tartalmazza az összes olyan tartozást, amelyek miatt az olvasó felszólítható. Így egy levélben akár vegyesen is lehetnek utolsó és nem utolsó felszólítások.
Kanyarodjunk vissza a vélelmezett elvesztésnek nevezhető eseményhez. Ezt - ahogy az előző fejezetben szóba került - a rendszer generálja, amikor a visszahozatalra felszólító utolsó levél is válasz nélkül marad. A késés miatti felszólítások tehát befejeződnek, és a könyvtár az elveszettnek hitt példány árának megfizetését kéri már az olvasótól. Ennek a formája is a fizetési felszólítás, az előbb említettől eltérően összesen egy alkalommal, azután a könyvtár már csak peres úton juthat a pénzéhez. A fizetési felszólításhoz a térítési díjat általában meg kell határozni, mert különben a levélben sem fog szerepelni.
A korábbiakban és ebben a fejezetben is többször érintettük az elveszett példányok kezelését. Foglaljuk most össze ezt a témakört!
3.7.3. Elvesztés bejelentése
A kölcsönzés sajnálatos velejárója az állomány fogyása. Az elveszített dokumentumok soha nem kerülnek vissza az olvasóktól, érthető tehát, ha a számítógépes rendszer sem vár rájuk örökké. Kétféle módon juthat a könyvtár tudomására valamelyik kiadott példány elvesztése:
- az olvasó bejelenti,
- a visszahozatal tartós elmaradása miatt a program feltételezi.
Az első változat, az elvesztés bejelentése a visszavétel ablak saját menüjében található eLveszett pont kiválasztásával hajtható végre. Vonalkódolvasó nyilvánvalóan nem használható, a Nála lévő példányok közül a legegyszerűbb kikeresni az azonosítót, majd az ablak saját menüjéből válasszuk az eLveszett pontot. Ha a műveletet végző könyvtárosnak joga van térítési díjat megállapítani (lásd pontot), akkor a program ezt rögtön fel is ajánlja:
Az "igen" válasz az elvesztés bejelentésekor létrejött tartozás rekord azonnali módosításához vezet, az itteni tennivalókkal a következő fejezetben foglalkozunk. Természetesen el is lehet halasztani az ármegállapítást a könyvtárban megszokott ütemezéshez illeszkedve. A térítési díjak rendszeres megállapításakor ez az eset is elő fog kerülni.
A második változatban a program azért feltételzi az elvesztést, mert az olvasó a visszahozatal elmaradása miatt kapott felszólítások ellenére sem tesz semmit. Minden határidőn túl nem érdemes várni, a rendszer az elveszettnek hitt példány helyett az árát próbálja behajtani. Így tehát a visszahozatalt sürgető utolsó felszólítást követően pontosan még egy periódus - a felszólítások közötti időtartam - leteltével a TextLib önmagától és önmagának bejelenti a dokumentum elvesztését. Ugyanebben a pillanatban a program készen áll felszólító levél nyomtatására, általában azonban célszerű előbb az elvesztés miatti térítési díjjal foglalkozni.
3.7.4. Térítési díj megállapítása
Az elveszett dokumentumok térítési díjának megállapítása lehet automatikus, és megadható minden esetben egyedileg is. A probléma kiindulópontja az a tény, hogy a dokumentumok beszerzési ára és a pótlási ára szinte biztosan különböző. A különbség iránya dokumentumonként változhat, lehet az új beszerzés drágább is és olcsóbb is az eredetinél. Ezen túlmenően a pótlási ár ráadásul még változhat is. Gyakran nincs is tehát értelme az automatizmust érvényesülni engedni, de máskor meg nagyon is jó.
Az elvesztés valóságos vagy vélt bejelentésének pillanatában a rendszer az olvasó tartozását megnöveli a példány pótlási árával. Az információ forrása a minden dokumentumtípus bibliográfiai leírásában (a példány kötetében) szereplő Pótlási ár és megállapításának időpontja, a Pótlási ár dátuma. Ha az ár kitöltetlen, akkor persze nullával nő az olvasó tartozása, ilyenkor mindenképpen szükség van beavatkozásra.
Látható tehát, hogy az automatikus díjmegállapítás sem igazán automatikus, de a rendszer ezen a ponton is nyújt további segítséget. A Pótlási ár és a Pótlási ár dátuma ugyanis nemcsak a bibliográfiai leírás készítésekor írható be, hanem a térítési díj megállapításakor magától kitöltődik.
Nézzük a tennivalókat! A térítési díj megállapításának szükségessége az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / térítési Díj megállapítása menüpont kiválasztása után derül ki, erre sem figyelmezteti a program a könyvtárost. Nem mindenki jogosult a műveletre, előfordulhat az
Ehhez a rendszergazda módosítási jogot kell adjon
önnek a TARTOZAS (adatfile sorszáma: 74) adatfile-ra!
figyelmeztetés, amit csak a rendszergazda orvosolhat a fejezetben leírt módon. A beavatkozás után tett új kisérlet eredménye lehet a
üzenet. Előbb-utóbb azonban elénk kerül a térítési díj megállapítására váró tartozások találati halmaza (ábra). Az Ablakos gomb megnyomása után egyenként tekinthetjük át a tartozásokat . A visszavétel közben bejelentett elvesztéskor a pótlási ár azonnali meghatározása ugyanehhez a munkalaphoz vezet, innentől tehát a leírás arra is érvényes.
Most visszakanyarodhatunk a Pótlási ár mezőhöz. Az oda beírt érték az űrlap öSszeg mezőjébe másolódik, amit - és semmi mást - természetesen meg szabad változtatni. Ha megváltoztatjuk, a változás átkerül a bibliográfiai leírásba is az időponttal együtt a Pótlási ár illetve a Pótlási ár dátuma mezőbe. Legközelebb már majd ez az érték látszik a tartozás öSszeg rovatában. A működés tehát a csiki-csukihoz hasonló, az indokolt javítást könnyű megtenni, ugyanakkor egynél többször nem kötelező foglalkozni a pótlási árral.
A bejelentett és a vélt elvesztés egyaránt végződhet a dokumentum visszahozatalával. A rendszer a térítési díj meghatározásakor kész a fizetési felszólítás kibocsátására, majd a felszólításokra szokásosan érvényes időtartam leteltéig, a perlésig várakozik. Az olvasó eddig az időpontig bármikor visszahozhatja az elveszettnek hitt példányt, a térítési díj megfizetése alól mentesül, a késedelmi díjtól azonban nem.
Három megjegyzés ide kívánkozik még.
- Először: a nulla összegű tartozást nem szabad meghagyni, mert akkor a felszólító levélbe nem kerül be az elvesztés miatt fizetendő díj.
- Másodszor: a térítési díjat csak jóvá kell hagynunk, ha biztosan tudjuk, hogy a Pótlási ár mezőben a megfelelő érték van.
- Harmadszor: az elvesztés miatti térítési díj a művelet befejezése után többé nem módosítható.
3.7.5. Perlés
Az olvasó és a könyvtár közötti viszály utolsó olyan állomása, amelyet a TextLibbel kezelni lehet, a perlés megindítása. A fizetési felszólítás kibocsátása után a felszólítások közötti időtartamra megadott periódus elteltével az olvasónak nincs további haladéka, a könyvtár a saját eszközeiből kifogyva kénytelen bírósághoz fordulni.
Az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Perlés / Perelhetők menüpont kiválasztása után kiderül, hogy eljutott-e már valamelyik tartozási ügy a perelhető fázisba. Legtöbbször bizonyára nem, ilyenkor a
üzenetet kapjuk, néha viszont kitöltődik a "Perelhető ügyfelek" című ablak (ábra). A lista a perelhető ügyek listája, többszörös részletezéssel egyenként áttekinthetők mindazok a tartozások, amelyek miatt a perre sor kerül.
A Jelöl gombbal vagy a Shift/Szóköz billentyűvel kijelölt ügyekről közös döntés hozható: a Perlés gombbal az ügy folytatásáról, az Adósságok elengedése gombbal pedig engedékeny befejezéséről határozunk. Perléskor az olvasó bekerül a rossz adósok közé, az ügy eddigi adataiból pedig a pert leíró adatrekord képződik. Ezzel be is fejeződik az ügy adminisztrálása, ettől kezdve már csak rendszeren kívüli eszközökkel követhető az eljárás.
A peres ügyek számontartására szolgál az Olvasószolgálat / Kölcsönzés / Perlés / Keresés menüpont.
Az Ügyfél mezőben azokat lehet keresni, akikkel valaha is volt peres ügye a könyvtárnak, a perelHető mezőben azokra lehet keresni, akiket most éppen be lehet perelni.
A keresés végeredménye perelhető ügy (ábra) vagy per (ábra) lehet. Mindkét esetben részletesen áttekinthetők az ügy adatai, beleértve a perhez vezető tartozásokat is.
Ha a per okai között dokumentum elvesztése is szerepel, akkor a példány adatai is megváltoznak az eljárás megindításakor. A rendszer a példány rekordban a Státusz mezőbe a "Selejtezendő", a Selejtezés oka mezőbe pedig az "olvasó elvesztette" értéket írja.
3.7.6. Késés, elvesztés, perlés - összefoglalás
Az előző fejezetekben leírt tevékenységek - felszólítás visszahozatalra, fizetési felszólítás, elvesztés bejelentése, térítési díj megállapítása, perlés - meghatározott rendszer szerint követhetik egymást. A paraméterrendszerben két adat - a felszólítások száma és periódusa - szabályozza a műveletek időrendjét, mégsem könnyű látni sem a tennivalókat, sem a történéseket.
Nézzük most az eddigiektől eltérő szemszögből a felsorolt műveleteket! Kövessünk végig egy késést a vélt elvesztésen keresztül egészen a perlésig! Példánkban a felszólítások beállított száma 2, periódus pedig a két felszólítás között kivárandó idő.
- A kölcsönzés lejárta
- Tennivaló (könyvtáros): Felszólítás visszahozatalra
- Történés (program): A következő felszólítás időpontjának kijelölése
- Az 1. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Utolsó felszólítás visszahozatalra
- Történés (program): A fizetési felszólítás időpontjának kijelölése
- A 2. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Térítési díj megállapítása; Fizetési felszólítás (csak egyszer!)
- Történés (program): Vélt elvesztés regisztrálása; Az olvasó kitiltása; Térítési díj mértékű tartozás felírása; A perelhetőség időpontjának kijelölése
- A 3. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Perlés
- Történés (program): A példány státuszának módosítása
Megjegyzés:
- A térítési díj megállapítása két helyen is szerepel, mert a könyvtáros is meghatározhatja, és elfogadható a pótlási árból a rendszer által átmásolt érték is.
A következő példa talán mesterséges, de a kölcsönzéshez nem kötődő tartozás követésére válasszuk a beiratkozási díj befizetésének elmaradását.
- Beiratkozás
- Tennivaló (könyvtáros): -
- Történés (program): Beiratkozási díj mértékű tartozás felírása; A fizetési felszólítás időpontjának kijelölése
- Az 1. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Fizetési felszólítás
- Történés (program): A következő felszólítás időpontjának kijelölése
- A 2. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Utolsó fizetési felszólítás
- Történés (program): A perelhetőség időpontjának kijelölése
- A 3. periódus letelte
- Tennivaló (könyvtáros): Perlés
- Történés (program): -
A valóság más, mint a példák. Egyszerűbb, mert az ügyeknek csak egy csekély töredéke jut el a perlésig, a többsége hamarabb lezárul. Másrészt viszont bonyolultabb, mert különböző időpontokban kezdődő sokféle esemény keveréke az, amit egy-egy olvasó késései és tartozásai előidéznek.
3.8. Az olvasószolgálat forgalmi adatai
Az olvasószolgálati munka az adatbázis építése szempontjából rendkívül intenzív tevékenység. Rengeteg adatrekord keletkezik, a meglévők közül pedig sok folyamatosan módosul. Új olvasók, kölcsönzések, előjegyzések, tartozások íródnak, a példányok és a régebbi olvasók pedig minden őket érintő műveletben módosulnak.
A rendszer megengedi a kölcsönzés, az előjegyzés és a tartozás rekordok megkeresését és megnézését, a módosítását azonban nem. Sok érdekes kérdésre kaphatunk választ a még élő és a már lejárt kölcsönzésekhez kapcsolódó adatok nézegetésével.
Az olvasószolgálatban keletkező adattömeg az adatbázismentésnek a rendszer által ajánlott gyakoriságát indokolatlanul megnövelheti. Mivel a kézikönyv a rendszergazda feladataival nem foglalkozik, a mentés kérdéseit sem tárgyalja részletesen. Jegyezzünk meg annyit, hogy a napló megengedett méretének szabályozásával a rendszergazda elérheti a mentés rendszerének változatlanul maradását.
3.8.1. Kölcsönzések keresése
Az Olvasószolgálat / Forgalmi adatok / Kölcsönzések keresése menüpontot kiválasztva elénk kerül a kereső űrlap. (ábra)
Miért érdemes kölcsönzéseket keresni? Nézzünk pár hasznos lehetőséget!
Csupán az expandok nézegetése is érdekes. Az üGyfél mező expandjában az olvasók aktivitása látszik, a Példány mezőében pedig a példányok népszerűsége. A kölcsönzés Dátuma alapján megállapítható, hogy melyik az erős nap, és melyik a lazább. A következő Felszólítás dátuma lehetővé teszi a következő napok munkájának tervezését.
Néhány keresés után egyszerű statisztikákat készíthetünk. Az összes kölcsönzött és visszavett példány különbsége van éppen most olvasóknál. A kölcsönzés Dátuma és a Visszavétel dátuma szerinti keresés eredményének különbsége ezt adja meg. Egy eddig nem említett jellemző ismeretében persze egyszerűbben is megkereshetők ugyanezek a kölcsönzések. Az üGyfél mező alapján ugyanis - a személyhez fűződő jogokat tiszteletben tartva - csak a lezáratlan kölcsönzések kereshetők. Nem lehet tehát egy személy olvasási szokásait nyomon követni.
Végül még egy fontos tény: a kölcsönzés feltételeit leíró hozzáférési paraméterek a lezajlás pillanatában a rekordba íródnak, a paraméterek tetszőleges megváltoztatása tehát csak az újabb műveleteket érinti. Bármilyen díjra vagy határidőre vonatkozó vita eldönthető a kölcsönzés rekord előkeresésével (ábra).
3.8.2. Előjegyzések keresése
Az űrlap az Olvasószolgálat / Forgalmi adatok / Előjegyzések keresése menüpontban érhető el. (ábra)
A kereső mezők expandja itt is érdekes. A Dokumentum mezőéből azonnal kitűnik egy érdekes csoportosítás: a konkrét példányra kért előjegyzésnél az expandban a vonalkód látszik, általánosabban leírt kérésnél a dokumentum címe. Az előjegyzések száma az állománygyarapításhoz ad tippet, de pénzt sajnos nem.
Az előjegyzések adatait a ábra mutatja.
3.8.3. Tartozások keresése
A keresés adatlapja az Olvasószolgálat / Forgalmi adatok / Tartozások keresése menüpontból választható ki. (ábra)
Az expandok közül elsőként emeljük ki a tartozás Oka mezőét. Szépen csoportosítva látjuk, hogy mi az az ok, ami miatt leggyakrabban tartoznak az olvasók a könyvtárnak. Az üGyfél mező expandjából talán első pillantásra látszik, hogy az elemek száma kevés. Ismét a személyhez fűződő jogok védelme az indok, a kifizetett vagy elengedett tartozások nem kereshetők a hajdani adós neve ismeretében. A Perelhetővé vált mező expandjában a nagyon rosszra fordult ügyekről kapunk egy gyors áttekintést.
A keresés eredményeként tartozás rekordokat látunk (ábra). Egy adatcsoport, a Felszólítások, a Köv. felszólítás, a Per indulhat és a Perlés dátuma mező (az utolsó helyét egy ideig az ügyfél Perelhetővé vált mező foglalja el) kitöltöttsége mutatja az olvasó és a könyvtár viszonyának rosszabbodását. A Tartozásrendezés mező csak akkor látszik, amikor már a tartozás valahogy rendeződött. A módjA mezőben "Elengedés" vagy "Megfizetés" fordulhat elő, a tartozás rendezésekor választottal azonosan. A megfizetéssel rendezett tartozások összegének egyeznie kell a könyvtár kasszájában találhatóval, ez tehát egy lehetséges mód a gazdálkodás ellenőrzésére.
3.8.4. Standard forgalmi statisztika
3.8.5. Kölcsönzési statisztika
A TextLib adatbázisból nyerhető információk összegzésére statisztikák készíthetők. Egy általános célú, tetszőleges adatelemeket felhasználó eszközzel szabadon definiálhatók az összesítés szempontjai és műveletei. Ezen kívül tartalmaz a rendszer néhány célszerszámot is, amivel kevés beavatkozással, könnyen, gyorsan készíthetünk meghatározott tartalmú statisztikát.
Az Olvasószolgálat / Forgalmi adatok / kölcs. Statisztika menüpont kimondottan az olvasószolgálati forgalom adatait feldolgozó űrlapot nyit meg (ábra). A Mettől és a meDdig mezőbe gépeléssel megadhatjuk, vagy a mezők expandjából választhatjuk ki azokat a dátumokat, amelyek az elemzendő időintervallum végpontjai. Egyetlen nap eredményeinek előállításához elég a Mettől értékét beírni.
A Bontás szabályozza az adatcsoportokat. A kölcsönzések és a hosszabbítások számából képződnek táblázatok, mégpedig Olv. kateg (olvasói kategóriák), Állományok, Dok. típus (dokumentumtípus) és/vagy Dok.oszt (Dokumentumosztály) szerinti bontásban. A jelölőnégyzetek közül legalább egynek jelöltnek kell lenni, de természetesen mindegyik lehet az, a végeredmény terjedelme a szempontok szerint változik.
A kereSés menüpont akkor válik aktívvá, ha legalább a Mettől mező értéket kapott. A keresés indítható, a Feldolgozás mezőben pedig követhető a munka. Bontás nélkül - ha mindhárom jelölőnégyzet jelöletlen - csak a kölcsönzések keresése zajlik le, ilyenkor nem is készül nyomtatott végeredmény. Egy vagy több megjelölt mezővel indítva a keresést a kinyomtatott végeredmény mutatja a művelet befejeződését (ábra).
Dátum: 2000-01-01 -- 2000-04-18
Össz forgalom: 56
Kölcsönzés : 34 Kölcsönző: 14
Visszahozatal: 22
Hosszabbítás : 0
Kölcsönzések Kölcsönzők
megoszlása olvasói kategóriák szerint:
Felnőtt olvasók 15 8
Gyermek olvasók 3 1
Könyvtári dolgozók 7 2
Nyugdíjas olvasók 7 2
Egyéb 2 1
Kölcsönzések Kölcsönzők
megoszlása állományok szerint:
CD 1 1
Videokazetta 3 2
Gyermekeknek szóló 3 1
Kölcsönözhető könyv 23 8
Egyéb 4 2
Kölcsönzések Kölcsönzők
megoszlása dok. típus szerint:
Audiovizuális 4 3
Könyv 30 11
Visszalépve módosíthatjuk a bontást, és új táblázat nyomtatását kérhetjük a Nyomtat menüpontban. A keresés eredményét jelentő találati halmazt a Halmaz mentés gomb elmenti, mentés nélkül a Másik menüpont törli az űrlap összes mezőjével együtt.
3.9. Témafigyelés
SDI = Selective Dissemination of Information
A témafigyelés a TextLibben az olvasószolgálatos könyvtáros rendszeresen visszatérő feladatai közé tartozik. A megbízás jellegéből adódóan az olvasó meghatározott időközönként értesítést vár, hogy az érdeklődésére számot tartó új dokumentumok beérkezéséről tudomást szerezzen. Ennek érdekében mást nem is kell tenni, mint az Olvasószolgálat / Témafigyelés / Szolgáltatás indítása pontot kiválasztani. A program pedig megkeresi a témafigyelés szempontjainak megfelelő dokumentumokat, és listát készít a találatokról.
Ahhoz, hogy ez ennyire egyszerűen működjön, pár lépést előzőleg tennünk kell. A megbízás nyilvánvalóan az olvasó számára új dokumentumokra vonatkozik, tehát azokat kell megtalálni. Rögtön adódik a következő kérdés: mi az új dokumentum? A program a témafigyelés legutolsó futtatása óta állományba vett példányokat tekinti újnak, amennyiben azok biblográfiai leírása teljes, és korábban még nem volt példányuk. Ezzel a probléma még nem oldódott meg: mikor teljes egy bibliográfiai leírás? Erre a tétel tartalma alapján lehetetlen választ adni, így egyetlen megoldás marad: akkor, ha valaki késznek nyilvánítja.
A rendszergazda menü Rendszer / könyvtárunk Adatai pontjában a hatalmas ablak alsó részében három mező tartozik a témafigyeléshez (ábra). Ezek mindegyikét szándéknyilatkozatnak tekinthetjük arról, hogy a bibliográfiai feltáró munkát hogyan óhajtjuk - esetleg kényszerülünk - szakaszolni. Ahhoz, hogy a témafigyelés működhessen, legalább az egyik tevékenységet vállalni kell.
A rendszer rekordban elhelyezett jelekkel összhangban legfeljebb három új mező bukkan fel a sokféle dokumentumtípus kötet űrlapjának végén (ábra). A mezők alapértelmezett állapota jelölt, és a feltáró munkát végző könyvtáros a jelöltség megszüntetésével közli a munka befejezését. A döntés végleges, a mező ettől a pillanattól kezdve többé már meg sem jelenik az űrlapon. Amikor egyetlen mezőben sincs már ott a jel, akkor tekinti a program a témafigyelésbe bevonható kész bibliográfiai tételnek a rekordot.
Még egyszer szögezzük le, a bibliográfiai leírás elkészítése szükséges, de nem elégséges feltétele a témafigyelésbe kerülésnek. A tételhez tartozó első példány állományba vételének dátuma határozza meg, hogy újnak számít-e a dokumentum a megbízás szempontjából.
3.9.1. A szolgáltatás előkészítése
Az előbb ismertetett munkaszervezés mellett a rendszer kész a témafigyelésre. A következő feladat egy leírás elkészítése, ami a megbízás részleteit tartalmazza. Ehhez válasszuk az Olvasószolgálat / Témafigyelés / Bevitel pontot (ábra)!
Az Azonosító mező egy tetszőleges tartalmú, de kötelezően egyedi szöveg a megbízás azonosítására. Igénylő a beiratkozott olvasók közül választható, beszúrással a neve, más beszúrással pedig a vonalkódja alapján. A szolgáltatás Kezdete és Vége két magától értetődő dátum, a második üresen hagyásával a megbízás határozatlan ideig érvényben marad. Az igénylő a Gyakorisága mezőben előírhatja, hogy milyen időszakonként vár eredménylistát a könyvtártól. Cserébe a készítés Díja mezőbe írt összeget fizeti a megbízáskor, és a Futtatási díj összegét pedig minden listáért. Ehhez még Találatonként plusz költség is járul. Az utóbbi négy mező közül három a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázata alapján automatikusan töltődik ki, és természetesen megváltoztatható, a megbízás elkészítésének díja viszont minden esetben egyedi megállapodás kérdése. A Díjszorzó a paraméterek természetéből adódó akadály leküzdésére szolgál. Ahogy korábban is volt szó róla, a hozzáférési paraméterek - ha egyáltalán módosíthatók - az elfogadásuk után megváltoztathatatlanok. De ha egy témafigyelés évekig érvényben marad, akkor valószínüleg indokolt időről időre megemelni a futtatási díjat és a találatok árát is. A szorzó azt fejezi ki, hogy a fizetendő díj az eredetileg megállapítottnak hány %-a legyen. Ezt a mezőt tehát rendszeresen ellenőrizni és módosítani érdemes. Üresen a díjszorzó értéke 100%. A Formátum az olvasó számára továbbítandó eredménylista tartalmát és külalakját határozza meg. A Keresőkérdés a témafigyelés motorja. Ennek lefutása állítja elő az olvasó igényét kifejező nyers halmazt, amit azután a témafigyelésbe épített időkorlátok szűkítenek. A keresőkérdés végeredménye nem lehet tetszőleges, hanem dokumentumokat kell tartalmaznia, és ez természetesen a választható nyomtatási formátumok körét is korlátozza. A Próba gombbal a keresőkérdés működését ellenőrizhetjük.
Az Olvasószolgálat / Témafigyelés / Keresés pontban a kész igények között kereshetünk (ábra). A megtalált témafigyelést csak korlátozottan módosíthatjuk, csak az Azonosító, a Vége, a Gyakorisága, a Formátum, a Díjszorzó és a Keresőkérdés változtatható meg.
3.9.2. A szolgáltatás indítása
Most érkeztünk el a bevezetőben említett egyszerű művelethez, a szolgáltatás elindításához. Válasszuk az Olvasószolgálat / Témafigyelés / Szolgáltatás indítása pontot! Amennyiben egyetlen igény legutóbbi teljesítése óta sem telt el a Gyakorisága mezőben megadott idő, akkor a
üzenetet kapjuk. Egyébként egy listát láthatunk a futtatható megbízásokról (ábra). A Futtatás gomb indítja a műveletet, és az eredménytől függően a program két lapot nyomtathat: az értesítő levelet (ábra) mindenképpen, és ha a témafigyelés talált az olvasót érdeklő dokumentumokat, akkor azok listáját is.
Városi Közkönyvtár
Budapest Díj
Szállító u. 4. hitelezve
1122
Tel: 111-2222
Kedves Hajnalka
Budapest
Reviczky u. 3.
1088
Tisztelt Olvasónk!
Az Ön által megrendelt témafigyelést elvégeztük. Az utolsó futás óta
beszerzett dokumentumok listáját mellékeltük.
SDI igény neve:Kedves Hajnalka: útleírások
Futtatás dátuma:2000-06-02
Találatok száma:0
Oldalszám:1
Futtatási díj: 100 Ft
Postaköltség: 50 Ft
Összesen: 150 Ft
4. Vonalkód és vonalkódolvasó
4.1. Vonalkóddal és vonalkódolvasóval
A TextLib egyik fontos és a könyvtári rendszerek világában is különleges szolgáltatása a vonalkódok speciális kezelése. Érdemes az olvasószolgálati munka könnyítésére a dokumentum példányok és az olvasók azonosításakor vonalkódos cimkéket és vonalkódolvasót használni. Az eszközök használhatóságát néhány körülmény befolyásolja, ajánlatos ezeket tekintetbe venni a rendszer kialakításánál.A vonalkódos cimkék anyaga és alakja közömbös a program szempontjából. A papír cimkék kevésbé strabírók, mint a műanyagból készültek, de sok könyvtár tapasztalatai szerint megállják a helyüket. A méret és az ár szorosan összefügg, ésszerű tehát megelégedni a 15x50 mm-es nagyságú cimkével. A felragasztás helye is befolyásolja a tartósságot - a kódét és a ragasztóét is -, kopás, ledörzsölődés ellen védett hely a megfelelő. Fontos, hogy a vonalkód tényleg az azonosítandó tárgyon legyen, ne a dobozán. A cimkék felragasztás előtti és utáni tartósságáról nem sokat tudni, az biztos, hogy felragasztás után tovább bírják. Nem ajánlatos a tekercsben levő cimkét egy-két évnél tovább tárolni.
A kód értékének jelentése szintén közömbös a program számára, fölösleges "beszélő" kódrendszer kitalálásával fáradozni. A kód legegyszerűbben egy sorszám, amelyben a helyiértékek száma a könyvtár nagyságához igazodik. A TextLibes könyvtárak az egymás közti azonosításhoz egy ötjegyű számot használnak, a kód bevezetője szokásosan ez a szám, majd 6-8 jegyen a sorszám következik. A 6-8 jegy egy híján egymillió illetve százmillió különböző számot, tehát ugyanennyi azonosítható olvasót és dokumentumot jelent. Az olvasók és a dokumentumok elkülönítésére a kódok kiosztásánál semmi szükség, mindegy, hogy kit (mit) azonosít a cimke. A vonalkódos cimkék kódolási rendszere sokféle lehet, legelterjedtebb a CODE 39 és az EAN 13 rendszer. A program szempontjából ez is közömbös, a fentieken kívül is lehet bármi, amit a vonalkódolvasó képes elolvasni. Az olvasás biztonságát növeli, ha a kód ellenőrző jegyet is tartalmaz. Ajánlatos a cimkére a kódon kívül a kód jelentését is számokkal rányomtatni, hogy a kódot vonalkódolvasó nélkül is lehessen használni. Ekkor már kerülendő az ellenőrző jegy, mert billentyűzéssel nem lehet az ellenőrző jegy minden értékét előállítani. A helyes rendszerben tehát a kód tartalmaz ellenőrző jegyet, az alányomtatott számok már nem, és ezzel összhangban a vonalkódolvasó az olvasás helyességének ellenőrzésére felhasználja az ellenőrző jegyet, de a program számára már nem küldi el.
Vonalkódolvasóból kétféle készül, ha a működés elvét tekintjük: a CCD alapú és a lézer alapú. Nem árt tudni, hogy a lézer alapú vonalkódolvasók drágábbak, viszont strapabíróbbak, gyorsabbak, agresszivebbek és messzebbről olvasnak (30-40 cm az 1-2 cm-rel szemben), mint a CCD-sek. A számítógépes kapcsolat szerint is kétféle van: a számítógép billentyűzetéhez vagy soros vonali bemenetéhez illeszkedő.
A programmal való használat szempontjából a működés elve közömbös, a számítógépes kapcsolat azonban nem. Míg a soros vonali vonalkódolvasó feltétel nélkül alkalmas a TextLibes munkára, addig a billentyűzethez kapcsolódó csak megfelelő beállítások után. Bár a rendszer többféle beállítást is elfogad, mégis van billentyűzethez csatlakozó vonalkódolvasó, amit nem lehet a program igényei szerint beállítani. A vonalkódolvasókkal szemben támasztott igény nem puszta szeszély, hanem a bevezetőben említett különleges kezelésmód megvalósulásának feltétele. Ha ugyanis a program képes a vonalkódolvasó jelét a billentyűzéstől megkülönböztetni - annak ellenére, hogy az információ ugyanazon az úton jut a számítógépbe -, akkor ezt az előnyt jópár helyen ki lehet használni.
Az első előny, hogy a vonalkódolvasóról származó információt függetleníteni lehet a billentyűzet kezelő program hatásától. A billentyűzet kezelő be-ki kapcsolásával változtatni lehet a teljes gombsor működését, váltani lehet pl. a magyar és az angol abc között. A példa szerinti esetben a 9-es utáni billentyű a kapcsoló egyik állásában '0' (nulla számjegy), a másik állásában pedig 'ö' betű lehet. Ha a vonalkódolvasó nem lenne független a billentyűzet kezelő programtól, akkor a beolvasott kód '0' számjegyei helyén is szerepelhetnének 'ö' betűk.
A második előny, hogy a program semmiképpen sem hajlandó vonalkódolvasótól származó információt idegen mezőbe írni. Kézzel billentyűzve sem célszerű, de megengedett pl. az ISBN szám helyére a dokumentum címét bevinni. Vonalkódolvasóval viszont lehetetlen a példány adatok megadásakor a vonalkódot a leltári szám helyére juttatni.
A harmadik előny az információ tartalmának és formájának ellenőrizhetőségéből fakad. Kézzel billentyűzve a vonalkódot egy plusz információ jelzi a végét: enterrel vagy a lefelé mutató nyíl leütésével új mezőre kell átlépni. A vonalkódolvasó használatával ez fölösleges, a kód beolvasása egy komplett egység. Egyértelműen azonosítja az olvasót és a dokumentumot, így kölcsönzésnél kettő beolvasással a művelet lezajlik, nincs szükség további billentyűzésre.
A vonalkódolvasótól származó információ csak a készülék megfelelő programozása után válik a program számára felismerhetővé. Ha tehát egy vonalkódolvasót nem lehet vagy nem sikerül pontosan beállítani, akkor elvesznek az előnyök, sőt, időnként értelmetlen olvasások fordulhatnak elő. Megfordítva a dolgot: az értelmetlen működés lehet a készülék rossz programozásának bizonyítéka.
Nagyon egyszerű módot ajánlunk a vonalkódolvasó helyes beállításának ellenőrzésére. A Bevitel / Könyv / Példány menüpont kiválasztása után legyen az aktuális mező (a cimke színe és a pontsor mutatja) a Leltári szám. Ha egy ilyen helyzetben billentyűzethez csatlakozó vonalkódolvasóval beolvasott kód bekerül a leltári szám helyére, akkor a készülék programozása rossz. Mindenképpen az Azonosító mezőbe kell kerülni a vonalkódnak, akármelyik is az aktuális mező.
A kereskedelemben kapható rengeteg típus megfelelőségének a feltételeit nehéz összefoglalni. A soros vonali vonalkódolvasók biztosan megfelelnek, egyetlen eddig nem említett követelmény a tápfeszültség ellátás. A soros vonalon keresztül ugyanis nem jut tápellátáshoz a készülék, arról valami más módon kell gondoskodni. Akkor megfelelő a vonalkódolvasó, ha a dobozában minden benne van, ami a működéshez kell.
A billentyűzethez csatlakozó vonalkódolvasóknál a programozás a kritikus. A TextLib háromféle beállítást fogad el, mindhárom bevezetésként és zárásként jelző karaktereket illeszt a kód mellé. Az elsőnél az Alt/3, Alt/5 és Alt/8 billentyűnyomás vonalkód megfelelőjét kell beállítani, a másodiknál a 30-as és a 31-es kódú karaktert, a harmadiknál pedig a 11-es és 96-os kódú karaktert. Az előbbi felsorolás természetesen nem elégséges a vonalkódolvasó programozásához. Ennek részleteit a TLDOC programmal olvasható dokumentációban lehet megtalálni.
4.2. Vonalkód és vonalkódolvasó nélkül
A vonalkódos cimkék és a vonalkódolvasó több helyen jelentősen egyszerűsíti az olvasószolgálatos könyvtáros munkáját. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy vonalkódok nélkül a program ne működne. Vannak azonban olyan tennivalók, amelyekre érdemes felhívni a figyelmet.
A vonalkódos cimkék elkészítésekor könnyű gondoskodni a kódok garantált egyediségéről. Így teljesül a program által támasztott követelmény, ami nem engedi meg két egyforma értékű azonosító előfordulását. Vonalkódos cimkék nélkül az állomány honosításakor és beiratáskor a könyvtárosra hárul az egyedi azonosítók kitalálásának terhe. A dokumentum példányoknál feltehetőleg a leltári szám a legalkalmasabb választás, az olvasók azonosítására pedig a név - szükség szerint kiegészítve - felel meg legjobban.
Megjegyzés:
- Egy adat egyedisége kétféle szigorúsággal ítélhető meg:
- szigorúbb esetben az egész adatbázisban csak egyszer fordulhat elő
- enyhébb esetben az azonos típusú adatelemek között tiltott a többszöri előfordulás.
Azonos típusú adatelem pl. a sokféle dokumentumtípusba sorolható dokumentumok példányainak azonosítója, hiszen mindegyik példányban fordul elő, és nem azonos típusú pl. az alkotók neve és az olvasók neve.
A szigorúbb kezelésmódot a TextLib nem használja, az azonosító jellegű adatokra a rendszer az enyhébb ellenőrzést érvényesíti. Az elvárt és ellenőrzött egyediség az olvasók azonosítója esetében tehát azt jelenti, hogy az olvasók és a dolgozók (nekik is van azonosítójuk!) csoportján belül és a két csoport között nem lehet két személynek egyforma értékű az azonosítója. Vonalkódok használatával a feltétel könnyedén biztosítható, ha a kód tartalmaz egy futó sorszámot is.
A személyekre és a példányokra külön-külön megkövetelt egyediség egymás között már nem érvényes. Megengedett tehát - bár félreértésekhez vezethet -, hogy egy olvasó azonosítója megegyezzen egy könyv példányéval.
Ha az adat jellege önmagában nem garantálja az egyediséget, akkor nyugodtan szabad használni egyedinek vélt adatot. Lehet ez egy név, vagy önkényesen választott értékű futó sorszám, ha az egyediség feltétele nem teljesül, a program figyelmeztető üzenetet küld, utána tetszőleges kiegészítéssel az adat egyedivé módosítható. A rendszer által megváltoztathatatlanul megkövetelt egyediség nem tévesztendő össze a felhasználó kényelmét szolgáló, szabadon definiálható egyediség ellenőrzéssel, amellyel pl. a besorolási adatok fölösleges többszöröződését lehet elkerülni.
A vonalkódok mellőzésének következménye az is, hogy elmaradnak a program működésében egyébként elérhető előnyök. Az azonosító bebillentyűzése előtt rá kell lépni a mezőre, a kitöltés befejezését pedig - a mezőről lelépéssel - szintén jelezni kell. A sorozatos kölcsönzés és visszavétel közben történő automatikus olvasó váltás ugyancsak lehetetlen vonalkódolvasó használata nélkül.
4.3. Vonalkódvezérlés az olvasószolgálatban
Az olvasószolgálatos könyvtáros munkája technikailag sem egyszerű. A számítógép használata valószínüleg tovább bonyolítja a tennivalókat, újabb két-három kéz kellene a billentyűzethez, az egérhez és a vonalkódolvasóhoz, azután még a képernyőt is folyamatosan szemmel kellene tartani egy harmadik szemmel. Indokoltnak látszik tehát csökkenteni a kezelendő eszközök számát. Az egeret a gyakorlott TextLib felhasználók könnyedén mellőzhetik, mert a csúszka kezelésén kívül minden lépés billentyűzetről is végrehajtható a programban. A billentyűzet és a vonalkódolvasó, bár nem teljes értékűen, de képes egymás helyettesítésére. A vonalkódolvasó éppen egy nehezen követhető, értelmetlen kódsorozat gyors és biztonságos "begépelésére" alkalmas, vagyis billentyűzetként dolgozik.
A TextLib kiterjeszti a vonalkódolvasónak a billentyűzet helyettesítésére szolgáló képességeit. Lehetővé teszi, hogy az olvasószolgálati munka három fontos részét a kölcsönzést, a visszavételt és a hosszabbítást kizárólag a vonalkódolvasóval végezzük, beleértve a műveletek közötti közlekedést is. Ennek a lehetőségét az teremti meg, hogy a képernyőn látható nyomógombok megnyomását és menüelemek kiválasztását kimondottan erre a célra előállított vonalkódok beolvasásával helyettesíthessük. A következő táblázat a műveleteket és a hozzájuk tartozó kódokat sorolja fel:
| Vonalkódolvasóval kiválasztható | kód |
|---|---|
| kölcsönzésnél az Odaad gomb | 99912291999 |
| kölcsönzésnél a Visszavétel gomb | 99912290999 |
| kölcsönzésnél a kölcsönzések Nyomtatása menüelem | 99912292999 |
| kölcsönzésnél az Olvasói adatok nyomtatása menüelem | 99912293999 |
| visszavételnél a Kölcsönzés gomb | 99912289999 |
| kölcsönzésnél az Állapot gomb | 99912294999 |
| minden ablakban a Kilépés gomb | 99912295999 |
| hibaüzeneteknél a Renden gomb | 99912296999 |
| kérdéseknél az Igen gomb | 99912297999 |
| kérdéseknél a Nem gomb | 99912298999 |
| kérdéseknél a Vissza gomb | 99912299999 |
Érdemes kipróbálni ezt az érdekességet, szivesen bocsát kész vonalkódokat az InfoKer az érdeklődők rendelkezésére.
5. Offline kölcsönzés
A kölcsönzésnek erre a változatára akkor lehet szükség, ha egy többgépes TextLib hálózatban a kiszolgáló feladatokat ellátó számítógép munkaképtelenné válik. Hogy a helyreállítás ideje alatt is legalább részben folyhasson az olvasószolgálati munka, a rendszer tartalmaz egy kiegészítő programot, amivel egy vagy több munkaállomáson kölcsönzéseket hajthatunk végre. Természetesen vannak a módszernek korlátai, hiszen a szerver üzemképtelensége miatt nincs kapcsolat az adatbázissal. Így elmarad a kölcsönzésnél megismert sokféle ellenőrzés és üzenet, nincs is módja a könyvtárosnak döntéseket hozni, egyetlen dolog történhet, a dokumentumok feltétel nélküli kiadása a kölcsönző olvasónak.
Felvetődik a kérdés: mi történjen a rengeteg egyéb munkával? A visszahozatal helyettesíthető a dokumentumok átvételével és tárolásával, a szerver indulása után az olvasó távollétében is végrehajtható a tényleges visszavétel. Előjegyzést felvenni nem lehet, mert az elvihető példány biztos hiányának ellenőrzésére nincs mód. Hosszabbítani nem érdemes, mert az olvasónál hagyott dokumentum a rendszer számára késettnek fog mutatkozni. Az offline kölcsönzés nem foglalkozik pénzügyekkel, nem szabad tehát a kölcsönzési díj beszedését halasztani. Nem illik letétet kérni, hiszen a könyvtár tartozását sem kezeli a program. Nem derül ki, ha az olvasó tartozik, így a behajtás későbbre marad.
A kölcsönző program két részből áll. Az elsővel (neve KOLCS.EXE) történik a kölcsönzések végrehajtása, a másodikkal pedig (neve BETOLT.EXE) az első által készített adatállomány betöltése a TextLib adatbázisba.
KOLCS.EXE elindítása után (ábra) a Dolgozó azonosítója mező kitöltésével kezdődik a munka. A folytatásban olvasónként tagolva dolgozhatunk, egy olvasó azonosítóját Olvasó vonalkódja a kölcsönzött példányok azonosítója Példány vonalkódja követi. Az egymás után beolvasott kódok a Kölcsönzendő példányok vonalkódjai mezőbe másolódnak. A listából a tévesen bekerült elemeket ki lehet törölni, végül a Másik gomb megnyomásával válik véglegessé egy olvasó kölcsönzéseinek halmaza. A Töröl gomb ezzel szemben úgy üríti ki a képernyő mezőit, hogy kölcsönzéseket nem regisztrál.
A hozzáférési paraméterek legfontosabbjait kezeli a kölcsönző program. Az elindításkor kiíródó alapértelmezett értékeket megváltoztathatjuk, de nem törölhetjük. Az automatizmust felülbírálandó a program parancssorába gépelve előre megadhatjuk a saját könyvtárunkban érvényes hozzáférési paramétereket. A táblázat a parancssorba írható kapcsolók listája:
| Kapcsoló | Jelentése |
|---|---|
| /Kki | kölcsönzési idő |
| /Kks | késedelmi díj |
| /Khs | hosszabbítások száma |
| /Khi | hosszabbítás intervalluma |
| /Kfs | felszólítások száma |
| /Kfi | felszólítások intervalluma |
| /Kovh | olvasói vonalkód hossza |
| /Kpvh | példány vonalkód hossza |
| /Kvm | vonalkód maszk |
Ha tehát nem fogadjuk el pl. az 1.-Ft-ot késedelmi díjnak, és a hosszabbítások számát szeretnénk megnövelni, akkor a következő módon indítsuk a programot:
KOLCS /Kks:2 /Khs:2
Minden helyzetben alkalmas beállítás természetesen nincs, hiszen a hozzáférési paraméterek valószínüleg állományonként és olvasói kategóriánként is különböznek. Mentesülhetünk a paraméterek folytonos átírásától, ha eltérő beállítással több gépen is elindítjuk a programot. Nagyon gondosan ügyeljünk arra, hogy a végén az összes gépről betöltsük a keletkező adatállományt az adatbázisba!
A munka során képződő adatállomány neve OFFKOLCS.OUT, helye pedig a lemeznek az elindításkor aktuális (valószínüleg \TEXTLIB\EXE) könyvtára. Leállás majd újraindítás után a program folytatja OFFKOLCS.OUT-ot, vigyázzunk tehát, hogy a már betöltött állományt töröljük is le!
OFFKOLCS.OUT tartalma vonalkódok halmaza, a hozzájuk kapcsolódó hozzáférési paraméterekkel. Betöltéskor az olvasó vonalkódját olvasó azonosítására, a példány vonalkódját pedig példány azonosítására fogja használni a program. A számára ismeretlen kódok alapján új olvasót vagy új példányt hoz létre, legyünk tehát körültekintőek a program használatakor.
Térjünk most vissza a parancssorba írható utolsó három kapcsolóhoz! Éppen az imént leírt veszélyek miatt nyújt lehetőséget a program a vonalkódoknak legalább minimális ellenőrzésére. Előírhatjuk a vonalkódok elvárt hosszát, és készíthetünk egy maszkot a tartalmi ellenőrzéshez.
Az adatbázisba töltéshez az OFFKOLCS.OUT állományokat egymás után másoljuk a szerver \TEXTLIB\EXE könyvtárába, és mindegyik másolás után indítsuk el a BETOLT.EXE programot. A betöltések végeztével a folyamat minden mozzanatát ellenőrizhetjük a BETOLT.LOG szövegállományban.
6. Függelék
Az olvasószolgálati paraméterek érvényességének táblázata. A fejlécben a rövidítések a táblázat helyét jelölik:
- Kvt - a könyvtár táblázata
- OlvKat az olvasói kategóriák táblázata
- DokCsop a dokumentumok csoportjainak táblázata
- OlvKat/DokCsop pedig egy olvasói kategória és egy dokumentum csoport közös táblázata
- a könyvtár egészében érvényes paramétert "K" mutatja
- az olvasói kategóriákban érvényes paramétert "O" mutatja
- a dokumentum csoportokban érvényes paramétert a táblázatban a dokumentum csoport kezdőbetűje mutatja (Á=állomány, D=dokumentumosztály, P=példány)
- egy olvasói kategória és egy dokumentum csoport közös táblázatában érvényes paramétert a táblázatban a dokumentum csoport kezdőbetűje mutatja (Á=állomány, D=dokumentumosztály, P=példány)
| Paraméter | Kvt | Olv Kat | Dok Csop | Olv Kat/ Dok Csop |
|---|---|---|---|---|
| Beiratkozási díj | K | O | Á | Á |
| Beiratkozás típusa | K | O | Á | Á |
| érvényességi Idő | K | O | Á | Á |
| Fordulónap | K | O | Á | Á |
| Beiratkozási díj | K | . | . | . |
| Kölcsönözhető | K | O | ÁD | ÁD |
| időTartam | K | O | ÁDP | ÁDP |
| kölcsönzési Díj | K | O | ÁDP | ÁDP |
| kéSedelmi díj | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Csak munkanapra | K | . | . | . |
| Letét | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Hosszabbítás (max) | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Hosszabbítás Intervallum | K | O | ÁDP | ÁDP |
| üZemmód új olvasónál | K | . | . | . |
| Türelmi idő | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Büntetőszorzó | K | . | . | . |
| Felszólítás (max) | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Periódus | K | O | ÁDP | ÁDP |
| Hosszabbításkor | K | . | . | . |
| Kártérítésre | K | O | ÁDP | ÁDP |
| könyvtárközi küLdés díja | K | . | ÁDP | . |
| könyvtárközi kéRés díja | K | O | . | . |
| Olvasó ismert? | K | . | . | . |
| előjegyzés díJa | K | O | ÁDP | ÁDP |
| előjegyzés érVényessége | K | O | ÁDP | ÁDP |
| előjegyzés iNtervalluma | K | O | D | ÁDP |
| SDI Futtatási díj | K | . | . | . |
| Találatonként | K | . | . | . |
| Postaköltség | K | . | . | . |
| Olvasójegy ára | K | O | . | . |
| Xerox-díj | K | . | . | . |
| Mikrofiche-díj | K | . | . | . |
| Mikrofilm-díj | K | . | . | . |
| Látogató% | K | . | . | . |
| Hosszabbítás | K | . | . | . |
| Rendkívüli Zárva tartás min. hossza | K | . | . | . |
| Tezaurusz | K | . | . | . |